Preembarque – definición, justificación y 4 mejores prácticas

Preboarding – ¿en qué consiste?

El preboarding es el proceso de preparar a un empleado para comenzar a trabajar en una empresa. Generalmente comienza después de la firma del contrato, y su propósito es minimizar el estrés del empleado antes de llegar al nuevo lugar y aumentar la posibilidad de una cooperación exitosa y a largo plazo. Tanto el personal de recursos humanos como los gerentes de contratación, es decir, los futuros supervisores de la nueva persona, pueden ser responsables de llevarlo a cabo. Dependiendo de la empresa específica, el preboarding puede incluir otros elementos, pero los más comúnmente mencionados incluyen:

• Mantener contacto para asegurarse de que los procesos formales van bien.
• Presentación de responsabilidades específicas antes del inicio del trabajo (y discusión de las mismas).
• Enviar regulaciones laborales y otros documentos que permitan conocer la empresa lo mejor posible.
• Discutir la cultura de la empresa.

Preboarding versus onboarding – ¿cuál es la diferencia?

Puede parecerle a muchos que el preboarding y el onboarding significan los mismos procesos, pero la diferencia entre ambos es significativa, especialmente en términos de lo que un empleado espera de ambos períodos. En primer lugar, el preboarding se refiere a la anticipación de comenzar a trabajar, mientras que el onboarding incluye todo lo que sucede desde el primer día de trabajo hasta el período de inducción (que, dependiendo de la empresa, puede durar desde unos pocos días hasta semanas). Así, el primer proceso está destinado a cuidar al empleado recién adquirido (asegurándose de que se sienta cómodo), mientras que el segundo se centra en garantizar que los nuevos empleados reúnan información de manera rápida y eficiente sobre su trabajo, tareas, procedimientos y políticas de la empresa.

Actividades de preboarding – mejores prácticas

Entonces, ¿qué deberías hacer para cuidar lo mejor posible a tu empleado antes de que llegue a tu empresa? A continuación, enumeramos algunas prácticas que vale la pena implementar en cualquier empresa, independientemente de la industria o el tamaño del equipo.

1. Invitar a la oficina para la firma del contrato

Siempre que sea posible, vale la pena alentar a un empleado a venir a la oficina antes del “primer día de trabajo” oficial y hablar en persona con el personal de recursos humanos o tener la oportunidad de conocer a otros empleados. El pretexto para tal visita podría ser, por ejemplo, la necesidad de firmar un contrato o completar otros documentos necesarios. Esta es una oportunidad para reunirse en un ambiente más relajado que en el caso de una entrevista de reclutamiento o contacto telefónico.

2. Mantener contacto constante

Es muy común que pasen varias semanas o incluso meses (dependiendo del período de preaviso aplicable) entre la aceptación de una oferta y la llegada de una nueva persona al trabajo. Mantener contacto constante con el nuevo empleado durante este tiempo es la mejor manera de generar una experiencia positiva incluso antes del primer día en la empresa, y mantener el nivel de entusiasmo que surgió cuando se recibió la oferta de trabajo. Puedes realizar tanto contacto por correo electrónico como telefónico y preguntar sobre cuestiones formales (por ejemplo, documentación) y, por ejemplo, su bienestar, planes de desarrollo o actitud hacia esta nueva etapa en su vida profesional.

3. Enviar un correo electrónico antes del primer día de trabajo

Unos días antes del primer día de trabajo, vale la pena enviar un correo electrónico al empleado confirmando la hora y el lugar de su presentación, así como esbozando otros temas que puedan ser relevantes (por ejemplo, el código de vestimenta vigente, la posibilidad de pedir una comida, opciones de estacionamiento en la oficina, detalles sobre cómo llegar en coche o transporte público, documentos que debe llevar consigo, etc.). Tal acción seguramente será bien recibida – le dará al empleado la confianza de que está bien preparado para el primer día. Sin embargo, recuerda no enviar este tipo de correo electrónico en el último minuto (por ejemplo, el día anterior), porque entonces lo expones a más estrés e incertidumbre.

4. Realizar una reunión previa al trabajo

¿Has firmado un contrato con un empleado y durante el período de espera organizaste un viaje de team building para toda la empresa? ¿O sabías que su futuro equipo tenía una reunión planificada en tu empresa? ¡Brinda a los recién llegados la oportunidad de participar en este tipo de actividad! De esta manera, te asegurarás de que puedan conocer a sus futuros colegas antes, en circunstancias menos formales, lo que sin duda tendrá un impacto positivo en su sentido de pertenencia a la empresa, así como en establecer un buen vínculo con el nuevo equipo.

Preboarding – resumen

No hay duda de que el onboarding es un proceso extremadamente importante desde el punto de vista tanto del nuevo empleado como de aquellos en el departamento de recursos humanos, la importancia que caracteriza el período de preempleo tampoco debe ser subestimada. El primer día o semana en un nuevo lugar es un gran estrés para muchas personas, lo que se debe principalmente al miedo de no conectar con el equipo o al temor de que las tareas resulten demasiado difíciles. Puedes minimizar estos sentimientos negativos cuidando de un preboarding adecuadamente realizado, como con las prácticas descritas anteriormente. Asegura su implementación en tu empresa, y pronto observarás efectos positivos, especialmente en el área del bienestar mental.

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