Según el informe de 2021 del Project Management Institute, el porcentaje de proyectos que fracasaron está disminuyendo año tras año. En 2019, fue el 15% de los proyectos. En 2020 – 13%, y en 2021 solo el 12%. ¿A qué deben las empresas la caída gradual pero marcada en el porcentaje de fracasos de proyectos? ¿Y qué hacer para estar entre los equipos de proyecto que celebran el éxito?
Podemos mencionar infinitas razones para los fracasos de proyectos. ¿Se retiró el patrocinador? ¿Los materiales no cumplieron con las expectativas durante las pruebas en el sitio del cliente? ¿Resultó que el presupuesto era demasiado pequeño y el equipo se desmoronó? Cada una de estas razones merece ser estudiada, ya que refleja el enfoque hacia los fracasos que permite prevenirlos. Entonces, ¿cómo descubres el problema subyacente?
Para no dejarse llevar por las emociones y descubrir la causa raíz del fracaso del proyecto, recurre a métodos probados. La técnica de las cinco preguntas es ideal para esto. Fue desarrollada por Taiichi Ohno para la corporación Toyota. Sin embargo, se hizo popular debido a su alta efectividad. Hoy se utiliza, entre otros, en la gestión de proyectos basada en métodos Lean y Six Sigma.
5 x ¿Por qué? funcionará siempre que estemos dispuestos a dar respuestas honestas y completas a ellas. De esta manera, puede ser posible llegar a la fuente del problema. A su vez, esto ayudará a prevenir que se repitan errores similares.
Si la razón del fracaso del proyecto es, por ejemplo, la renuncia del patrocinador, la siguiente pregunta necesita una respuesta:
¿Por qué renunciaron los patrocinadores?
Las respuestas subsecuentes a las preguntas podrían verse así:
Por lo tanto, examinaremos las razones de los fracasos de proyectos que responden a la última, quinta pregunta “¿Por qué?”, es decir, problemas de origen. Los problemas raíz potenciales merecen una atención especial al planificar una nueva empresa.
Los problemas más difíciles de resolver que pueden causar el fracaso del proyecto están relacionados con los dominios:
Discutiremos a continuación las razones de los fracasos de proyectos en las siguientes áreas:
| Interesados | Equipo | Lado técnico | Entorno | |
| Comunicaciones | x | x | ||
| Alcance del proyecto | x | x | ||
| Recursos | x | x | x | |
| Colaboración | x | x | ||
| Flexibilidad | x | x | x |
Los problemas de transparencia y comunicación conciernen principalmente a los contactos con los interesados. Los arreglos deben incluirse en el plan del proyecto para prevenir malentendidos que pueden llevar al fracaso de todo el proyecto.
Los mismos principios también valen la pena aplicar al planificar el flujo de información dentro del equipo. Aquí será muy importante no solo hacer que la lista de tareas sea transparente y comprensible, sino también comunicar y recordar los objetivos que persigue el equipo.
Definir el alcance de un proyecto y prevenir sus cambios durante la implementación es una de las principales tareas de un Gerente de Proyecto. Él o ella debe comprender a fondo las expectativas del cliente y, si se realizan cambios, mantener al cliente informado sobre su impacto en el alcance del proyecto.
Dado que el proyecto es una empresa única, limitada por un tiempo y presupuesto específicos, un alcance vago puede convertirse fácilmente en una causa de fracaso. Por ejemplo, nos comprometemos a crear un prototipo de una bicicleta eléctrica de $10,000 en un mes. Sin embargo, acordamos con las expectativas cambiantes del cliente. Así, en el transcurso de la implementación, descubrimos que dentro del mismo tiempo y presupuesto, y con el mismo equipo, se espera que creemos un prototipo de motocicleta de hidrógeno.
Los cambios en el alcance en proyectos de software o eventos a veces son menos ilustrativos que en nuestro ejemplo. Pero un cambio en los requisitos y resultados esperados, que puede parecer pequeño desde el punto de vista del cliente, puede hacer que las tareas completadas terminen en la basura, mientras que las actividades planificadas del equipo requieren nuevos recursos.
Los problemas con materias primas o componentes necesarios para tareas técnicas pueden bloquear efectivamente el proyecto. Por lo tanto, el Gerente de Proyecto debe orientarse al entorno empresarial y consultar con los miembros del equipo – incluyendo sobre los recursos necesarios para el proyecto. Las entregas tardías y la falta de disponibilidad pueden llevar el proyecto a un punto muerto.
Un gran problema también lo plantean las soluciones de baja calidad que, en lugar de facilitar el proyecto, lo complican. Esto puede aplicarse al software de gestión de proyectos, así como a soluciones especializadas específicas del proyecto – productos semielaborados, materiales visuales o disponibilidad de transporte.
Un tema separado relacionado con la gestión de recursos es el tiempo que el cliente necesita para completar las tareas. Una razón común para la falta de realismo en la evaluación de plazos es la presión del cliente o la falta de experiencia de la empresa en proyectos similares. También hay proyectos cuya área de ejecución no permite fechas de finalización específicas. Estos incluyen proyectos en los que se están desarrollando soluciones de aprendizaje profundo. Lograr la precisión asumida del modelo puede no solo ser imposible de alcanzar dentro del marco de tiempo especificado, sino en general inalcanzable debido al difícil acceso a datos o la potencia de cálculo necesaria.
Otra dificultad que puede causar un fiasco en un proyecto son las dificultades en la cooperación dentro del equipo. Pueden ser causadas por problemas interpersonales, sin embargo, la causa más común es una división de responsabilidades mal concebida, cuando una persona está sobrecargada de trabajo y los demás esperan a que complete sus tareas.
Al formar un nuevo equipo, también puede haber problemas inesperados en encontrar y contratar especialistas, así como dificultades en gestionar un equipo remoto o híbrido.
La falta de flexibilidad y la incapacidad para adaptarse al cambiante entorno empresarial son causas que ocurren con frecuencia de fracasos de proyectos a largo plazo. Los entornos cambiantes, los requisitos regulatorios y la dinámica competitiva pueden dejar a un gerente de proyecto incapaz de mantenerse al día con los cambios. O, como sucede aún más a menudo, él o ella no pueden convencer a los interesados clave de la necesidad de responder dinámicamente al cambio. Así, para el momento en que se complete el proyecto, puede resultar que el resultado ya esté obsoleto o no cumpla con los requisitos del entorno.
Los fracasos de proyectos a veces están asociados con eventos imprevisibles, por lo que el porcentaje de proyectos fallidos nunca será cero. Sin embargo, existen herramientas para anticipar riesgos y planes de contingencia para hacer frente a ellos. Incluso en la etapa de planificación, también es crucial prestar especial atención a la transparencia y la comunicación con los interesados. También es importante definir estrictamente el alcance del proyecto y acordar las expectativas del cliente y las capacidades técnicas del contratista.
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Como Gerente de Proyectos, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo presión de tiempo la convierten en la mejor persona para hacer realidad proyectos complicados.
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