¿Qué es la matriz de Eisenhower y cómo se utiliza?

La prisa omnipresente junto con los constantes intentos de aprovechar al máximo cada momento, nos hacen sentir que tarde o temprano perdemos el control. ¿Cuántas veces has sentido que tu lista de tareas te abruma, y de una herramienta útil se ha convertido en una pesadilla? ¿Cómo tomar el control del caos de manera efectiva y comenzar a gestionar tareas? ¿Qué es la matriz de Eisenhower y cómo usarla? Sigue leyendo.

La matriz de Eisenhower – índice:

1. ¿Por qué se considera a Eisenhower un modelo a seguir?
2. Urgente no es importante, e importante no es urgente
3. La matriz de Eisenhower
4. Importante y urgente
5. Importante, pero no urgente
6. Urgente, pero no importante
7. No importante y no urgente
8. ¿Cómo usar la matriz de Eisenhower?

¿Por qué se considera a Eisenhower un modelo a seguir?

Dwight D. Eisenhower fue un general militar y el 34º presidente de los Estados Unidos. Sin embargo, no solo es conocido por ser alguien importante. Se le considera una de las personas más productivas de la historia, y tras su muerte, su productividad y eficiencia se convirtieron en el tema de numerosas discusiones. Durante sus dos mandatos, completó e implementó muchos procedimientos valiosos que han hecho del mundo lo que es hoy. Curiosamente, Eisenhower logró mantenerse productivo a lo largo de toda su vida.

Por eso, muchos investigadores, incluido Covey, fascinados por su vida, intentaron explorar cuál era su secreto. En su libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”, tradujo la idea de Eisenhower en una herramienta simple que facilita la priorización. La clave es distinguir entre cosas urgentes e importantes.

Urgente no es importante, e importante no es urgente

Esta es una paráfrasis de un pensamiento que guió a Eisenhower y es lo que le ayudó a alcanzar la máxima productividad. ¿Cómo distinguir entre tareas importantes y urgentes? Estas dos palabras a menudo funcionan como sinónimos en nuestro diccionario, pero en este caso son completamente diferentes.

Las tareas urgentes son aquellas que requieren que respondas de inmediato. Son eventos de emergencia fuera de tu horario planificado que esperan acción. Las tareas urgentes son las culpables del caos en tu vida diaria, una dosis de estrés y frustración. Las tareas importantes, por otro lado, son actividades planificadas a largo plazo. Requieren trabajo regular, pero en consecuencia conducen a cambios significativos. Son proyectos importantes y actividades fundamentales. Estas son las cosas que te hacen sentir que estás siendo proactivo y que tus acciones tienen sentido.

Distinguir entre cosas urgentes e importantes es una de las principales dificultades. Esto se debe principalmente a que no hay un método o definición clara que pueda determinar qué tareas son importantes y cuáles son urgentes. Aquí es necesario practicar y tomarse un momento para pensar en la actividad en cuestión. Comprender la diferencia no es tan obvio al principio y puede causar muchos problemas. Sin embargo, solo al principio. Después de un análisis más largo, seguramente llegarás a la conclusión de cuál de las actividades es urgente y cuál es importante para ti o tu negocio.

La matriz de Eisenhower

La matriz de Eisenhower es una herramienta que tanto empresas como individuos pueden usar con éxito para planificar tareas diarias y priorizarlas. Esto facilita definitivamente la planificación de su implementación y la evaluación de lo que realmente importa y en qué vale la pena enfocarse. Es una herramienta simple que divide las actividades en cuatro categorías:

• Importante y urgente – tareas que deben completarse de inmediato
• Importante, pero no urgente – tareas que deben programarse para más tarde
• Urgente, pero no importante – tareas que pueden delegarse a otros
• No importante y no urgente – tareas que deben omitirse, ignorarse

Importante y urgente

Estas son tareas que requieren que respondas de inmediato. Aquellas que debes terminar lo antes posible y poder avanzar. Estas son tareas que surgen de repente, pero deben hacerse, ya que no hacerlo puede causar interrupciones en el trabajo posterior. Con una planificación adecuada, la lista de tareas en este cuadrante no será larga y realmente será una lista de asuntos urgentes.

Por otro lado, para aquellos que gestionan mal su tiempo y no planifican su trabajo regularmente, la lista será mucho más larga. ¿Un ejemplo? Si has programado citas médicas regulares, análisis de sangre, y cuidas de una dieta saludable y una cantidad adecuada de ejercicio todos los días, cualquier enfermedad que te incapacite será realmente rara, y la mayoría de las personas se protegerán completamente de ellas tomando medidas preventivas.

Importante, pero no urgente

Este es el lugar para tareas importantes que no tienen una fecha límite específica. Suelen estar relacionadas con metas familiares, profesionales o de desarrollo personal. De hecho, son muy importantes y piensas en ellas todo el tiempo, pero no son estresantes y esperan pacientemente su implementación.

Sin embargo, esto no significa que deban ser siempre dejadas de lado. En el panorama más amplio, es su realización lo que más importa. Afectan la calidad de nuestras vidas, por lo que vale la pena dedicar mucho tiempo a estas tareas. Completarles requiere mucho autocontrol. Es aún más difícil cuando estás abrumado por asuntos diarios, y también porque no obtienes una “recompensa” inmediata por ellas. Las actividades a largo plazo requieren un gran grado de autoconciencia.

Urgente, pero no importante

Estas son tareas que están esperando en la fila para ser completadas. Sin embargo, no son tan importantes que debas realizarlas solo. Esto significa que puedes asignarlas con éxito a otros miembros del equipo, y el resultado final será prácticamente el mismo. Solo al hacer tiempo extra, tendrás la capacidad de completar las prioridades sin posponer las otras tareas.

No importante y no urgente

Estas son actividades que consumen tiempo y fomentan la procrastinación. Estas son tareas que deben ser ignoradas. Si hay demasiadas en tu vida, una vez que las elimines, definitivamente verás una diferencia y descubrirás que tienes más tiempo. Tales actividades incluyen socializar, pausas para el café o navegar por Internet y redes sociales.

¿Son estos consumidores de tiempo? Ciertamente. Sin embargo, eso no significa que deban desaparecer completamente de tu vida. Son momentos de relajación que te ayudan a desconectar después de un intenso trabajo mental y son esenciales para mantener un equilibrio saludable. Pero cuando analizas tu día y ves que ocupan demasiado de tu tiempo, eso debería ser una señal clara para que cambies.

¿Cómo usar la matriz de Eisenhower?

Esta herramienta es excelente tanto para planificar el trabajo de un solo día como para proyectos a largo plazo. Es una ayuda efectiva para la gestión del tiempo que te ayuda a organizar tareas individuales. En consecuencia, será definitivamente más fácil para ti completar un proyecto dado. Una vez que hayas creado una lista concreta, también puedes usar otros métodos de gestión de tareas.

Si bien esta no es ciertamente un método perfecto y no funcionará para todos, tiene una gran ventaja. A menudo descubres que solo escribir todas las actividades te ayuda a ver cuáles son realmente poco importantes y cuáles puedes delegar con éxito a tus compañeros de trabajo. En un mundo donde el caos nos rodea y es cada vez más difícil mantenerse completamente enfocado, eliminar distracciones es un buen comienzo en la búsqueda del éxito.

Acabas de aprender qué es la matriz de Eisenhower. Lee también: Cómo empezar a hacer dropshipping en Amazon.

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