Más de una vez hemos participado en entrenamientos o reuniones de negocios. A menudo, tales reuniones presentan exposiciones que resumen ciertas situaciones en la empresa, cuya forma es tan resistente que los oyentes, si pudieran, se derretirían en el aire. ¿Qué hacer en una situación en la que somos nosotros quienes tenemos que preparar tal presentación? ¿Cómo hacer que nuestro discurso sea sustantivo y al mismo tiempo interesante para la audiencia? El llamado data storytelling será útil en este caso.
Con el desarrollo tecnológico de las corporaciones, la manera y calidad de la comunicación de datos ganaron especial atención, por ejemplo, en el caso de informes o todo tipo de reportes presentados a clientes, gerencia, etc. Así, luchando contra las presentaciones aburridas, se creó el data storytelling.
En términos simples, es contar datos de una manera que crea su historia. Los números se presentan en relaciones de causa y efecto, por así decirlo, lo que significa que el receptor no es “atacado” por un montón de números. Como resultado, la percepción de los oyentes es mayor y la información transmitida se absorbe más fácilmente por ellos.
Primero, necesitamos crear una presentación visual, que será nuestra base. Por lo tanto, debemos verificar la veracidad de los datos que pretendemos incluir en ella. No debemos permitir una situación en la que nos refiramos a datos que son incorrectos o desactualizados. El siguiente paso es determinar las conclusiones que queremos alcanzar.
Una vez que sepamos qué queremos probar a través de la presentación, debemos recordar hacerlo claro. No podemos poner demasiado texto en una diapositiva. Cada diapositiva debe ser concreta y ilustrar claramente la esencia de las cosas. Los datos se presentan mejor en forma de tabla, gráfico o diagrama, pero se recomienda usar infografías, gráficos o animaciones. Esta forma de representar datos los hace más accesibles para el espectador.
Si queremos enfatizar los matices negativos de un determinado dato, es aconsejable usar color rojo para intensificar el efecto en el receptor. En la situación opuesta, cuando queremos transmitir el matiz positivo de los datos al receptor, es aconsejable usar colores verdes o azules.
La fuente del texto también es importante, elige un diseño simple, sin ornamentación innecesaria que perturbe la percepción de la esencia del mensaje. Su tamaño también es significativo, la decisión más inteligente será elegir una fuente de tamaño óptimo, fácil de leer para el receptor. Además, recuerda no exagerar con la cantidad de texto en la diapositiva: debe representar los datos más relevantes y proporcionar la base para el presentador.
Si ya tenemos una presentación visual, necesitamos pensar en cómo transmitirla. Aquí es donde el data storytelling jugará un papel importante. Para hacer que nuestra presentación sea cautivadora y sustantiva, prepárate adecuadamente para presentar los datos. Hay un esquema, que es la base para desarrollar datos siguiendo storytelling. Es necesario establecer algunos puntos importantes sobre nuestra presentación.
Primero, necesitamos considerar quién es el protagonista de la narrativa, si nos interesa la empresa en su conjunto o, por ejemplo, uno de sus departamentos, etc. El siguiente tema es determinar el objetivo o desafío que enfrenta el protagonista de la historia. Además, identificar los obstáculos que podemos encontrar en el camino hacia nuestros objetivos previstos, como matices legales o escasez de personal.
Recuerda presentar el punto de inflexión, es decir, el momento en que la situación comienza a ir a nuestro favor, vale la pena resaltar los datos que ilustran esto. Además, recuerda destacar los atributos de la empresa o departamento afectado por el problema y enfatizar qué jugará un papel clave en la superación de las dificultades. El punto final es determinar qué conclusiones sacar de las situaciones descritas.
El siguiente paso es armar nuestra historia. Tradicionalmente, deberíamos comenzar con una introducción. Aquí debemos centrarnos en introducir al oyente en el tema del problema. Para ello, necesitamos conocerlo y luego adaptar la forma de nuestro discurso a su mentalidad. No podemos exagerar con la cantidad de jerga tecnológica difícil de entender para los no especialistas. Un lenguaje simple adaptado al tipo de audiencia funcionará mucho mejor.
Además, el contexto del discurso debe involucrar al oyente como una parte integral de la narrativa. Si el problema afecta a la audiencia directa o indirectamente, seguramente estarán interesados en el desarrollo de los temas.
Para comenzar, introduce el tema al que se relaciona la presentación. También vale la pena señalar el punto de partida de la historia y el origen de los datos referenciados. En este punto, podemos ilustrar los datos, mostrando la situación original relevante para el desarrollo posterior del discurso.
Luego, basándonos en las siguientes diapositivas de nuestra presentación, desarrollamos la narrativa. En esta etapa, enfócate en el objetivo del personaje principal, por ejemplo, la empresa, y los obstáculos que puede encontrar. Aquí, los datos pueden presentarse de manera relativamente pesimista, pero no debes evitarlo. El tono negativo de la información mencionada solo aumentará el efecto de la siguiente parte del discurso, en la que presentaremos el punto de inflexión: la solución.
Luego, vale la pena señalar los aspectos controvertidos del problema, por ejemplo, un mayor gasto en un sector particular que la competencia. Esto provocará curiosidad en los oyentes, quienes se preguntarán a qué se deben las diferencias mencionadas. Esto hará que deseen conocer las respuestas y, al mismo tiempo, atraeremos su atención.
La parte crucial de la presentación se refiere a presentar el punto de inflexión. En esta parte, debemos prestar especial atención a las acciones que inclinarán la balanza a nuestro favor. Se debe enfatizar el impacto positivo de los eventos en el receptor, por ejemplo, el cliente o la gerencia de la empresa. De esta manera, mantendremos su interés en el tema. Esto se debe a que al oyente no le interesan los datos secos, sino el momento en que tendrán un impacto en la vida real o en la situación financiera: este interés aumentará. Por lo tanto, enfatiza un giro repentino de los eventos, como un aumento en las ganancias. En este caso, un gráfico que muestre claramente el éxito de la empresa será efectivo.
Finalmente, queda resumir la situación, mostrar las ventajas de la estrategia propuesta y resaltar los efectos positivos de las soluciones aplicadas y los beneficios proyectados. Vale la pena comparar el desarrollo supuesto de la situación sin la aplicación de nuestra solución y su impacto en los involucrados. Para ello, una tabla que compare la situación inicial con la culminante será ideal.
Podemos definir el data storytelling como la capacidad de comunicar datos analíticos a una audiencia de una manera que sea significativa y atractiva para ellos.
Gracias a esta técnica, a lo largo de la presentación, los oyentes reflexionan sobre los temas planteados y esperan respuestas a sus preguntas. Por lo tanto, recordarán una historia bien contada sobre datos, así como provocarán las reacciones esperadas por el presentador. El storytelling estimula a las personas a interactuar con el presentador, haciendo que la comunicación con la audiencia sea efectiva.
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