Modelos de cambio en la gestión de proyectos | #48 Introducción a la gestión de proyectos

Gestionado hábilmente, el cambio que ocurre durante un proyecto puede llevar a una transformación de las actividades de los miembros del equipo y de los interesados, e incluso a una remodelación de la cultura organizacional. Sin embargo, gestionar un cambio profundo requiere un método estructurado que busque averiguar cómo avanzar del estado actual al deseado. Entonces, ¿cuáles son los modelos de cambio en un proyecto? ¡Sigue leyendo para averiguarlo!

Modelos de cambio en la gestión de proyectos – tabla de contenido:

1. Introducción
2. El modelo ADKAR®
3. Los 8 pasos de gestión del cambio de Kotler
4. El modelo de cambio de Satir
5. Modelo de transformación de Bridges
6. Modelos de cambio – resumen

Introducción

La gestión del cambio requiere no solo conciencia de las fuentes y áreas del proyecto que están sujetas a cambio. Igualmente crucial es la elección de un método. El correcto debe permitir al Gerente de Proyecto cómo percibir el cambio y decidir sobre las medidas más favorables. Después de todo, con un método de gestión del cambio cuidadosamente seleccionado, un evento imprevisto puede resultar tener consecuencias beneficiosas.

Aunque hay muchos modelos de cambio que describen las actividades necesarias para una gestión exitosa del cambio en proyectos, hoy discutiremos solo los más populares. Esos pocos que resultan exitosos en muchas organizaciones y que la última edición del PMBOK recomienda.

Modelo ADKAR®

El modelo ADKAR® consiste en cinco pasos que comienzan reconociendo la necesidad de cambio en un proyecto, para adaptarse a nuevas condiciones. El autor del modelo es Jeff Hiatt, quien en su libro “ADKAR: un modelo para el cambio en los negocios, el gobierno y nuestra comunidad” presenta la siguiente secuencia de gestión del cambio:

1. Conciencia. En este paso, se identifican las causas del cambio.
2. Deseo. Después de reconocer las razones del cambio, debe haber un deseo por el cambio y una aceptación del mismo.
3. Conocimiento. Los involucrados en el cambio deben decidir cómo ejercer efectivamente la transformación. Esto incluye aprender sobre nuevos procesos y sistemas, así como roles y responsabilidades. El conocimiento puede transmitirse a través de capacitación y educación.
4. Habilidades. En esta etapa, se refuerza prácticamente el conocimiento y, si es necesario, se contratan expertos especializados en el área de interés en la que se está realizando el cambio.
5. Refuerzo. El paso final es incluir recompensas, reconocimiento, retroalimentación y medir los efectos de la respuesta aplicada al cambio.

Modelo de cambio de 8 pasos de Kotler

John Kotler, profesor emérito de la Harvard Business School, escribió libros sobre gestión del cambio. Ideó un método de 8 pasos para transformar una organización adoptando un enfoque de arriba hacia abajo, donde la necesidad de cambio y el plan para gestionar la transformación provienen de los niveles más altos de la organización. Luego, se canaliza hacia abajo a través de las jerarquías de la gestión organizacional hasta los receptores del cambio.

El método de Kotler es especialmente útil cuando la dirección de una organización está preocupada por el bajo rendimiento de un proyecto y decide cambiar su objetivo u otros parámetros clave. Consiste en ocho pasos:

1. Generar una necesidad repentina. Identificar amenazas y oportunidades potenciales que lleven a la necesidad de cambio.
2. Formar coaliciones fuertes. Identificar líderes del cambio. Su jerarquía o rango no importa tanto como su potencial para influir en otros en una variedad de roles, competencias y grados de importancia en la organización.
3. Proponer una visión para el cambio. Presentar una idea clara, inspiradora y convincente para el futuro que motive y comprometa a las personas en el proceso de cambio.
4. Comunicar la visión. Encontrar formas de simplificar y entregar su concepto, con el objetivo de mantener a las personas a bordo.
5. Eliminar obstáculos. Identificar a aquellos capaces de impedir que se cumpla su visión de cambio y resolverlos.
6. Crear victorias rápidas. Implementar objetivos rápidos y fáciles de alcanzar que convenzan a las personas de cambiar y les den una sensación de éxito.
7. Mantener el impulso. Mantenerse activo y dinámico para asegurar el compromiso del equipo en el proceso de cambio continuo.
8. Monitorear regularmente el estado de los cambios implementados y el desarrollo avanzado.

El modelo de cambio de Satir

Virginia Satir ideó un modelo de cambio basado en la teoría de la comunicación. Como psicoterapeuta, sintió la necesidad de ayudar a sus pacientes a afrontar el cambio y propuso un modelo que también encontró aplicación en los negocios, incluida la gestión de proyectos.

El modelo de Satir describe cuatro etapas por las que pasa el proceso de cambio:

1. Introducción de la novedad. La novedad puede ocurrir como resultado de un cambio interno o externo.
2. Caos. La interrupción del orden existente provoca que el proyecto pase por una breve fase de caos, durante la cual el equipo y la organización se adaptan a la nueva situación.
3. Transformación. En esta fase, se profundiza la comprensión de la nueva situación. Se inician acciones para adaptarse a ella.
4. Integración. En esta fase, la situación posterior al cambio alcanza su primera estabilidad y la implementación del proyecto avanza con un nuevo ritmo bajo las condiciones cambiadas.

Modelo de transformación de Bridges

William Bridges afirmó que su modelo no trata sobre el cambio, ya que lo percibe como un evento externo que afecta el estado actual de las cosas. El modelo de Bridges trata sobre la transformación o la forma en que las personas perciben y actúan al enfrentar la metamorfosis. Por lo tanto, se centra principalmente en la adaptación de las personas a las alteraciones. Bridges creía que la clave para llevar a cabo una transformación beneficiosa del statu quo es precisamente reconocer cómo el equipo del proyecto, el Gerente de Proyecto y otros involucrados en las tareas ajustan sus acciones a las nuevas condiciones.

El modelo de Bridges consta de tres etapas:

1. El final. En esta fase, las personas involucradas en el proyecto se sienten ansiosas y preocupadas por perder el orden conocido de las cosas.
2. Período de transición. En esta etapa, comienza el proceso de adaptación a la nueva situación.
3. Nuevo comienzo. En esta fase, el Gerente de Proyecto, el equipo del proyecto y los interesados aceptan un nuevo orden de ejecución de tareas que es estable y funcional.

Modelos de cambio – resumen

La gestión del cambio requiere que un Gerente de Proyecto no solo demuestre competencia técnica, sino también que gestione a las personas y vea cómo el cambio afecta su trabajo.

Cada uno de los cuatro modelos de gestión del cambio:

• ADKAR®,
• Modelo de cambio de 8 pasos de Kotler,
• El modelo de cambio de Satir, y
• Modelo de transformación de Bridges,

se centra en un aspecto ligeramente diferente de pasar por el cambio. Sin embargo, todos enfatizan que en el proceso de transformación y modificación, es importante no solo resolver la estructura de tareas y el cronograma del proyecto. Igualmente importante es guiar al equipo y a la organización a través del proceso para que el nuevo comienzo pueda resultar ser un fuerte punto de partida para la implementación futura del proyecto.

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