¿Qué es el conocimiento tribal en una organización?

Sin embargo, además de los principios oficiales de una empresa u organización, existe otro conocimiento menos formal y más encubierto que tiene un impacto similar en la efectividad de las actividades implementadas como cualquier procedimiento acordado: el llamado conocimiento tribal. En el artículo de hoy, nos centraremos en el conocimiento tribal en el contexto organizacional. Mostraremos sus beneficios y limitaciones, así como formas de extraerlo para mejorar el rendimiento de su negocio.

¿Qué es el conocimiento tribal?

El conocimiento tribal se refiere a información, habilidades o consejos prácticos informales que se acumulan dentro de una organización o comunidad, pero no en forma documentada o ampliamente disponible. Generalmente se transmite verbalmente durante las interacciones entre los miembros individuales del grupo.

En el caso de los negocios, el conocimiento tribal se desarrolla como resultado de experiencias, prácticas, creencias y hábitos dentro de un grupo de personas, a menudo basados en relaciones y cooperación a largo plazo. Puede involucrar, entre otras cosas, matices, casos inusuales, problemas complejos, soluciones valiosas o trucos prácticos que los miembros de una organización adquieren en el transcurso de su trabajo e interacciones con otros (por ejemplo, en relaciones con clientes).

¿Cuáles son los beneficios del conocimiento tribal?

La información informal y no documentada frecuentemente da forma a las prácticas, decisiones y rendimiento de una organización en un grado similar al de las noticias oficiales. Aquí, debemos señalar que principalmente involucran formas de abordar problemas inusuales o complejos que no están listados en documentos formales, lo que puede ayudar a resolver situaciones difíciles de manera rápida y eficiente. Al mismo tiempo, facilitan el flujo de trabajo y afectan la calidad de los productos entregados o los servicios prestados. Los beneficios adicionales asociados con el conocimiento tribal incluyen:

• Uso eficiente de recursos (ahorro de tiempo, dinero y energía),
• Mejora del rendimiento laboral (evitar cometer los mismos errores que empleados anteriores).
• Fortalecimiento de la relación entre empleados (la transmisión de información requiere interacción),
• Aumento de la flexibilidad (seguir enfoques y cursos de acción alternativos en situaciones donde los métodos estándar no son efectivos),
• Proporcionar contexto (la información informal generalmente incluye historias que ayudan a entender por qué la empresa adopta ciertas prácticas o toma decisiones particulares).

¿Cuáles son las limitaciones del conocimiento tribal?

Si bien no hay duda de que el conocimiento tribal – dado que contiene contexto no disponible en documentos oficiales – es extremadamente valioso, viene con ciertas limitaciones. Las más cruciales involucran:

• La posible salida de un empleado – si la información informal no se transmite a otros (por ejemplo, en forma de capacitación interna o reuniones de mentoría), es muy probable que con la salida de un empleado valioso, la información misma desaparezca de la organización.
• Falta de consistencia – los miembros individuales del grupo pueden tener diferentes interpretaciones y enfoques para los mismos problemas, lo que puede llevar a una falta de consistencia en las actividades de la organización.
• Dificultades en la escalabilidad – con información y habilidades transferidas de forma oral o de otras maneras informales, pueden encontrarse dificultades cuando un gran número de empleados necesita ser transferido.
• Falta de innovación – las personas que dependen de prácticas tradicionales y familiares pueden expresar resistencia al cambio y frenar nuevas ideas, soluciones e innovaciones.
• Aplicación limitada en nuevos contextos – la información mantenida a menudo está adaptada a condiciones específicas, lo que dificulta o hace inapropiado transferirla a nuevas situaciones (especialmente en el caso de un entorno empresarial en rápida evolución y expectativas y necesidades cambiantes de los clientes).

¿Cómo obtener conocimiento tribal de sus empleados?

Una de las herramientas de gestión de proyectos y equipos para obtener dicho conocimiento tribal en su empresa es Firmbee. Con sus funciones de registro, puede crear preguntas recurrentes y automatizadas para enviar a los miembros de su equipo (a todos ellos o solo a algunos seleccionados). Dichas preguntas le ayudarán a mantenerse al tanto de las experiencias y perspectivas de los empleados individuales y le permitirán crear una base de conocimientos actualizada.

Resumen

Gestionar el conocimiento tribal es un desafío clave para las organizaciones que desean hacer un uso efectivo de la inteligencia informal acumulada dentro de los equipos. En este sentido, medidas como implementar programas de mentoría (para transferir experiencia de empleados senior), organizar reuniones y discusiones regulares (para asegurar que la información pueda ser transferida, por ejemplo, a través de estudios de caso), o buscar formas de documentar (por ejemplo, en forma de preguntas frecuentes, estudios de caso o guías internas), entre otros, sin duda ayudarán.

Sin embargo, todas las actividades implementadas deben tener como objetivo crear una cultura de compartir y apreciar la diversidad de habilidades y perspectivas. Solo de esta manera la empresa podrá utilizar efectivamente los tipos disponibles, minimizando al mismo tiempo los riesgos involucrados.

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