Comunicación asincrónica – ¿sabes qué es? Los últimos años han traído muchos cambios, pero además de los desafíos, hay beneficios. Las empresas se vieron obligadas a trabajar de forma remota y algunas de ellas han mantenido este estilo de trabajo hasta hoy. Los propietarios de las empresas han notado que el trabajo remoto tiene muchas ventajas, pero algunas de ellas pueden estar directamente relacionadas con la comunicación asincrónica, no meramente con el trabajo remoto.
Los empleados que pueden trabajar desde casa pueden ahorrar mucho tiempo porque no tienen que desplazarse en horas pico. Es muy razonable, especialmente en una situación en la que la distancia de casa a la oficina es grande. Pero el trabajo remoto no hace que el empleado sea más efectivo.
Lo que importa es el estilo de trabajo, donde los resultados y logros son importantes en lugar de las horas pasadas detrás del escritorio. La comunicación asincrónica permite libertad para la creatividad de los empleados y les da una sensación de control sobre la situación. A pesar de muchas preocupaciones, las personas que son liberadas de sus lugares en las oficinas realizan sus tareas con más entusiasmo, a tiempo y con mejores resultados.
La comunicación asincrónica no requiere una respuesta inmediata. Un ejemplo ideal de comunicación asincrónica es un correo electrónico que puede esperar una respuesta. Una respuesta inmediata al correo electrónico es un ejemplo de comunicación sincrónica.
La mensajería instantánea es el mejor ejemplo de comunicación sincrónica porque permite la conexión en tiempo real. La mayoría de los empleados tienen notificaciones en sus cuentas de correo electrónico y responden a los correos inmediatamente después de recibirlos, lo que significa que su comunicación también es sincrónica.
La mayoría de los mensajes no requieren una respuesta inmediata – más rápido no siempre significa mejor. Responder correos electrónicos distrae la atención y perturba el ritmo de trabajo. Las distracciones como los mensajes de correo electrónico, las notificaciones y las llamadas telefónicas son un gran enemigo de la productividad. A veces, una tarea que debería hacerse en una hora toma mucho más tiempo debido a problemas de efectividad.
La mejor respuesta a tales problemas es la comunicación asincrónica. Para que funcione, se deben establecer reglas en toda la organización. De lo contrario, algunos empleados pueden percibir la falta de respuestas como una señal de falta de respeto e ignorancia, no como un intento de mejorar la eficiencia.
La mayoría de las tareas asignadas a los empleados pueden realizarse en un sistema de comunicación asincrónica. Hay industrias, como el servicio al cliente, que requieren disponibilidad en ciertos momentos. Pero las tareas creativas, la preparación de declaraciones o presentaciones pueden trasladarse a un entorno asincrónico.
El empleado recibe tareas con una fecha límite, y depende de él cuándo terminar la asignación. Este modo de operación permite un aumento en la efectividad y da la capacidad de ajustar las tareas encomendadas a otras obligaciones diarias. Los empleados que trabajan en horarios flexibles suelen estar más satisfechos con su trabajo y realizan sus tareas con más disposición. Permitir que los empleados ignoren los mensajes y liberarlos de la obligación de responder inmediatamente a cada correo electrónico puede aumentar su productividad. Las notificaciones y las llamadas telefónicas no ayudan a concentrarse y cada interrupción puede causar problemas para reenfocarse en la tarea.
La mayoría de las industrias no pueden abandonar completamente la comunicación sincrónica, pero las mejoras y cambios son posibles. Si necesitas tener una reunión con tu equipo, intenta organizarla de manera diferente. Permite que el equipo termine todas las demás tareas de forma asincrónica antes de la reunión. ¿Cómo? Dale a tu equipo todos los materiales de aprendizaje y tareas antes y luego establece la fecha de la reunión. Este enfoque permite a tus empleados aprender y adquirir conocimientos en el mejor momento para ellos.
La reunión será más eficiente y dará mayor satisfacción a todos. Forzar a todos los participantes a ver presentaciones largas junto con otros miembros del equipo no es efectivo. Contrario a la creencia popular, más libertad resulta en más disposición para trabajar y mayor ambición.
Si planeas introducir un nuevo modelo de comunicación en tu empresa comienza con pasos más pequeños. Uno de los problemas más notorios de la comunicación asincrónica es el hecho de que algunas personas esperan una respuesta inmediata a sus preguntas, comentarios o mensajes.
Es importante introducir cambios más pequeños y establecer reglas claras. La mayoría de las herramientas digitales utilizadas para comunicarse tienen la opción de establecer estados. Informa a tus colaboradores que deben utilizar esas funcionalidades cuando trabajen en sus tareas y necesiten concentrarse. Otros empleados no deben esperar que recibirán respuestas inmediatas. Esto nos permitirá evitar un estrés innecesario para ambas partes del canal de comunicación.
Si utilizas correos electrónicos para comunicarte, intenta compartir tus calendarios, donde todos los empleados establecen bloques de tiempo. Con esta función, todos los colaboradores tienen la información sobre cuándo pueden esperar respuestas a sus correos electrónicos.
Comunicación asincrónica o comunicación sincrónica – ¿qué modelo elegir? No hay una receta única para aumentar la efectividad del equipo. La comunicación asincrónica parece ser una idea interesante para combatir las distracciones y los problemas de falta de concentración entre los empleados. Vale la pena recordar que abandonar las reuniones en tiempo real no es un término medio feliz que se pueda utilizar sin consideración. Las reuniones deben dedicarse a crear tareas y resolver problemas de manera colaborativa para beneficiar a la empresa.
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Como Gerente de Proyectos, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo presión de tiempo la convierten en la mejor persona para hacer realidad proyectos complicados.
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