¿Qué es la gestión de proyectos? | #2 Introducción a la gestión de proyectos

Casi todos han gestionado algún tipo de proyecto en sus vidas. Quizás fue organizar una fiesta de cumpleaños, un viaje de clase, o tal vez asumir el papel de líder de equipo en el trabajo. Todas estas actividades pueden ser llamadas gestión de proyectos. Esto se debe a que es necesario alinear varias tareas y sincronizar las actividades de al menos algunas personas que cooperan para lograr un cierto valor, por ejemplo, una buena fiesta de cumpleaños o un viaje recordado con una sonrisa. ¿Qué es la gestión de proyectos? Lee nuestro artículo y aprende más.

Gestión de proyectos – tabla de contenido:

1. ¿Qué es la gestión de proyectos?
2. El estándar para la gestión de proyectos
3. El valor de la gestión de proyectos
4. Resumen

¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión profesional de proyectos es una parte integral del negocio. Requiere el conocimiento, las herramientas y las técnicas adecuadas. Pero, sobre todo, requiere la capacidad de combinarlas de manera eficiente. La gestión de proyectos asegura que el proyecto pueda completarse a tiempo y dentro del presupuesto. Gracias a la gestión de proyectos, el equipo del proyecto que trabaja con el gerente de proyecto se comunica de manera efectiva y logra de manera eficiente los objetivos establecidos.

Con la gestión de proyectos, un proyecto termina con la provisión de algún valor que es de gran importancia para la empresa o el cliente: algo más que simplemente pasar por todas las etapas del proceso que termina con la entrega de un producto terminado que se ajusta al acuerdo inicial. Aunque el valor asociado con un proyecto puede tener un carácter puramente comercial, a menudo su propósito tiene una dimensión social o ambiental.

Hoy, nos gustaría no solo responder a la pregunta de qué es la gestión de proyectos. También echaremos un vistazo a cómo es el nuevo estándar de gestión de proyectos basado en el valor en lugar de en el proceso, y responderemos a la pregunta de por qué la gestión de proyectos es importante.

El estándar para la gestión de proyectos

El estándar de gestión de proyectos del Project Management Institute (PMI) fue creado porque, a pesar de años de práctica y mejores herramientas, aún:

• El 48% de los proyectos no se terminan a tiempo
• El 43% de los proyectos exceden el presupuesto
• El 31% no logran alcanzar su propósito

Todo esto llevó a los investigadores y practicantes de la gestión de proyectos a examinar más de cerca qué falta en la práctica diaria de la gestión de proyectos. Los informes indican que lidiar con el cambio al realizar tareas complejas como proyectos, carteras y programas es un problema. Esto se debe a que las realidades en las que se deben gestionar los proyectos están cambiando tan rápidamente que las empresas que operan según procesos esquemáticos a menudo no pueden mantenerse al día con su dinámica. Los factores contribuyentes son:

• la digitalización del negocio, es decir, la necesidad de mejorar la capacidad de organizar el trabajo de un equipo híbrido o remoto, que a menudo opera de manera asincrónica y utiliza herramientas en la nube con diferentes niveles de acceso,
• la creciente dinámica del mercado, es decir, la necesidad de realizar cambios en los proyectos en curso para que sus resultados respondan a la demanda actual.

La respuesta de los practicantes de la gestión de proyectos es enfatizar:

• la gestión de proyectos flexible, es decir, un cambio global de la planificación detallada de tareas a un trabajo continuo en la mejora de las formas de trabajar juntos como equipo y responder dinámicamente a las necesidades de los interesados,
• la cultura de la organización en la retención de talento, y, sobre todo
• el resultado, en lugar del resultado del proyecto (entregable) que corresponde al plan, y, en consecuencia, se le da cada vez más importancia al valor y a responder a la pregunta “¿por qué?”

Resulta que el objetivo principal de la gestión de proyectos es crear valor. Esto implica enfatizar constantemente la importancia y el significado del trabajo que se está realizando y del producto que se está creando, y responder a las preguntas “¿por qué?” y “¿para qué?” en relación no solo con la visión de la empresa, sino también con las actividades diarias de quienes participan en el proyecto. Todo esto hace que no solo los interesados, sino también los gerentes de proyecto y los miembros del equipo estén profundamente involucrados en el proyecto.

El valor de la gestión de proyectos

La gestión de proyectos puede ofrecer excelentes resultados, incluso si el equipo es bastante pequeño. Sin embargo, no tiene que ser una gestión formal que cubra todos los aspectos del proyecto y genere informes sobre cada detalle del rendimiento del equipo. Después de todo, la gestión moderna de proyectos no es un valor en sí misma, como a menudo lo fue en el siglo pasado. Su objetivo principal es ayudar a implementar proyectos. Por lo tanto, utiliza solo aquellas herramientas que aportan beneficios reales. Y define al gerente de proyecto como un cuidador atento, no como un gerente o líder autoritario.

En otras palabras, la gestión de proyectos debe crear la estructura necesaria para guiar un proyecto a través de momentos nuevos, más difíciles o arriesgados en relación con:

• la planificación, organización y toma de decisiones basadas en el conocimiento, lo cual generalmente es apoyado por software dedicado como Firmbee, Asana o Jira
• la creación de condiciones óptimas para la colaboración del equipo
• la preparación y control del presupuesto
• el monitoreo y análisis continuo del estado del proyecto
• la respuesta a cambios y la gestión de riesgos

Esta estructura se especifica de acuerdo con las necesidades del equipo y del proyecto dado con la ayuda de herramientas que resultan útiles en un momento determinado. Los proyectos valen la pena gestionar por varias razones. Primero, porque mejora la eficiencia del equipo. Segundo, porque la gestión crea un marco organizativo para la colaboración que, si se implementa bien, se vuelve conveniente e invisible para quienes la utilizan. Tercero, porque la gestión crea orden para que el plan que se está implementando sea claro para todos los involucrados. Esto facilita asegurarse de que todos estén “en la misma página”.

Resumen

La gestión de proyectos tradicional se basaba en la estandarización de procesos. Esto significaba crear un marco que pudiera ser utilizado repetidamente, mejorando así la eficiencia de la empresa. Sin embargo, este enfoque no funciona en el siglo XXI. Por eso, el Project Management Institute ha introducido un nuevo estándar de gestión: el estándar basado en el valor.

Permite una mayor flexibilidad y pone énfasis en el papel del equipo que trabaja en el proyecto. En otras palabras, se ha acercado significativamente a los principios de la gestión ágil (Agile) que se originaron en el desarrollo de software, y que hasta ahora fue tratado por el PMI como un hecho curioso.

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