El diseño e implementación de proyectos es un proceso complejo que requiere que el Gerente de Proyecto maneje muchos aspectos del proyecto. Una de estas preocupaciones es la identificación y gestión de los interesados, es decir, personas que trabajan en el éxito del proyecto, así como otros que pueden verse afectados por él. Tal lista es el registro de interesados y hoy, lo definiremos y mostraremos algunos consejos útiles para redactar uno bueno.
Hoy en día, cada vez más proyectos se están implementando en un entorno internacional. Esto no solo hace que el número de interesados aumente, sino que también su grupo se vuelve más diverso. Por lo tanto, para que un proyecto sea exitoso, el Gerente de Proyecto debe identificar las necesidades de los interesados individuales y grupales, y aprender a gestionarlas de acuerdo con sus requisitos.
El registro de interesados tiene varios propósitos importantes. Primero, permite identificar a todos los interesados del proyecto que pueden influir en el curso y los resultados del proyecto. Segundo, te permite determinar el grado de participación e influencia de cada interesado en el proyecto. Tercero, sus datos pueden ayudarte a desarrollar una estrategia de gestión de interesados que aborde efectivamente sus necesidades e intereses.
El registro de interesados debe incluir información sobre cualquier persona, grupo u organización que pueda afectar el proyecto de alguna manera. Estos incluyen:
El Gerente de Proyecto debe, ante todo, identificar a los interesados del proyecto y recopilar datos centrándose principalmente en ellos:
El Gerente de Proyecto debe luego evaluar y clasificar a los interesados teniendo en cuenta su papel en el proyecto. Por ejemplo, el equipo del proyecto será más importante que los empleados que no están directamente involucrados en las tareas. También vale la pena señalar los riesgos y oportunidades potenciales que acompañan su participación en el proyecto.
Después de recopilar y evaluar los datos, el Gerente de Proyecto pasa a un paso crítico: elaborar un documento de registro de interesados. Debe contener información actualizada sobre cada interesado individual o grupo. Necesita actualizaciones constantes de manera continua a medida que avanza el proyecto y la situación cambia.
El paso final es desarrollar una estrategia de gestión de interesados. El Gerente de Proyecto debe determinar lo siguiente:
El registro de interesados es una herramienta de gestión de proyectos indispensable. Permite al Gerente de Proyecto reconocer a los interesados del proyecto, evaluar su influencia e importancia, y al mismo tiempo satisfacer sus necesidades y expectativas. La preparación del registro de interesados debe seguir siendo una prioridad clave durante los primeros pasos del proyecto tras la carta del proyecto para evitar problemas en etapas posteriores del proyecto.
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Como Gerente de Proyectos, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo presión de tiempo la convierten en la mejor persona para hacer realidad proyectos complicados.
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