Todo sobre la mapeo de procesos de negocio. ¿Se puede utilizar en comercio electrónico?

Las operaciones comerciales se basan en muchos procedimientos complejos. Cada día, en cada uno de ellos, pueden ocurrir errores y deficiencias que se notan demasiado tarde, lo que finalmente conduce a pérdidas financieras. ¿Sabes cómo detectar irregularidades a tiempo y evitar el desperdicio de recursos? Aprovecha el mapeo de procesos empresariales. Sigue leyendo para saber más.

Mapeo de procesos empresariales – tabla de contenido:

1. ¿Qué es el mapeo de procesos empresariales?
2. Tipos de mapas de procesos empresariales
3. Software de mapeo de procesos empresariales
4. Los beneficios del mapeo de procesos empresariales
5. Los inconvenientes del mapeo de procesos empresariales
6. Mapeo de procesos empresariales en ecommerce
7. Resumen

¿Qué es el mapeo de procesos empresariales?

Cada proceso que tiene lugar en la empresa (gestión de productos, proceso de ventas, etc.) puede desglosarse en actividades específicas que conducen a lograr el objetivo establecido. El mapeo de procesos empresariales es la representación visual de lo que está sucediendo en la empresa y quién es responsable de cada tarea.

Es una herramienta útil que te permite ver la empresa desde una perspectiva más amplia. Gracias al mapeo de procesos empresariales, puedes detectar irregularidades en los procesos, eliminar o reducir su impacto, aumentar la productividad y reducir costos. Todos estos pasos son clave para obtener ganancias.

Tipos de mapas de procesos empresariales

Para ilustrar el curso de cada proceso, puedes utilizar algunas herramientas creadas para este propósito. A continuación, enumeraremos las que se utilizan con más frecuencia en la práctica:

Diagrama de flujo básico

Se utilizan ciertos símbolos de diagrama de flujo para crearlo, por ejemplo, rectángulos que representan cualquier paso en el proceso, flechas que indican la dirección de la acción y rombos que simbolizan decisiones necesarias para avanzar. Hacer tal gráfico es bastante simple y te permite visualizar varios procesos, por ejemplo, ventas y producción.

Mapa de flujo de valor

Es similar al diagrama de flujo básico descrito anteriormente y se utiliza a menudo como parte de las estrategias de gestión lean. Un flujo de valor puede entenderse como todas las actividades realizadas por la empresa en sus procesos operativos. Crear un mapa de flujo de valor, a su vez, implica comparar el estado actual con el estado futuro.

Al analizar el estado actual, presta especial atención al tiempo que lleva realizar ciertas actividades. El estado futuro (el estado ideal al que debemos aspirar) representa el momento en que el producto debe estar listo y llegar al cliente para satisfacer sus necesidades. Las discrepancias emergentes entre el estado actual y el estado futuro son los llamados cuellos de botella, que conducen a un desperdicio de recursos y a una reducción de la productividad.

Swimlane

Esta es una versión ligeramente más elaborada del diagrama de flujo básico. Además de describir actividades individuales dentro del proceso, también delinea las responsabilidades que tienen determinados departamentos o empleados. Gracias a esto, es más fácil ver la conexión entre las partes que participan en el proceso.

SIPOC

SIPOC significa Proveedor, Entradas, Procesos, Salidas, Clientes. Llama la atención sobre los interesados seleccionados involucrados en los procesos de la empresa y las actividades resultantes de esos procesos.

Software de mapeo de procesos empresariales

Hay varias herramientas BPM en el mercado que facilitan significativamente la gestión empresarial. Como algunas de las más populares, podemos mencionar Kiss Flow, Nintex, Zoho Wizard y muchas otras. Dependiendo de tus necesidades, puedes buscar el mejor software para ti.

Los beneficios del mapeo de procesos empresariales

Desarrollar un mapa de procesos empresariales requiere tiempo y esfuerzo. Sin embargo, es una inversión cuyos resultados verás en el progreso de tu negocio. ¿Cuáles son los beneficios de utilizar el mapeo de procesos empresariales?

Mirar tu negocio desde una perspectiva más amplia

Ilustrar procesos individuales te permite mirarlos objetivamente, lo que te ayudará a tomar decisiones estratégicas y mejorar procesos.

Resolución de problemas

Identificar cuellos de botella que reducen la eficiencia del proceso es el primer paso para eliminar o reducir su impacto negativo.

Gestión efectiva de riesgos

Analizar tus procesos empresariales te ayuda a detectar irregularidades antes de que ocurran pérdidas financieras importantes y violaciones legales.

Definir roles y responsabilidades del equipo

Con el mapeo de procesos empresariales, es más fácil asignar responsabilidades a individuos, lo cual también es importante para mantener los procesos en funcionamiento.

Desarrollar y aplicar mejores prácticas

La técnica en cuestión es una buena oportunidad para aprender de tus propios errores, para mejorar constantemente y para definir un patrón de comportamiento que contribuirá al éxito de la empresa.

Los inconvenientes del mapeo de procesos empresariales

Datos incompletos

La información sobre el progreso del trabajo generalmente proviene de quienes conocen mejor el proceso: los empleados. Sin embargo, sus opiniones siguen siendo subjetivas y no representarán adecuadamente la situación real o pueden basarse en sus actitudes (insatisfacción, frustración, etc.).

Requiere mucha precisión

La falta de estándares para los mecanismos de recolección de datos hace que los resultados obtenidos sean menos confiables. Elaborar un mapa que represente con precisión el estado real de la empresa requiere paciencia y disciplina. Además, profundizar en algunos componentes del proceso puede parecer excesivamente complicado, lo que lleva a sobreinterpretaciones y confusiones.

Mapeo de procesos empresariales en ecommerce

El mapeo de procesos empresariales puede utilizarse en varias industrias. A continuación, mostraremos su aplicación en ecommerce con la ayuda del diagrama de flujo básico y SIPOC.

Definir el propósito de crear el mapa

Puede relacionarse con el proceso que es ineficiente de alguna manera.

Destacar pasos importantes

Determina el inicio y el final de un proceso determinado, por ejemplo, Buscar productos en la tienda en línea (el inicio del proceso de ventas) y Enviar el pedido al cliente (el final del proceso de ventas). Luego, destaca la secuencia restante de actividades necesarias para completar el flujo. Représentalas utilizando uno de los tipos de mapas de procesos empresariales mencionados anteriormente.

Consultar con otros

Presenta el gráfico preparado a tu equipo y discute los puntos que necesitan mejora.

Introducir cambios

Identifica las áreas que necesitan ser optimizadas. Puedes utilizar estrategias de gestión lean para hacerlo. Al observar los mapas elaborados, pensemos en qué etapas del proceso pueden ocurrir cuellos de botella. Estos pueden incluir:

• Retrasos en el procesamiento de datos al realizar pedidos.
• Retrasos en la finalización de pagos.
• En la etapa de entrada de datos y finalización de pedidos (que son realizados por empleados), existe el riesgo de errores y retrasos.
• No adaptar la plataforma a dispositivos móviles – la mayoría de las personas utilizan sus teléfonos para comprar. Si tu sitio web no funciona correctamente, los clientes potenciales abandonarán tus servicios.
• Un proceso de pedido complicado – cuanto menos subpáginas o clics se requieran para realizar una compra, mejor.
• No muchas opciones de pago y entrega – vale la pena ser flexible y ofrecer varias opciones para realizar una compra, por ejemplo, pago a plazos o pago diferido, entrega a una dirección designada, máquinas de paquetes, puntos de recogida y en el extranjero.
• Pobre comunicación con el cliente – no te olvides de tu cliente después de que la venta haya terminado. Las personas que ya tienen una experiencia (positiva) con una tienda son más propensas a comprar nuevamente, pero vale la pena recordarles tu presencia. Puedes enviarles correos electrónicos generados automáticamente con actualizaciones, promociones, así como pedirles que califiquen la calidad del servicio al cliente y su satisfacción con la transacción.

Resumen

Utilizar el mapeo de procesos empresariales puede ser un elemento importante en la mejora de la gestión de proyectos específicos no solo en la industria del ecommerce, sino también en la mayoría de los otros sectores empresariales. Ilustrar el curso interno así como el externo de ciertas actividades puede resultar extremadamente necesario. En particular, vale la pena observar el tiempo y la calidad de los procesos, los posibles riesgos, la participación de los empleados y las partes externas.

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