¿Cuál es el papel de los sistemas de información en la gestión de recursos humanos?

Los sistemas de información de recursos humanos son una herramienta efectiva utilizada por la gran mayoría de las organizaciones modernas. En la era de la tecnología moderna, es difícil imaginar la gestión de recursos humanos sin el apoyo de TI. El grado en que estos sistemas están adaptados a una organización depende de su tamaño, la complejidad de sus procesos, su enfoque hacia el uso de herramientas modernas y sus recursos y capital. La implementación de sistemas de TI o la modernización de los existentes requiere no solo desembolsos financieros, sino también cambios organizativos, de personal y mentales, así como el conocimiento del programa. Por lo tanto, antes de decidir implementar dicho software, analice y prepárese para los cambios necesarios.

Sistemas de información en la gestión de recursos humanos – tabla de contenido:

1. Elementos de los sistemas de información
2. Usabilidad de los sistemas de información en la GRH
3. Beneficios de usar sistemas de información
4. Resumen

Elementos de los sistemas de información

Un sistema de información es una parte de la tecnología de la información (TI) que utiliza herramientas informáticas. Para que un sistema sea considerado de TI, debe consistir en hardware, software, telecomunicaciones y empleados.

El hardware es un conjunto de equipos técnicos que permite la transmisión, recepción y procesamiento de información. El hardware consiste en equipos como dispositivos de entrada (teclado, lectores, ratón), dispositivos de salida (monitores, impresoras, escáneres), procesadores y memoria. Debido al rápido desarrollo de las soluciones de TI modernas, el hardware está en constante cambio y se vuelve obsoleto muy rápidamente. El hardware más conveniente y popular utilizado en la gestión de personal es una computadora personal (portátil) y un teléfono inteligente.

El software es una colección de programas, instrucciones, interfaces implementadas y datos integrados que permite el procesamiento de datos para el propósito especificado por el usuario. Usando el software, se construyen herramientas básicas como diversas bases de datos, que funcionan como colecciones de datos interrelacionados. La base de datos de empleados incluye toda la información sobre los empleados, la base de datos de modelos permite simular las consecuencias de decisiones y evaluar a los empleados. La base de conocimiento, a su vez, permite la gestión del conocimiento, el estudio del comportamiento de los empleados y la implementación de programas de capacitación.

Las telecomunicaciones implican conectar el trabajo de varias computadoras y terminales. Las computadoras pueden estar conectadas a nivel regional, nacional o global. Tal solución permite crear organizaciones virtuales y la implementación del trabajo remoto. Las telecomunicaciones funcionan basándose en redes telefónicas, de fibra óptica, pero también inalámbricas e incluso satelitales.

Los empleados son el elemento más importante y valioso del sistema de información. El personal que opera el sistema está compuesto por programadores, arquitectos, gerentes y usuarios. Para que el sistema funcione de manera efectiva, es necesario capacitar e introducir a los empleados en nuevas tareas. Las pequeñas empresas suelen utilizar soporte técnico externo. Las más grandes emplean especialistas en TI para supervisar el funcionamiento y la modernización continua del sistema.

Usabilidad de los sistemas de información en la GRH

Antes de decidir usar un sistema de información, realice un análisis de la organización y, en particular, de las necesidades de los empleados responsables de la política de GRH. Responda a la pregunta de si y en qué medida el sistema facilitará su trabajo y si las actividades implementadas serán más efectivas. También será útil realizar un cálculo económico para una situación específica. Vale la pena recordar que la utilidad de los sistemas de información depende del papel y lugar del departamento de gestión de recursos humanos en la estructura de la empresa.

Beneficios de usar sistemas de información

Los sistemas de información de recursos humanos disponibles en el mercado difieren en cuanto a funcionalidad. Sin embargo, son sus características únicas las que influyen en su implementación y uso. La correcta implementación de HRIS tiene varios beneficios medibles, tales como

• Ahorros. El retorno de la inversión es a largo plazo, pero después de un tiempo, los resultados financieros de la implementación del sistema son visibles. El sistema centralizado permite integrar procesos menores en uno, lo que lleva a un aumento significativo en la eficiencia laboral. El módulo de desarrollo profesional reduce los costos logísticos asociados con la organización de la capacitación.
• Mejora de la comunicación. La base de datos centralizada reduce el llamado “ruido de comunicación” al proporcionar un conjunto invariable de información para todos los empleados de la organización. La reducción de errores causados por trabajar con datos incorrectos también reduce costos y elimina decisiones erróneas.
• Analizar e informar. Las funciones de compilación, clasificación e interpretación permiten analizar datos de manera simple y rápida, y la información obtenida no está sujeta a errores. El acceso rápido a los informes permite a los gerentes tomar decisiones de personal más precisas.
• Aumento de la productividad. Las funciones del sistema agilizan el trabajo relacionado con, por ejemplo, el seguimiento de tarjetas de tiempo o el análisis de la retención y rotación de empleados. Los sistemas de información avanzados automatizan las tareas más tediosas.

Sistemas de información – resumen

La información para la gestión de recursos humanos, que se procesa en el sistema de información, es especialmente importante. Gracias a esta base de conocimiento específica, es posible gestionar eficazmente el personal a través de una adecuada planificación, organización, liderazgo y control.

La información sobre la organización y su entorno determina la toma de decisiones adecuadas en materia de personal. El creciente número de problemas de gestión de recursos humanos en tiempos recientes hace que la implementación de un sistema de gestión de TI sea una de las condiciones clave para el éxito en este ámbito. El uso adecuado del sistema puede ser uno de los factores más importantes que conducen a la ventaja competitiva de una empresa.

Lea también: Tipos de software HRIS.

Si le gusta nuestro contenido, únase a nuestra comunidad de abejas ocupadas en Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.