Las facturas son los documentos más comunes que confirman la entrega de bienes o la prestación de servicios por parte de las empresas. Los departamentos de ventas y finanzas/contabilidad suelen encargarse de la emisión de dichos documentos. Una solución moderna que apoya la emisión de facturas y el monitoreo de cuentas por cobrar en muchas empresas es el uso de sistemas financieros y contables cada vez más integrados, aplicaciones y sistemas para ERP (Planificación de Recursos Empresariales) de múltiples niveles. ¿Vale la pena implementar una de estas herramientas en su empresa? ¿Qué beneficios traerá?
Hasta hace poco, el software de contabilidad avanzado o los sistemas de gestión eran el área de grandes unidades con una posición estable en el mercado. ¿Cuál era la razón de esto? Eran herramientas innovadoras, por lo que el costo de su implementación a menudo superaba las capacidades financieras de entidades más pequeñas. Sin embargo, en la era del rápido progreso y desarrollo de la digitalización, tales sistemas y aplicaciones están disponibles para casi todos, incluidos los trabajadores autónomos.
El proceso de implementación y uso de estos sistemas actualmente no excede las capacidades financieras y de hardware de incluso microempresas. Considerando la expansión del grupo de destinatarios, el software está disponible en varias variantes. Gracias a esto, se adapta mejor a las necesidades individuales de la empresa según su tamaño, industria o método de tributación. Al decidir implementar tales mejoras en una gran empresa, vale la pena consultar a un especialista en este campo para proponer la mejor solución. En el caso de un pequeño negocio o trabajo por cuenta propia, puede encontrar fácilmente el software o la aplicación adecuada para usted.
Lo primero y a menudo lo más importante en la gestión de un negocio es la optimización de costos. Esto se aplica a casi todos, desde trabajadores autónomos, pasando por pequeñas empresas familiares, hasta grandes corporaciones internacionales. Al utilizar sistemas contables, puede automatizar varias tareas repetitivas, como la emisión de facturas recurrentes. Esto le ahorrará tiempo y dinero. Las facturas emitidas pueden ser registradas automáticamente y, al mismo tiempo, enviadas en forma electrónica a un contratista. No necesita imprimirlas. Esto ahorrará papel, tóner, electricidad, espacio de oficina y posibles costos de personal, que son frecuentemente uno de los mayores gastos de operar un negocio. Si contrata a un contador, ya no perderá tiempo ingresando datos, sino que se concentrará en tareas más responsables.
Si es autónomo, gracias al apoyo de aplicaciones y software de contabilidad, no tendrá que utilizar los servicios de una oficina contable. Podrá encargarse de la emisión y registro de facturas, e incluso de la liquidación de impuestos y pagos. Esto será un gran ahorro para usted. Las herramientas intuitivas le ayudarán a gestionar la facturación sin ocupar demasiado de su tiempo. Al emitir facturas en aplicaciones y sistemas especiales, ayuda mucho utilizar plantillas de facturas disponibles y su generación automática, por ejemplo, sobre la base de gastos.
Las plantillas de facturas disponibles se pueden adaptar fácilmente a sus necesidades. Una vez ingresados, los datos se utilizarán para generar documentos adicionales. Por supuesto, cuando sea necesario, puede cambiarlos o actualizarlos fácilmente en cualquier momento. También puede crear un documento completamente nuevo, individual y adaptado al tipo de negocio que dirige. Si realiza transacciones en el extranjero, no tiene que preocuparse por nada. Puede emitir fácilmente facturas en diferentes monedas y con diferentes tasas impositivas, así como con diversas fechas de vencimiento y métodos de pago.
Aparte de la facturación, el software disponible facilita la aceptación y liquidación de pagos. Gracias a estas herramientas, puede vincular rápidamente la entrada de fondos a la cuenta bancaria con la factura correspondiente. Esto le permite no perder tiempo en una búsqueda tediosa de cada pago en un estado de cuenta en papel. Además, no tiene que marcar manualmente qué factura ya ha sido pagada y cuál no.
Todo esto se puede hacer electrónicamente a través de una aplicación en un teléfono inteligente, tableta o computadora. Tales sistemas le permiten no solo rastrear qué contratista está en mora con los pagos, sino también generar y enviar solicitudes de pago y notas de interés. Esto representa un ahorro sustancial de tiempo y dinero.
Gracias a programas y aplicaciones contables especiales, puede tener acceso a las facturas que emitió en cualquier momento y lugar. Puede verificar fácilmente a quién y exactamente por qué se ha emitido la factura. Puede verificar la fecha, el método de pago y el monto de la factura. También puede comprobar si ha sido pagada o no. Aparte de ver las facturas emitidas, puede controlar sus finanzas de manera continua. Puede rastrear sus pagos y deudas. Tal información le ayudará a evaluar qué contratistas valen la pena y cuáles es mejor evitar.
Gracias a esto, mantendrá la estabilidad financiera y evitará empresas arriesgadas. Todos estos datos le permitirán tener una visión constante de su situación financiera actual. Luego será más fácil para usted gestionar la empresa, nuevas comisiones o decidir sobre nuevas inversiones y compras. Todo esto significa que utilizar una aplicación de gestión financiera le traerá numerosos beneficios.
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