Las facturas perdidas, incorrectas e incompletas son la pesadilla de cada contador y propietario de negocio. Puede que vendas los mejores productos o brindes excelentes servicios, pero si tus facturas tienen errores, es posible que no recibas tu dinero a tiempo. Emitir facturas erróneas hace que el proceso de pago sea más largo y complicado. No recibirás ningún pago si tu factura se pierde. ¿Cómo evitas tales problemas? Cómo lidiar con facturas perdidas, incorrectas o incompletas. Lee el artículo para saber más.
¿Qué es una factura perdida? Es un documento que nunca ha llegado al cliente. Puede haber muchas razones diferentes para tal situación. Las razones más frecuentes son:
La consecuencia de perder la factura es una falta de pago por parte del cliente. El cliente que no ha recibido documentos de tu parte no pagará. No es fácil averiguar que tu factura aún no ha sido pagada; la única forma es recopilar confirmaciones de tus clientes de manera continua, de lo contrario, el único signo de una factura no pagada es la falta de pago en tu cuenta. En tal situación, te verás obligado a enviar el documento perdido nuevamente con una nueva fecha límite de pago. Esto significa que tendrás que esperar mucho tiempo por tu dinero.
Si utilizas una forma tradicional de envío intenta elegir correo registrado o correo con confirmación de recepción. Esto te asegurará que tus documentos han llegado a su destino. Verifica cuidadosamente la dirección de tu cliente antes de enviar tu correo para asegurarte de que la factura le será entregada. Las facturas electrónicas son una mejor opción, puedes enviarlas por correo electrónico y la solución es mucho más rápida que el correo tradicional. Hay una opción de recibo en el sistema de correo electrónico que te permite recibir una confirmación de tu envío. Con tales opciones, aprenderás rápidamente que tu factura ha llegado a la persona correcta.
¿Cómo evitar cometer errores en la dirección de correo electrónico? El software de facturación es muy útil en tales situaciones. Solo tienes que ingresar los datos correctos del cliente una vez para asegurarte de que la dirección siempre sea correcta. El software de facturación te ayudará a emitir facturas repetitivas y, en general, te ayudará con una mejor organización de tus documentos.
Cada factura debe indicar claramente cuál es el objeto principal de la transacción. El comprador no debe tener ninguna duda sobre para qué es la factura. Una determinación imprecisa del objeto de la transacción puede hacer que el proceso de pago sea más largo. Puedes entender todos los términos y frases utilizados en tu documento, pero tus clientes pueden no entenderlos, especialmente si tiendes a usar jerga o redacción imprecisa.
La frase “servicio no 5” solo es comprensible para ti, pero la empresa que realiza pedidos de decenas o cientos de productos tendrá un gran problema para identificar el producto o servicio de la factura. Tal redacción puede causar muchas dudas; aquí ni siquiera está claro si el número 5 describe al vendedor o al comprador. Tampoco hay información sobre el objeto del servicio.
De manera similar, la frase “mercancías de acuerdo con el pedido no 5” es poco clara. No sabemos mucho sobre las mercancías, su número, tipo, envío o precio. Tal factura circulará por los departamentos de la empresa compradora y no recibirás el pago hasta que se resuelvan todos los problemas.
Algunos errores pueden ocurrir en relación con la redacción utilizada en la sección de pago. No uses las frases: después de recibir, al final del mes, el último día hábil; esto puede llevar a errores. Tu cliente puede entender tales expresiones a su manera. La información imprecisa sobre el plazo de pago puede causar un retraso en el pago; no recibirás tu dinero cuando lo esperabas.
La única solución es la redacción precisa y correcta. Las facturas que son fáciles de entender hacen que los procesos de pago sean más rápidos. En tu factura usa la misma redacción que está en los pedidos del cliente. De manera similar, si tienes un acuerdo con tu cliente, usa la redacción del acuerdo. Gracias a esto, tu cliente no tendrá que pensar dos veces sobre los elementos de la factura.
¿Qué pasa si no tienes ni el pedido ni el acuerdo? Intenta usar el número EAN (Número de Artículo Europeo) o el número GTIN (Número Global de Artículo Comercial); esos números identifican los artículos vendidos de manera inequívoca. ¿Qué pasa con los servicios? Descríbelos con precisión, da la fecha de prestación.
Si emites facturas parciales, incluye información adicional. Esto ayudará a tu cliente a verificar la corrección de la factura. Puede ser una lista detallada que presente el alcance de las tareas realizadas. Una buena práctica es incluir algunas de las disposiciones del contrato. Cuanto más transparente y comprensible sea el documento, más rápido llegará al departamento de pagos.
Establecer la fecha de pago da el día exacto en que tu factura vencerá. Informa sobre descuentos por pagos anticipados, si los utilizas. Informa sobre los cargos por pagos atrasados. Tus clientes deben saber de antemano qué esperar; esto les ayuda a gestionar su calendario de pagos. Una gestión cuidadosa de las facturas traerá muchos beneficios tanto a tus clientes como a ti; la conciliación de facturas será mucho más fácil, sin duda.
Una factura incompleta retrasa el proceso de facturación porque complementar datos requiere tiempo. Las facturas incompletas suelen ser movidas al final de la cola de pagos. Es muy poco probable que un cliente pague una factura incompleta. La información faltante debe ser encontrada y explicada. Alguien tiene que ocuparse de este problema. A los clientes no les gusta perder su valioso tiempo lidiando con tales problemas. En general, si tu factura es incompleta una vez, no es un problema, pero los errores frecuentes pueden alentar a tu cliente a detener la cooperación contigo. Las facturas incompletas hablan mal del estado de tu gestión. Los errores en documentos de tal valor e importancia como las facturas inducen dudas y preguntas en los clientes. No puedes mantener el orden en las facturas, por lo tanto, no hay orden en ninguna parte de tu empresa.
Antes de enviar tu factura, verifica nuevamente todos los datos importantes. Presta especial atención a la fecha y método de pago. Los datos incompletos resultarán en la falta de pago en la fecha establecida. Es mejor evitar tales ocurrencias desagradables. Usa plantillas listas para emitir tus facturas. Una buena plantilla de valor debería tener todos los elementos necesarios requeridos por la ley. Es beneficioso utilizar software de facturación con plantillas hechas profesionalmente por especialistas. Con tales plantillas, tus facturas deberían ser ordenadas, limpias y completas. El proceso de facturación debe estar bien organizado y tus facturas deben ser impecables y sin errores.
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