Las 8 mejores formas de ahorrar tiempo para los trabajadores de oficina

¿Alguna vez te has retrasado en tu horario y has tenido que trabajar horas extras? ¿Le prometiste a alguien que terminarías tu parte de un proyecto en un día determinado, pero como resultado no salió nada de eso? ¿Alguna vez has pensado en el hecho de que necesitas buscar formas de ahorrar tu tiempo en el trabajo para que puedas concentrarte mejor en tus tareas prioritarias y, sobre todo, completarlas a tiempo? Echa un vistazo a nuestra lista de los mejores ahorradores de tiempo para trabajadores de oficina. Sigue leyendo.

Ahorradores de tiempo para trabajadores de oficina – índice:

1. Toma descansos regulares
2. Apaga las notificaciones de redes sociales
3. Concentrarse en una tarea a la vez
4. Delegar
5. Usa la técnica Pomodoro
6. Planifica tu día
7. Aprender
8. Usar herramientas
9. Resumen

Toma descansos regulares

Estoy seguro de que ahora te preguntas cómo tomar descansos regulares – que en la práctica “toman” tiempo – te ayudará a ahorrar tiempo. Debes recordar que nadie puede ser productivo durante 8 horas de trabajo – y especialmente si no toman descansos. Nuestros cerebros necesitan descanso, nuestros ojos necesitan un descanso de la pantalla, y nuestros músculos necesitan al menos algo de movimiento.

Levántate, da unos pasos, habla con alguien y luego regresa a la tarea que tienes entre manos. Esta regla también se aplica a un almuerzo más largo – el cuerpo necesita comer para volverse más productivo, así que independientemente de tu carga de trabajo, no te saltes una comida más grande y saludable.

También debe señalarse que tomar descansos “de vez en cuando” no es una buena práctica – cada vez que vas a tomar un café, fumar un cigarrillo o ir a una habitación vecina para hacerle una pregunta a un compañero de equipo que es importante para ti, te desconcentras y cuando regresas, tienes que intentar concentrarte de nuevo, lo que toma otro minuto.

Por esta razón, es una buena idea tomar descansos regulares, por ejemplo, cada hora a la misma hora exacta. Además, tal disposición te motivará – querrás terminar la tarea que has comenzado antes del descanso, así que en la práctica la completarás más rápido.

Apaga las notificaciones de redes sociales

La mayor distracción en el trabajo es sin duda tu teléfono privado. Cualquier distracción de la tarea en cuestión, como tomar descansos en cualquier momento, afecta negativamente tu concentración y aumenta el tiempo que lleva completarla. Si realmente quieres ahorrar tiempo en el trabajo, envía mensajes privados solo durante los descansos designados.

Concentrarse en una tarea a la vez

¿Tienes una tarea muy importante que hacer, y al mismo tiempo recibes un correo electrónico, un colega te pide ayuda, y un especialista de recursos humanos te envía un mensaje por el mensajero instantáneo de la empresa? No te distraigas – cualquiera de estas cosas puede esperar hasta que termines una tarea que ya has comenzado.

Apaga las notificaciones de tu bandeja de entrada de correo electrónico y revísala solo en momentos designados (por ejemplo, cuando llegas al trabajo o al final del día). Los mensajes no necesitan ser respondidos de inmediato (excepto aquellos que son importantes para ti debido a una tarea específica) – y siempre toma mucho tiempo revisarlos.

Delegar

No siempre tienes que hacer todo tú mismo – incluso si piensas que eres el único que podrá hacer una tarea correctamente. Al trabajar en equipo, definitivamente debes aprovechar el hecho de que un compañero tiene más tiempo y podría asumir tu tarea. No es una vergüenza pedir ayuda – y no delegar tareas es la forma perfecta de desperdiciar tu tiempo en el trabajo.

Usa la técnica Pomodoro

¿Alguna vez has oído hablar de la técnica Pomodoro? Es un método de gestión del tiempo basado en intervalos de trabajo enfocado de 25 minutos interrumpidos por descansos de cinco minutos. Cada intervalo de trabajo se llama un pomodoro. Está diseñado para ayudarte a mantenerte concentrado. ¿Cómo usarlo? Elige una tarea que necesitas completar, configura un temporizador para 25 minutos, trabaja en la tarea, y cuando suene la alarma, toma un descanso de cinco minutos. Después de cuatro pomodoros, toma un descanso de 20-30 minutos.

Planifica tu día

No hay nada que funcione mejor que planificar las tareas a realizar con antelación. De esta manera, no pierdes tiempo pensando en cuáles son tus prioridades actuales, en qué reuniones necesitas participar en un día determinado, y qué tarea deberías comenzar. ¿Unos minutos ahorrados porque puedes comenzar a trabajar de inmediato? ¡Qué bien!

Aprender

En tu trabajo diario, seguramente usas Microsoft Office y otras soluciones diseñadas para ayudarte a hacer las cosas. ¿Pero estás seguro de que has aprendido su máximo potencial? Incluso si la respuesta a esta pregunta parece “sí”, de hecho, la mayoría de las aplicaciones que usas todos los días tienen muchas más funciones de las que alguna vez lograrás conocer.

Así que intenta descubrir al menos algunas que facilitarán tu trabajo – en el caso de PowerPoint, por ejemplo, podría ser la función de diseño (sugiriendo la disposición de texto y gráficos en una diapositiva y acelerando la creación de presentaciones), en Word la posibilidad de rastrear cambios en un documento dado, y en Excel el formato condicional (presentando datos con colores para mejorar su análisis).

Usar herramientas

En lugar de perder tiempo buscando el ícono de una aplicación particular en tu pantalla o iniciando sesión en cada servicio por separado, puedes usar una herramienta que ofrezca varias funciones en un solo lugar. Dicha herramienta es Firmbee, un sistema integral para gestionar proyectos y equipos de empresa. Firmbee está diseñado para muchas industrias, desde recursos humanos hasta ventas y TI. Los usuarios pueden rastrear el progreso de los proyectos, organizar tareas, reclutar empleados y monitorear finanzas – todo utilizando una sola plataforma.

Top 8 ahorradores de tiempo – resumen

Como puedes ver, hay muchas maneras de ahorrar tiempo en el trabajo. Lo primero que necesitas hacer es averiguar cuáles son las tareas que más tiempo te ocupan. Algunas personas pueden pasar horas todos los días en el correo electrónico, por ejemplo. Una vez que sepas cuáles son tus ladrones de tiempo, intenta deshacerte de ellos y reemplazarlos con algo más productivo.

Acabas de leer sobre los 8 principales ahorradores de tiempo en el trabajo. Lee también: Gamificación en el reclutamiento

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