¿Qué debe tener un Sistema de Gestión de Freelancers para garantizar un trabajo efectivo? ¿Qué características deben tener en cuenta las empresas al elegir las herramientas adecuadas? Lee nuestro artículo para conocer las características más importantes de un buen Sistema de Gestión de Freelancers.
El Sistema de Gestión de Freelancers es un software que facilita significativamente la gestión de cada aspecto del trabajo con freelancers. Automatiza muchos procesos y combina todas las funciones de la gestión tradicional de una manera fluida y efectiva. Al utilizar sistemas de gestión de freelancers, las empresas desarrollan una relación más dinámica con los freelancers, además de ampliar el alcance de sus negocios.
Descubre las características de un buen Sistema de Gestión de Freelancers:
El proceso de encontrar nuevos empleados para empresas que dependen de freelancers es más frecuente que para empresas con empleados a tiempo completo. Por ejemplo, la alta demanda de un freelancer particular para un proyecto específico es a menudo tan urgente que el proceso de búsqueda requiere rapidez y efectividad. Para ello, puedes conectar el SGM con bases de datos de freelancers.
TalentDesk es una plataforma diseñada para hacer precisamente eso. Integra su sistema con la base de datos de PeoplePerHour de 3 millones de freelancers. El acceso a una base de datos de talentos garantiza una búsqueda rápida y fructífera del profesional adecuado. Una plataforma similar con tales capacidades es Firmbee, que te permite organizar el trabajo con freelancers al más alto nivel, brindando acceso a todas las funcionalidades necesarias.
Un buen Sistema de Gestión de Freelancers, además de la capacidad de encontrar rápidamente nuevos empleados, también debe tener la capacidad de implementarlos rápidamente en la estructura de la empresa o del proyecto. Para implementar rápidamente a un nuevo freelancer, los buenos sistemas de gestión deben tener desde el principio de la cooperación un formulario de implementación adecuadamente adaptado, en el que los nuevos empleados puedan completar toda la información necesaria. Esto puede incluir información básica sobre su perfil empresarial, todos los contratos necesarios y los datos bancarios para futuras transferencias.
Por lo general, las empresas involucran a varios freelancers con diferentes habilidades en el proceso del proyecto. Por ejemplo, uno se encarga de crear contenido para sitios web, otro desarrolla gráficos y un tercero maneja la edición de video. Para gestionar su documentación o formularios de progreso de trabajo de manera efectiva, un buen Sistema de Gestión de Freelancers debería ofrecer la posibilidad de recopilar y almacenar toda la documentación en un solo lugar. Esto evita la dispersión de datos en diferentes lugares como correos electrónicos o mensajeros instantáneos. Los documentos organizados en un solo lugar garantizan un acceso rápido y sin problemas a ellos cuando sea necesario.
Cuantos más freelancers, más trabajo tienen que hacer, y por lo tanto, más facturas tienen que emitir. Un buen SGM puede llevar un seguimiento de los horarios de trabajo de los contratistas independientes, con base en los cuales consolida todas las facturas y genera una única factura agregada para la empresa al final del mes. Una vez realizado el pago, el sistema paga a cada freelancer por separado, automatizando todo el proceso. Esto evita el tedioso clic en cada factura por separado y también elimina cualquier error humano que afecte el pago por el trabajo realizado.
Después de completar todas las etapas de adquisición e implementación de un freelancer, los gerentes que coordinan el trabajo en proyectos en la empresa aún tienen que lidiar con la gestión de contratistas independientes. Por lo tanto, otra característica de un buen SGM es la función de panel de control del proyecto. Permite a los gerentes tener acceso constante a información sobre el progreso del proyecto en curso, controlar los plazos de las tareas y crear equipos dedicados para etapas específicas o proyectos posteriores. Con un panel de control así, también pueden rastrear en tiempo real los presupuestos planificados para el proyecto, evitando así gastos excesivos o incluso reduciendo gastos innecesarios.
Otra característica de un buen Sistema de Gestión de Freelancers es las herramientas que permiten una colaboración constante no solo entre la empresa y los freelancers, sino también entre los propios contratistas independientes. Cuanto más grande es el proyecto, más personas están involucradas en él. Si varios freelancers están trabajando en él, deben tener herramientas para comunicarse entre sí para que su trabajo sea coherente y esté orientado en la misma dirección. ¿De qué herramientas estamos hablando? Se trata principalmente de funciones de mensajería de texto integradas, salas virtuales para videoconferencias y un espacio compartido en la nube para compartir archivos. Las empresas también se benefician de esto, ya que les da acceso a toda la información y datos que necesitan.
Los ejemplos citados anteriormente son algunas características que debería tener un buen Sistema de Gestión de Freelancers. Gracias a ellas, el trabajo entre la empresa y los contratistas independientes es simple y, sobre todo, efectivo. Estos ejemplos también nos muestran cuán importante es elegir cuidadosamente el sistema de gestión de freelancers adecuado para que trabajar con ellos en cada etapa del ciclo de vida del proyecto transcurra sin problemas y no genere costos adicionales para la empresa.
Conoce ¿Cómo implementar un Sistema de Gestión de Freelancers en la empresa?
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