En la era de la creciente digitalización del trabajo y el alejamiento gradual del empleo tradicional, las empresas confían cada vez más en freelancers o contratistas independientes. Para facilitar esa cooperación, el Sistema de Gestión de Freelancers (FMS) apareció en el mercado y hoy nos gustaría centrarnos en presentar esa solución y mostrar sus elementos clave.
En los últimos años, la demanda de personas con conocimientos o habilidades específicas que pueden ayudar a la empresa “desde afuera” ha aumentado significativamente. Sus servicios han demostrado ser indispensables para las empresas que llevan a cabo proyectos sofisticados. A medida que aumenta la demanda de tales empleados, es necesario desarrollar una estrategia o sistema adecuado para gestionarlos.
Los sistemas para gestionar empleados tradicionales junto con la medición de su productividad y eficiencia en forma de hojas de cálculo u otros programas no integrados definitivamente no manejarán a los freelancers. Por lo tanto, aplicar métodos tradicionales a los contratistas independientes limita severamente su trabajo y, al mismo tiempo, su productividad. Por esta razón, cada vez más organizaciones están buscando un sistema adecuado de gestión de freelancers. Entonces, ¿qué es el Sistema de Gestión de Freelancers (FMS)?
El Sistema de Gestión de Freelancers es una solución basada en la nube para ayudar a las empresas a gestionar sus recursos freelance, es decir, freelancers. Alternativamente, también se le llama plataforma o programa de gestión de freelancers.El FMS adecuado puede ayudar a las organizaciones eliminando cualquier ineficiencia y al mismo tiempo almacenando todos los datos relevantes. Sin él, gestionar freelancers es difícil y muy laborioso. Por lo tanto, los sistemas FMS son ideales para acciones como implementar y organizar contratistas, hacer cumplir la conformidad laboral con las leyes locales, rastrear e informar costos, y prever gastos.
Los elementos comunes para todos los sistemas de gestión de freelancers son la Adquisición e implementación, la Gestión de la base de datos de freelancers, la Organización del equipo y los Pagos. Sin más preámbulos, veamos qué abarcan estos elementos.
El primer paso para contratar a un freelancer es conseguir uno. Esto implica encontrar a la persona adecuada necesaria para nuestro proyecto. Dentro del FMS, el proceso de contratación analiza las opciones de coincidencia basadas en las habilidades del freelancer y las expectativas de la empresa. La calidad de esta base de datos de freelancers determina qué tan rápido encontramos al candidato adecuado.
Una vez que encontramos al recluta, comienza la segunda etapa llamada implementación. Consiste en proporcionar al recién llegado capacitación sobre asuntos técnicos como la firma de contratos, la creación de facturas, la configuración de pagos, el contacto con el líder del proyecto, etc. Además, la empresa entrega las herramientas con las que opera para permitir que el externo realice un asentamiento rápido.
La búsqueda e implementación de freelancers es un proceso exigente. Sin embargo, no necesariamente tienes que repetirlo cada vez que inicias un nuevo proyecto. La flexibilidad y la selección de freelancers con habilidades específicas requeridas en un momento dado es una ventaja significativa sobre el empleo tradicional. Por esta razón, organizar la base de datos adecuada de freelancers es un aspecto muy importante de cualquier FMS.
Con características integradas para gestionar una base de datos de trabajadores freelance, un FMS bien elegido debería permitir a las empresas buscar rápidamente empleados basándose, entre otras cosas, en su disponibilidad actual, la tarifa a la que están dispuestos a trabajar y otros factores relevantes para la organización.
Cada FMS debería incluir la facultad de evaluar el trabajo de tales freelancers, así como la capacidad para que otros miembros del equipo den retroalimentación a esa persona al finalizar contratos. Tal retroalimentación resulta realmente valiosa para las empresas que utilizan trabajadores freelance, ya que proviene de personas directamente involucradas en el proyecto.
Trabajar con empleados tradicionales a tiempo completo difiere significativamente de trabajar con freelancers. A medida que las empresas buscan contratar freelancers para mayor flexibilidad y experiencia, deben esperar que los freelancers trabajen según sus propios horarios y de forma remota. Los FMS abordan los desafíos del trabajo remoto a través de características como entrevistas por webcam, chats grupales e integraciones con herramientas utilizadas por otros al mismo tiempo. Además, a través de esta integración, aspectos como los presupuestos y horarios disponibles se actualizan en tiempo real.
Los buenos sistemas FMS ofrecen herramientas transparentes en cuanto al monitoreo de pagos. Hacen que aspectos como la visibilidad del pago o el estado estén disponibles para ambas partes. Esto evita confusiones al pagar dinero por el trabajo realizado, así como desacuerdos asociados con estados de pago organizados incorrectamente. Los sistemas FMS ofrecen herramientas como facturación, aprobación y programación de pagos futuros. Con una base de datos de transacciones pasadas, es fácil organizar gastos y optimizarlos en consecuencia.
Utilizar el sistema adecuado para gestionar trabajadores freelance apoya la máxima utilización de sus capacidades, ahorrándoles tiempo y creando un entorno más rentable y flexible para trabajar entre sí.
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