Cuando dirijas tu propio negocio, tarde o temprano, te encontrarás con una situación en la que tu cliente no te paga a tiempo. Entonces, muchas preguntas pueden surgir en tu cabeza. ¿Qué pasos debes seguir para que te paguen? ¿Será necesaria la ayuda de un abogado? ¿O hay algo que puedas hacer tú mismo? No te preocupes. En el siguiente artículo, estamos respondiendo a estas preguntas. Lee sobre cómo cobrar facturas impagas en 5 pasos sencillos.
Antes de tomar cualquier medida para cobrar facturas impagas, asegúrate de no haber cometido ningún error. Somos solo humanos y todos cometemos errores. Por lo tanto, verifica si has emitido una factura correctamente. Un error tipográfico en el número de cuenta bancaria podría desanimar a tu cliente, a pesar de sus sinceras intenciones, a pagar una factura.
No es lo único que necesitas verificar. Es importante comprobar si se ha emitido una factura de acuerdo con el pedido. Si el monto en la factura es mayor que en el contrato, no es de extrañar que tu cliente no esté dispuesto a pagarla. En tal caso, necesitarás emitir una nota de crédito.
Una situación similar ocurre cuando tu cliente no acepta el trabajo realizado. En este caso, tendrás que hacer correcciones. Además, verifica si has puesto los datos correctos del cliente en la factura y si se ha enviado a la dirección adecuada. Presta atención a la fecha de la factura y al método de pago. Si estás seguro de que la información proporcionada en esta factura es completa y correcta, puedes proceder al siguiente paso.
La falta de pago podría ser solo un desafortunado descuido y un simple malentendido. Puede sucederle a cualquiera. Por lo tanto, el primer recordatorio de pago debe ser amistoso. No deberías llamar a los grandes refuerzos de inmediato. Cuida las buenas relaciones con tu contratista.
¿Qué deberías incluir en tal recordatorio? Proporciona información clara y factual en él. Presenta los hechos de manera educada, pero firme. Escribe qué trabajo se ha realizado o qué bienes has vendido a tu cliente. También puedes adjuntar una copia de la factura a tu recordatorio, ya que tu cliente puede haberla perdido. Indica cuándo expiró el plazo de pago, pero no establezcas un nuevo plazo todavía. Además, podrías incluir el monto total a pagar. Espera la reacción de tu cliente durante unos días y luego envía el siguiente recordatorio.
¿Cómo enviar tal información? Lo mejor es enviarlo por correo electrónico, ya que es la forma más rápida y eficiente de contactar a tus clientes. Pide a tu cliente que confirme la recepción de tu correo electrónico. Esto podría ser útil más adelante. ¿Qué pasa si tu cliente no confirma la recepción de tu mensaje? Puedes llamarlo y preguntar directamente. Si no funciona, pasa al siguiente paso.
Una solicitud de pago debe incluir hechos, ya que podría convertirse en evidencia en un juicio más adelante. Por esta razón, incluso pequeñas inexactitudes pueden jugar en tu contra. Asegúrate de prepararla con precisión. Tal documento debe redactarse en un tono calmado, especialmente cuando tu cliente no ha pagado una factura por primera vez. Sé educado y directo, pero no reacciones de manera exagerada para no perder a tu cliente.
Dado que es un documento oficial, debes enviar una solicitud de pago por correo postal certificado. También puedes utilizar un acuse de recibo. No necesitas recurrir a servicios legales en esta etapa. Aunque una carta de un bufete de abogados podría tener más impacto en tu cliente, los servicios legales son bastante costosos. Por lo tanto, deberías intentar redactar una solicitud de pago tú mismo primero.
Este es el último paso antes de forzar la situación. Tu solicitud final debe establecer y comunicar claramente tus expectativas. Aunque no hay una carta modelo disponible para usar, una solicitud final de pago debe presentar todos los hechos y datos relacionados con la factura impaga.
Recuerda incluir todos los detalles necesarios, como el número de factura, el monto adeudado y la fecha de vencimiento. Una carta de solicitud de pago bien redactada mostrará a tu cliente que te tomas el asunto muy en serio, y será una señal clara para ellos de que podrías tomar acciones legales pronto.
Hay que admitir que los asuntos legales pueden ser costosos y llevar mucho tiempo. Por lo tanto, el documento que estás a punto de enviar es el último método extrajudicial para resolver el caso. Indica una fecha razonable para el pago. Típicamente, el plazo estándar de pago es de 14 días.
También podrías adjuntar documentos que confirmen la deuda del cliente. Podría ser, por ejemplo, un recibo de mercancías o un contrato que firmaste con tu cliente. Recuerda que un contrato enviado por correo electrónico es tan vinculante legalmente como su versión en papel.
Eventualmente, puedes agregar una nota que indique que si el pago no se realiza dentro del tiempo mencionado anteriormente, llevarás el caso a los tribunales, lo que implicará costos adicionales para tu cliente.
Con nuestra aplicación de facturación gratuita puedes establecer recordatorios para los próximos pagos y con solo un clic verificar el monto adeudado y las fechas de vencimiento.
Si tu cliente aún evade el pago, entonces tu única opción es tomar acciones legales. En esta etapa, es mejor utilizar la ayuda de un abogado, especialmente si el monto adeudado es una suma considerable de dinero. Incluso pequeños errores en la carta procesal podrían hacer que el tribunal desestime esta demanda.
Sin embargo, ¿qué pasa si el monto de la factura es pequeño? El costo asociado con contratar a un abogado podría ser desproporcionado a la deuda. En tal caso, podrías hacer uso de un procedimiento simplificado, que es menos costoso y no requiere la intervención de un abogado.
Acabas de leer sobre el cobro de facturas impagas. Consulta nuestros otros artículos: 5 errores comunes en la facturación
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