¿Cómo crear un registro de riesgos del proyecto? | #44 Introducción a la gestión de proyectos

Gestionar los riesgos en un proyecto es crucial para su éxito. Según investigaciones, solo el 30% de los proyectos se completan a tiempo, y más del 70% de ellos enfrentan retrasos o gastos adicionales. Para evitar tales fracasos, el Gerente de Proyecto debe reconocer los riesgos clave e implementar contramedidas apropiadas, y para hacerlo, crea un registro de riesgos. Es una herramienta que ayuda a gestionar y anticipar los riesgos del proyecto. Pero, ¿cómo preparar un registro de riesgos exitoso para la planificación y ejecución del proyecto? ¡Sigue leyendo para averiguarlo!

¿Cómo crear un registro de riesgos del proyecto? – tabla de contenido:

1. Introducción
2. ¿Cómo debería ser el registro de factores de riesgo?
3. ¿Cómo preparar un registro de factores de riesgo?
4. Resumen

Introducción

El riesgo es una parte integral de cualquier proyecto. Para gestionarlo de manera efectiva, necesitas una herramienta que te ayude a identificar, monitorear y responder de manera efectiva a los obstáculos emergentes, en otras palabras, un registro de riesgos. La finalización exitosa de muchos proyectos corporativos y organizacionales está comprometida en alguna etapa de implementación. Por esta razón, el Gerente de Proyecto debe familiarizarse con los métodos y herramientas de gestión de riesgos, y sobre todo, preparar hábilmente un registro de riesgos.

Un registro de riesgos, también conocido como un log de riesgos o registro de factores de riesgo, es un documento que registra todos los obstáculos, amenazas o peligros identificados. También incluye su análisis, así como las contramedidas a tomar en caso de que surjan durante el proyecto. El registro se convierte en una colección y almacenamiento de información sobre todos los riesgos y oportunidades relacionados con el proyecto.

¿Cómo debería ser el registro de factores de riesgo?

El registro de riesgos debería aparecer como un documento legible y contener la siguiente información:

• Descripción del riesgo – ¿cuál es el riesgo y qué área del proyecto afecta?
• Posibles consecuencias – ¿qué amenazas representan los peligros para el proyecto? ¿Conllevará la aparición de más repercusiones? ¿Podemos prevenirlas?
• Probabilidad de ocurrencia – ¿es un riesgo casual, asociado, por ejemplo, a retrasos en la finalización de tareas; o es uno raro que puede comprometer todo el esfuerzo del proyecto?
• Prioridad – ¿qué tan serio es este riesgo en comparación con otros con una probabilidad de ocurrencia similar?
• Personas responsables – ¿quién asumirá la responsabilidad de responder al riesgo de manera apropiada, rápida y efectiva?
• Plan de respuesta al riesgo – ¿qué acciones tomar cuando surjan dificultades?

Por lo tanto, el registro de riesgos debería reunir información sobre todos los riesgos identificados, su análisis, así como las contramedidas. También necesita actualizaciones regulares para todos los interesados del proyecto, de modo que todos puedan mantenerse al tanto y responder a los riesgos y emergencias emergentes.

¿Cómo preparar un registro de factores de riesgo?

La preparación del registro de riesgos consiste en varios pasos:

1. Identificación de riesgos. El primer paso es identificar todos los riesgos asociados con el proyecto. Puedes hacerlo realizando una sesión de lluvia de ideas con el equipo o revisando la literatura relacionada con el proyecto. Una vez que crees una larga lista de riesgos, analiza para desglosar todas las amenazas potenciales en entornos técnicos, relacionados con recursos y de negocio del proyecto.
2. Evaluación de riesgos. Una vez identificados, analiza los riesgos para evaluar su impacto potencial en el proyecto. Responde a las preguntas:

• ¿Qué riesgos son más probables que ocurran? También es una buena idea enumerarlos en orden de probabilidad de ocurrencia. Esto te ayudará a determinar cuáles necesitan más atención.
• ¿Cuáles podrían ser sus consecuencias? Aquí, la mejor manera sería comenzar la lista con las consecuencias más graves.

Planificación de la respuesta al riesgo. Basado en el análisis y la priorización, el Gerente de Proyecto debería desarrollar un plan de respuesta para cada uno de los riesgos identificados. Preferiblemente, define las medidas a tomar en caso de que ocurra el riesgo. También es una buena idea preparar un plan de contingencia, un esquema con escenarios que incluya orientación sobre cómo comportarse cuando ocurran tales eventos que puedas implementar tan pronto como suceda.

Actualizar el registro. El registro de riesgos debería actualizarse regularmente para rastrear y gestionar adecuadamente los riesgos identificados, así como agregar nuevos según sea necesario a medida que avanza el proyecto.

Uno de los errores más comunes al preparar un registro de riesgos es el análisis insuficiente de las causas de los riesgos y la planificación insuficiente de las respuestas a los riesgos. Para evitar este error, el Gerente de Proyecto debería dedicar tiempo y atención al análisis y la planificación. De esta manera, ganará confianza en que los riesgos más probables han sido identificados adecuadamente.

Resumen

Un registro de riesgos es una herramienta para gestionar y anticipar los riesgos asociados con la implementación del proyecto. Contiene información detallada sobre los riesgos identificados, su análisis y contramedidas. Además, el equipo del proyecto debería colaborar en la redacción del registro en la etapa de planificación del proyecto, y luego mantenerlo actualizado y disponible para todos los interesados del proyecto.

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