La justificación del negocio, o caso de negocio, es uno de los documentos clave preparados por un Gerente de Proyecto. Después de todo, convencerá a las partes interesadas y, en última instancia, determinará si el proyecto recibe apoyo, financiamiento y se implementa. ¿Cómo escribir entonces un caso de negocio tan convincente?
La definición de un caso de negocio en el último PMBOK es muy amplia. Se lee de la siguiente manera:
“Un caso de negocio es una propuesta de valor para un proyecto propuesto que puede incluir beneficios financieros y no financieros.”
Con una explicación tan breve, es difícil deducir cómo preparar un documento que sea convincente para las partes interesadas. Entonces, ¿qué tipo de caso de negocio escribir para el proyecto planificado?
El caso de negocio requiere la máxima claridad. Por lo tanto, una gran idea para comenzar es intentar explicarlo como si estuvieras hablando con un niño – real o imaginario – sobre de qué tratará nuestra empresa. ¿Por qué queremos hacer el proyecto y qué queremos hacer? ¿Cómo vamos a lograrlo y a quién es nuestro objetivo?
El primer paso hacia un buen caso de negocio es definir claramente la necesidad que aborda el propósito del proyecto y el beneficio para la organización. En otras palabras, es una respuesta a la pregunta de por qué implementar el proyecto.
Para responder a esto, necesitamos preparar:
El Gerente de Proyecto ingresará los detalles de la necesidad del negocio en el acta del proyecto después de la aprobación inicial de las partes interesadas y la decisión de avanzar el proyecto a la fase de planificación.
El siguiente paso es presentar el alcance del proyecto. La justificación debe vincular comprensiblemente las tareas planificadas a realizar con la necesidad del negocio. De esta manera, explica por qué el proyecto vale la pena seguir. Necesitas convencer a las partes interesadas de que la necesidad del negocio vale la inversión y es urgente, por lo que se aborda en este momento.
También vale la pena mencionar las soluciones técnicas e innovaciones que pretendemos emplear. Si adoptamos soluciones avanzadas y aparatos o software especializados, nuestra justificación ganará claridad cuando expliquemos los conceptos básicos y evitemos la jerga.
Ahora, es hora de esbozar el cronograma del trabajo del proyecto. Debes mencionar los hitos aquí, describiendo en una o dos oraciones los resultados esperados. Esto permitirá a las partes interesadas entender no solo el alcance, sino también cómo se implementará el proyecto. También dará una idea inmediata del tamaño del equipo y el tiempo necesario para lograr los primeros resultados de nuestro proyecto.
Proporcionar un análisis de costos permite a las partes interesadas tomar una decisión sobre el financiamiento del proyecto. Debe presentar lo más precisamente posible:
Aunque el caso de negocio solo requiere montos generales, necesitarás datos financieros detallados y análisis en etapas posteriores del ciclo de vida del proyecto. Por lo tanto, vale la pena preparar estimaciones desde el principio, para que las partes interesadas sepan que el Gerente de Proyecto está familiarizado con los costos de implementar el proyecto.
El paso final es anotar los resultados deseados del proyecto. Esta es una visión concisa del estado futuro, describiendo claramente los beneficios para cada grupo de partes interesadas. Debes mantenerlo:
Tenga en cuenta las implicaciones relacionadas con el último punto, ya que las actividades del equipo del proyecto estarán bajo escrutinio durante la implementación y se compararán con los resultados deseados establecidos del proyecto. Si son ambiciosos pero lo suficientemente cautelosos, los cumplirás con seguridad y el proyecto se mantendrá alineado con las necesidades y producirá los resultados previstos.
Un caso de negocio convincente debe incluir: una necesidad de negocio claramente definida, el alcance del proyecto, el cronograma, el análisis de costo-beneficio y el resultado deseado.
Presentar un caso de negocio comunica efectivamente el valor del proyecto a las partes interesadas. Como dice el PMBOK, “los resultados deseados deben ser claramente descritos, evaluados de manera iterativa y actualizados a lo largo del proyecto.” Por lo tanto, los Gerentes de Proyecto deben evaluar regularmente el proyecto desde la perspectiva del caso de negocio a lo largo del proyecto. De esta manera, pueden asegurarse más fácilmente de que se mantenga alineado con las necesidades y se dirija hacia el objetivo acordado con las partes interesadas.
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Como Gerente de Proyectos, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo presión de tiempo la convierten en la mejor persona para hacer realidad proyectos complicados.
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