¿Cómo utilizar los hitos correctamente en un proyecto? | #19 Introducción a la gestión de proyectos

El ciclo de vida del proyecto contiene muchos momentos decisivos. El equipo del proyecto, junto con el Gerente de Proyecto y las partes interesadas, responde a la pregunta de si se ha completado una etapa particular del proyecto. ¿Se han cumplido todos los criterios de aceptación? ¿Hay algo que aún necesita mejorar o es posible avanzar? Estos momentos están marcados por hitos: comienzos y finales.

Hitos en un proyecto – tabla de contenido:

1. Introducción
2. Historia de los hitos
3. Rol de los hitos
4. Establecimiento de hitos
5. Hitos en un proyecto – resumen

Introducción

Cada hito hasta la fecha marca un punto importante en el mapa de implementación del proyecto. Incluye el inicio de un proyecto, una reunión de equipo, la firma de un contrato o la finalización de una etapa importante de pruebas que acompaña la implementación de un producto o servicio. Pero, ¿por qué es importante definirlos tan pronto como en la etapa de planificación del proyecto?

Historia de los hitos

La idea de un hito – el nombre y símbolo de un momento clave en un proyecto – se tomó de la práctica de los antiguos romanos. Ellos marcaban la extensión de su civilización con hitos, y al mismo tiempo cartografiaban el territorio por el que viajaban.

Los romanos erigieron columnas de piedra a lo largo de las carreteras a distancias regulares, uniformemente cada milla. Servían no solo para marcar la ruta, sino también para mostrar la distancia desde Roma o la capital de la provincia en la que se encontraban. De manera análoga, los hitos simbólicos del proyecto muestran cuánto trabajo ya hemos dejado atrás y dan una imagen del camino que lleva a la tarea.

El rol de los hitos

Un hito marca un momento crítico en el camino que lleva desde la iniciación hasta el objetivo del proyecto. Por lo tanto, al igual que los letreros romanos, los hitos en un proyecto no pueden ocurrir con demasiada frecuencia. Esto se debe a que cumplen varias funciones clave en un proyecto:

• proporcionar una oportunidad para el debriefing – el logro de un punto de control a menudo se combina con una reunión de equipo, durante la cual los miembros del equipo hablan sobre sus observaciones sobre el progreso de su trabajo y consideran cómo mejorar la cooperación en el equipo,
• convertirse en una poderosa herramienta de motivación – porque los hitos marcan objetivos a corto y medio plazo, motivan de manera más efectiva que un objetivo distante que guía la finalización de todo el proyecto. También permiten darse cuenta de cuánto ya se ha logrado,
• presentar el progreso del proyecto – muy a menudo, la finalización de un hito va acompañada del envío a las partes interesadas de información o un informe sobre el estado del proyecto.

Establecimiento de hitos

Entonces, ¿cómo se establecen hitos con el volumen y la frecuencia adecuados? No hay reglas universales aquí, pero al determinarlos, el software en el que creamos el cronograma del proyecto y la planificación resulta muy útil.

1. Objetivos – Los hitos son más fáciles de extraer si comenzamos creando una larga lista de las tareas más importantes, y luego las agrupamos en conjuntos más grandes que se realicen en un tiempo similar. De esta manera, aislaremos objetivos y el momento de su logro nos permitirá establecer un hito.
2. Tareas clave – En primer lugar, preste atención a los hitos que significan tareas críticas sin las cuales el proyecto no puede continuar. Por eso es crucial no solo definir qué lograr para que un hito lo tenga, sino también definir un plan de contingencia que proporcione una salida en caso de que se pierda algún hito.
3. Compromiso del equipo – Por lo general, se necesita a todo el equipo para lograr un hito bien definido.
4. Distancia temporal – el logro de hitos sucesivos debe proceder de manera bastante uniforme para el proyecto, tanto por su efecto motivacional como por el ritmo del equipo.

Resumen

La fecha de finalización de cada hito es una herramienta importante para gestionar el proyecto, mejorar la motivación del equipo y monitorear el progreso del trabajo. Elígelos cuidadosamente y defínelos bien. Esto asegurará que cada hito alcanzado se presente como una celebración del éxito del equipo, así como el cierre de una fase importante del proyecto que abre la siguiente área de finalización de tareas.

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