Originario de la industria manufacturera, el método Kanban (implementado por Toyota y utilizado inicialmente solo para la gestión de procesos) ha sido adoptado por empresas de otros sectores y ahora se utiliza a menudo como una herramienta para ayudar a gestionar el trabajo. Su propósito es asegurar que cada miembro del equipo del proyecto logre su máxima productividad, mientras se cuida de un flujo de trabajo fluido y se anticipa la aparición de cuellos de botella. ¿Cómo funciona este método y por qué tiene una influencia positiva en la productividad de los empleados?
El método Kanban se basa en tres principios principales: visualización (la palabra japonesa kanban significa un tablero visual), trabajo en una sola tarea (reducción del trabajo en progreso) y gestión del flujo de trabajo para mejorar el proceso.
Como parte del primer principio, se utilizan tableros Kanban especiales, que son banalmente simples de hacer y usar, y se dividen en tres secciones: por hacer (relacionado con el backlog), haciendo (cubriendo tareas actualmente en progreso) y hecho (cubriendo cosas ya hechas). Cada tarea en el tablero asignada a un empleado específico debe pasar por estas tres columnas para asegurar el control sobre el flujo de trabajo, la conciencia de lo que la persona está manejando en un momento particular y la capacidad de detectar cuellos de botella (por ejemplo, retrasos) que podrían afectar negativamente las operaciones comerciales.
El método Kanban también asume que se debe limitar el número de tareas en progreso, ya que el multitasking no (contrario a lo que a menudo se cree) trae los resultados esperados. También se basa en la observación constante para mejorar el proceso y aumentar la eficiencia (al detectar bloqueos o cuellos de botella que pueden poner en peligro el logro de los resultados establecidos).
Aprender y entender los elementos mencionados anteriormente es esencial para responder a la pregunta de cómo el método Kanban mejora la productividad.
Comencemos con el primer principio sobre la visualización de tareas. Según una investigación realizada por científicos del MIT en 2014, el cerebro humano procesa la información presentada en forma visual (imagen) 60,000 veces más rápido que en forma escrita (texto). Además, según un estudio de la Red de Investigación en Ciencias Sociales, el 65% de las personas en el mundo son aprendices visuales, lo que significa que absorben información más fácilmente al mirarla que al escucharla. Así, visualizar tareas aumenta la productividad, ya que te hace consciente de cuántas tareas hay por hacer y te motiva a completar una tarea tras otra.
El segundo principio se refiere a limitar el trabajo en progreso. Según John Little, un científico del MIT, trabajamos más lentamente si intentamos completar varias tareas a la vez – y somos más productivos cuando nos enfocamos en completar un deber, y luego pasamos al siguiente. Se cree que cada empleado debe tener un máximo de tres tareas; cuando superas esto, pueden surgir problemas de rendimiento o cuellos de botella. En los negocios, el multitasking se considera una ilusión, como lo confirman varios estudios, incluidos los realizados por investigadores de la Universidad Estatal de Kansas.
La esencia del tercer principio se puede encontrar en un estudio holandés que mostró que la observación por sí sola puede ser una fuerza impulsora para cambiar el comportamiento humano. El estudio, realizado en hogares, encontró que las familias con medidores de electricidad altamente visibles usaban un 30 por ciento menos de electricidad que sus vecinos cuyos medidores estaban fuera de la vista. Los investigadores dicen que estas familias recibieron retroalimentación visual sobre la base de la cual hicieron cambios en su comportamiento – los tableros Kanban funcionan de la misma manera. Ayudan a visualizar tu flujo de trabajo y mejorar los procesos.
Como puedes ver, los resultados logrados por Toyota y la investigación sobre el comportamiento humano mencionada anteriormente, muestran que el uso de tableros Kanban ayuda a aumentar la eficiencia. El método Kanban ha tenido éxito para los miembros del equipo que provienen de diferentes áreas de negocio.
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Como Gerente de Proyectos, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo presión de tiempo la convierten en la mejor persona para hacer realidad proyectos complicados.
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