La fase de iniciación del proyecto comienza con una idea para un emprendimiento. Sin embargo, termina con una decisión vinculante para iniciar el proyecto. Antes de que llegue el momento de planificar el presupuesto, seleccionar el método de implementación y la composición del equipo, el Gerente de Proyecto prepara un esquema de la visión y el objetivo del proyecto. Entonces, ¿qué necesita atención especial durante la fase de iniciación?
La fase de iniciación del proyecto ocurre solo una vez, independientemente del método de implementación. Su propósito es definir de qué trata el proyecto. También es el mejor momento para abandonar un proyecto si hay serias dudas sobre su posibilidad de finalización. En esta etapa temprana, la organización no incurrirá en grandes costos, mientras que es relativamente fácil para el Gerente de Proyecto separarse de un proyecto aún esbozado. Sin embargo, si un nuevo proyecto parece prometedor, ¿qué vale la pena tener en cuenta durante su fase de iniciación?
Después de los primeros arreglos, es hora de hacer un estudio de viabilidad y un acta del proyecto. El primer documento determinará las posibilidades de éxito de nuestro emprendimiento. Mientras que en el segundo, el Gerente de Proyecto escribirá un marco esbozado para el emprendimiento. Aunque aún carezca de detalles, son estos dos documentos los que servirán para convencer a las partes interesadas de que el nuevo proyecto vale la pena seguirlo.
Pero, ¿quién necesita ser convencido? Esto también se determina en la fase de iniciación del proyecto, donde se elabora el registro de partes interesadas. Esta es una lista de personas directamente relacionadas con el proyecto, es decir, representantes del cliente, de la junta directiva de la organización o contratistas potenciales, entre otros. Sin embargo, las partes interesadas pueden incluir personas que se verán afectadas indirectamente por la implementación de nuestro proyecto. Estos podrían ser, por ejemplo, los residentes de la calle donde realizaremos el trabajo, o los empleados del departamento de atención al cliente donde implementaremos la automatización. No estarán involucrados en el proyecto, pero nuestras acciones cambiarán su entorno de vida o trabajo.
Pero, ¿quién está involucrado en la preparación de los planes para el nuevo emprendimiento? El Gerente de Proyecto es el principal responsable de ellos. Él o ella establece contacto con las personas que supervisarán la ejecución del proyecto y establece con ellas, entre otras cosas, cuestiones como:
Si más personas en la junta estarán involucradas en el proyecto, a veces se lleva a cabo una reunión llamada reunión de iniciación para este propósito. Generalmente tiene lugar cuando el Gerente de Proyecto ya ha terminado de trabajar en las primeras versiones de los documentos de los que hablamos anteriormente:
La forma más fácil de indicar la diferencia entre la iniciación del proyecto y la planificación es hacer las preguntas clave que deben ser respondidas en ambas etapas. Su comparación se muestra en la tabla a continuación:
| FASE DE INICIACIÓN | FASE DE PLANIFICACIÓN |
|---|---|
| ¿Cuál es la visión del proyecto? | ¿Cuál es la fecha de inicio del proyecto? |
| ¿Cuál es el objetivo del proyecto? | ¿Cuándo vamos a realizar el primer hito? |
| ¿Qué cambiará la implementación del proyecto en la organización o en el cliente? | ¿Qué miembro del equipo será responsable de la gestión del cambio? |
| ¿Será rentable implementar el proyecto? | ¿Cuánto del presupuesto debe asignarse para pruebas? |
| ¿Qué tan alto es el riesgo de fracaso del proyecto? | ¿El aumento del riesgo durante la Tarea A pone en peligro la ejecución de la Tarea B? |
La planificación es más detallada – tiende a responder preguntas sobre cómo hacer algo, así como hechos sobre el cronograma de implementación y el presupuesto. La iniciación, por otro lado, se centra en preguntas sobre el propósito y significado general, así como en la viabilidad del proyecto en su conjunto.
Aunque la planificación a menudo ocurre simultáneamente dentro de la fase de iniciación y antes de que el proyecto se lance formalmente, estas dos áreas del proyecto tienen un alcance diferente. La etapa de planificación puede repetirse muchas veces durante el proyecto. Esto se debe a que se refiere a cómo y en qué orden ocurren tareas específicas y los objetivos que llevan a la consecución del objetivo del proyecto se implementan. La etapa de iniciación, por otro lado, se centra en definir el objetivo del proyecto y evaluar si su implementación es posible y sensata en absoluto. Si es así, parte de esa etapa también incluye convencer a las partes interesadas clave.
En la fase de iniciación del proyecto, pregúntate repetidamente la pregunta más fundamental: ¿tiene sentido implementar este proyecto? Después de todo, una vez dada, la respuesta final completará y cerrará, por así decirlo, la etapa de iniciación. Esto determinará la dirección y el alcance del trabajo del equipo del proyecto durante toda la duración de las actividades planificadas.
Para tomar la decisión correcta, vale la pena dedicar energía a preparar diligentemente documentos y establecer una forma clara de gestionar el nuevo proyecto. Estas inversiones seguramente darán sus frutos en las siguientes etapas de su implementación.
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Como Gerente de Proyectos, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo presión de tiempo la convierten en la mejor persona para hacer realidad proyectos complicados.
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