La visión de un proyecto define las suposiciones más generales del proyecto. Es la respuesta no solo a la pregunta de qué queremos hacer, sino, más importante aún, por qué queremos llevarlo a cabo.
Una visión no es solo una descripción que afecta la imaginación del estado futuro que se logrará como resultado de un proyecto: “Entraremos en el mercado estadounidense con nuestro nuevo producto,” o “Proporcionaremos una gran diversión para cien personas en un evento corporativo.” La visión de un proyecto también es una poderosa herramienta motivacional. Esto se debe a que sirve para dar sentido a todo el esfuerzo y es una representación de lo que queremos lograr.
Por el ejemplo de un evento corporativo – una persona que pregunta sobre los términos, el tiempo y el precio de alquilar un salón en la quinta o décima ubicación puede hacerlo con convicción precisamente porque está acompañada de una visión concreta. Una imagen de para qué sirven todos estos esfuerzos.
La visión debe ser concisa, realista y atractiva. Lo suficientemente clara como para familiarizarse fácilmente con ella y recordarla bien, ya que si la visión es convincente depende no solo del compromiso del equipo del proyecto con ella, sino también de convencer a las partes interesadas de que el proyecto vale la pena comenzar.
La visión se crea durante la fase de inicio del proyecto para que todas las partes interesadas sepan de qué se trata todo el proyecto. Por lo tanto, incluso antes de que comiencen las actividades de planificación e implementación del proyecto, una tarea muy importante es aclarar la visión. Consiste en los siguientes pasos:
Estos son los pasos que hacen de un proyecto un esfuerzo tangible y significativo con un marco definido. Con una visión, ya es posible a nivel conceptual determinar si una actividad se ajusta a las suposiciones y el alcance general del proyecto.
Las declaraciones de visión del proyecto, o declaraciones de visión del proyecto, podrían leerse de la siguiente manera: “Lanzaremos una aplicación para jóvenes que ofrecerá descuentos en cultura a cambio de reseñas de lugares y eventos.” o “Diseñaremos un proceso de incorporación para que los nuevos empleados puedan comenzar a trabajar rápidamente y tengan menos probabilidades de renunciar después de su período de prueba.”
Así, estas son descripciones sustanciales y generales del proyecto que definen su propósito y motivan al equipo a participar en las tareas. Sin embargo, no contienen ni la forma de lograr ese propósito ni los detalles de las soluciones técnicas. En otras palabras, la visión del proyecto se refiere a las actividades diarias del equipo del proyecto, pero no determina qué tareas o qué producto o servicio específico resultará. Por eso, la visión debe permanecer:
Por definición, la visión del proyecto debe consistir en una sola oración. Su formulación puede venir en una forma más larga, que la documentación del proyecto puede incluir. La documentación contiene una justificación para cada área de implementación del proyecto, pero el punto de partida para su creación siempre es una frase clave.
¿Cómo formulas las justificaciones para tu proyecto? En primer lugar, debes responder las siguientes preguntas:
Una visión de proyecto bien formulada es clara y general suficiente para permanecer sin cambios a lo largo de la vida del proyecto. Las modificaciones realizadas al proyecto generalmente no afectan la forma y relevancia de la visión.
Sin embargo, la visión del proyecto está conectada a la visión más amplia de la organización. La visión de la organización define sus objetivos actuales y futuros, su misión y valores. Así, la visión del proyecto se referirá a los mismos valores, público objetivo y características que diferencian las actividades de la organización de sus competidores. Por ejemplo, la visión de la organización formulada:
“Apoyar la cultura creando aplicaciones para fomentar la participación de los jóvenes en eventos”.
se ajusta a la visión del proyecto:
“Lanzaremos una aplicación para jóvenes que ofrecerá entradas gratuitas para conciertos a cambio de reseñas de lugares y eventos.”
La visión de un proyecto está relacionada con las expectativas que asociamos con su implementación. Es una descripción general del propósito del proyecto que inspira y motiva al equipo del proyecto a actuar. Sobre todo, debe ser concisa y convincente. Es gracias a la visión que no perderemos de vista el significado detrás de las – a menudo arduas – tareas que conducen al proyecto.
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Como Gerente de Proyectos, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo presión de tiempo la convierten en la mejor persona para hacer realidad proyectos complicados.
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