Cualquiera que establezca un negocio, tarde o temprano tendrá que emitir facturas por bienes y servicios vendidos. ¿Qué debe incluir una factura? Dado que es un documento oficial, su contenido está estrictamente regulado por la ley. Usando los consejos proporcionados aquí, sin duda podrás emitir facturas correctamente.
¿Qué debe incluir una factura? Si deseas emitir una factura, entonces la palabra “factura” debe aparecer en ella. Esto te indica que es un documento oficial que confirma la venta de bienes o servicios. Esta palabra distingue la factura de otros documentos utilizados en las empresas, como un formulario de entrega de almacén o una oferta comercial, que también pueden contener algunos elementos típicos de las facturas.
Cada factura debe tener su propio número único. Los números deben asignarse secuencialmente y no debe haber interrupciones en la secuencia. Para facilitarlo, puedes usar varias series de números de factura. Esto es útil especialmente en grandes empresas. Cada serie puede tener su propia numeración y aplicarse a ventas de diferentes almacenes y plataformas comerciales. Gracias a agrupar tus facturas, te resultará más fácil identificar las fuentes de ingresos de tu empresa.
En la factura necesitas proporcionar detalles que te identifiquen como vendedor. Dependiendo del tipo de negocio, esto podría ser tu nombre o el nombre completo de tu empresa. Aquí también incluyes tu dirección de correo comercial y tu número de identificación fiscal.
La factura debe identificar claramente a quién le vendiste tus bienes o servicios. En este lugar, pones un conjunto de datos similar al de tu empresa. Si el comprador es una persona privada, generalmente no necesitas emitir la factura. Sin embargo, podrías tener que crear dicho documento a solicitud del comprador. En tal caso, será suficiente ingresar el nombre y apellido del comprador en el espacio destinado a los datos del comprador.
Tienes un plazo específico para emitir la factura. ¿Cómo sabes cuándo emitirla? Esto lo determinan las regulaciones fiscales. Dado que las facturas se utilizan, entre otras cosas, para calcular los impuestos a pagar, no puedes esperar demasiado para emitirlas. ¿Por qué? Las facturas emitidas después de la fecha límite pueden considerarse como evasión fiscal deliberada. Si no quieres perderte, pregunta a tu contador o utiliza una herramienta que te informe cuánto tiempo tienes para emitir tu factura.
¿Qué debe incluir una factura? También debes especificar la fecha de suministro de bienes o servicios en tu factura. Esto suele ser una fecha específica, pero para algunos servicios puede ser el mes en que se prestó el servicio. Si cobras a tus clientes por adelantado, la fecha de suministro puede referirse a la fecha de entrega programada de bienes o servicios y colocarse en el futuro.
Las facturas deben describir con precisión lo que vendiste. Esto se aplica tanto a bienes como a servicios. En el caso de bienes, es un poco más fácil ya que puedes proporcionar, por ejemplo, el número EAN (Número de Artículo Europeo) o el número GTIN (Número de Artículo Comercial Global). Al vender servicios, también debes especificar de qué trata el servicio, para que no haya duda de que lo prestaste.
Tu factura debe contener el precio y la cantidad de cada producto o servicio prestado. Si el cliente compró más de un artículo de bienes o servicios, debes especificar su valor. ¿Cómo hacerlo? Simplemente multiplica el número de piezas compradas por su precio.
Este es sin duda uno de tus elementos favoritos en la factura. Determina cuánto dinero recibirás por los bienes y servicios vendidos. Ten en cuenta que esto debe ser un resumen preciso de los precios de cada artículo. No hay lugar para un error aquí. Un monto total ingresado incorrectamente requerirá una corrección, lo que probablemente retrasará el pago del comprador.
Aquí es donde estableces la fecha en la que tu cliente debe pagar por los bienes y servicios que compró. Gracias a esto, sabes cuándo puedes esperar el pago. Obviamente, puede suceder que tu contratista pague mucho antes. Sin embargo, los clientes a veces no cumplen con los plazos de pago acordados. Dado que la factura es un documento legal, al establecer la fecha de vencimiento, puedes tomar medidas legales que te permitan obtener el pago adeudado.
¿Qué debe incluir una factura? Al emitir facturas, también necesitas indicar qué métodos de pago aceptas. Hay una variedad de métodos de pago populares disponibles para los propietarios de negocios: efectivo, contra reembolso, transferencias bancarias, PayPal, etc.
Si el IVA es aplicable en el país donde operas tu negocio, entonces las tasas y montos del IVA deben incluirse en la factura. Sin embargo, hay algunas excepciones ya que algunas empresas están exentas de pagar IVA. En tal caso, no tienes que preocuparte por las tasas impositivas. La situación puede verse diferente si vendes bienes y servicios en el extranjero. Entonces, incluso si tu negocio está registrado en un país donde el IVA no es aplicable o estás exento de IVA, aún puedes tener que cobrar IVA en transacciones extranjeras.
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