Fuentes y áreas de cambio en el proyecto | #47 Introducción a la gestión de proyectos

El índice de términos al final del libro PMBOK contiene hasta 22 entradas para el cambio de proyecto. Estas van desde el costo y la cultura del cambio en las organizaciones hasta las solicitudes de cambio. ¿Qué hace que el cambio sea tan esencial en los proyectos y cómo lidiar con él? ¿Qué es la gestión del cambio?

Gestión del cambio – tabla de contenido:

1. Introducción
2. ¿Qué son el cambio y la gestión del cambio?
3. Áreas de cambio en el proyecto
4. Cambios durante la planificación del proyecto
5. Cambios durante la implementación del proyecto
6. Fuentes de cambios en el proyecto
7. Externo
8. Interno
9. Resumen

Introducción

El cambio durante un proyecto es casi inevitable, sin embargo, muchas organizaciones aún parecen pasar por alto tal obviedad. A pesar de su duración, ya sea de tres meses, un año o tres, cada proyecto contiene factores de riesgo que pueden resultar en que el Gerente de Proyecto renegocie su ejecución con las partes interesadas. Si, por otro lado, el equipo del proyecto aprende lecciones de manera continua de las tareas en cuestión, también pueden ocurrir mejoras y cambios en la organización del trabajo como resultado de una mejor comprensión de los requisitos de las partes interesadas.

¿Qué son el cambio y la gestión del cambio?

PMBOK define el cambio como:

“Una modificación a cualquier entregable formalmente controlado, componente del plan de gestión del proyecto, documento del proyecto.”

Esto puede incluir modificaciones respecto a:

• el objetivo del proyecto,
• prioridades,
• cronograma,
• hitos del proyecto, o
• división del trabajo en el equipo del proyecto.

La gestión del cambio, por otro lado, se define como:

“Un enfoque integral, cíclico y estructurado para la transición de individuos, grupos y organizaciones de un estado actual a un estado futuro con beneficios comerciales previstos.”

Pero, ¿en qué áreas del proyecto debería prestar más atención un Gerente de Proyecto para prepararse para la gestión del cambio?

Áreas de cambio en el proyecto

Los cambios en un proyecto pueden ocurrir en cualquier etapa de su ciclo de vida, pero deberías prestar más atención a aquellos que ocurren durante la fase de planificación y la implementación del proyecto.

Cambios durante la planificación del proyecto

Según el PMBOK, en la etapa de planificación, el equipo del proyecto junto con el Gerente de Proyecto debe preparar un esquema del proceso para adaptar las actividades actuales a los cambios y desarrollos emergentes. En otras palabras, deben idear cómo implementarlo. Esto puede incluir:

• alteraciones en el flujo de trabajo,
• remodelación de las prioridades de las tareas incluidas en el backlog, e incluso una proyección para resoluciones tan radicales como
• redefinir el objetivo principal del proyecto

Cambios durante la implementación del proyecto

Los cambios que ocurren durante la fase de implementación del proyecto deben seguir la metodología adoptada, respectivamente:

• Cascada – los ajustes requieren un proceso de aprobación formal y enmiendas a la documentación del proyecto,
• Ágil – son una parte natural del proceso y se introducen de manera continua actualizando el backlog y ajustando las actividades del equipo,
• Scrum – como una de las metodologías Ágiles, Scrum también asume que las transformaciones son inevitables. Pero antes de tomar medidas, el equipo debe cumplir con los objetivos del Sprint que comenzó,
• Prince2 – aquí el plan del proyecto debe definirse cuidadosamente desde el principio y los cambios minimizados por diseño. Sin embargo, si tienes que hacer transiciones, asegúrate de documentar adecuadamente y consultar a las partes interesadas.

El Gerente de Proyecto debe reconocer que todos los ajustes afectarán otros elementos del proyecto, a veces de manera impredecible. Por ejemplo, la introducción de una solución técnica que facilita una tarea puede complicar significativamente la ejecución de otra, aumentando así los costos, cambiando el alcance del trabajo y, en última instancia, afectando la calidad de la ejecución.

Fuentes de cambios en el proyecto

Cuando la dinámica del entorno empresarial y la innovación proyectada aumentan, las modificaciones pueden alterar casi cada esfera de la ejecución de tareas. Sus fuentes se dividen en dos categorías principales:

• Externo – proveniente de fuera del equipo del proyecto, y
• Interno – resultante de procesos que ocurren durante la implementación de tareas específicas.

Externo

Las fuentes externas más comunes de cambios en el diseño son:

1. Cambios en los requisitos del cliente. Los requisitos del cliente son un componente clave de cualquier proyecto. Pueden cambiar debido a desarrollos en el entorno empresarial, la aparición de nuevas necesidades o la competencia. Cuando los requisitos del cliente cambian, el Gerente de Proyecto debe analizar cuidadosamente cómo puede influir en el proyecto y si es posible hacer ajustes sin comprometer la calidad, el tiempo o el costo. Por ejemplo, si el cliente decide remodelar los requisitos de la interfaz de usuario, puede reestructurar la estructura del código, lo que a su vez podría reorganizar el cronograma y aumentar los costos.
2. Cortes presupuestarios. Las reducciones presupuestarias pueden resultar de la difícil situación financiera de la organización, un cambio en las prioridades o la aparición de nuevos proyectos. En el caso de recortes presupuestarios, el Gerente de Proyecto debe intentar alcanzar los objetivos con menos costo. Esto puede significar:

• reducción en el alcance del trabajo,
• acortamiento del cronograma,
• reducción de personal,
• uso de subcontratación, o
• otros usos de los recursos existentes de la organización.

Cambios en el entorno empresarial. Las modificaciones introducidas en la legislación, la aparición de nuevas tendencias o la conversión de competidores pueden afectar el objetivo del proyecto o los requisitos del cliente. En caso de tales cambios difíciles de predecir, el Gerente de Proyecto debe establecer contramedidas para minimizar el impacto del cambio en el proyecto y mejorar el logro de los objetivos.

Interno

Los cambios internos se deben a factores relacionados con la tarea. Los más significativos incluyen:

1. Aprendizaje de los miembros del equipo. Los cambios internos en un proyecto pueden surgir del proceso de adquisición de nuevos conocimientos por parte de los miembros del equipo. Cuanto más experimentado sea el equipo, más probable es que desarrolle habilidades que les permitan desempeñarse mejor.

Un ejemplo es cuando un programador se da cuenta de que su código no es muy legible y decide explorar la escritura de uno limpio. Eventualmente, puede proponer modificaciones que afecten positivamente la calidad del proyecto.

2. Una mejor comprensión de los requisitos del cliente y las especificaciones del producto. Durante el proyecto, la comprensión del equipo sobre las expectativas del usuario puede expandirse. Esto puede resultar en un deseo de alterar el alcance del trabajo o adaptar la tecnología para satisfacer las necesidades identificadas del cliente. Por ejemplo, después de realizar encuestas a los usuarios, el equipo del proyecto puede decidir introducir nuevas funcionalidades que han sido solicitadas por las personas encuestadas.
3. Cambiar la organización del trabajo después de aprender del flujo de trabajo actual. Como resultado de adquirir nuevos conocimientos, pueden surgir ideas para mejorar procesos, introducir soluciones innovadoras o modificar el cronograma. Al analizar el flujo de trabajo actual, el equipo del proyecto puede identificar errores así como posibles mejoras, y luego hacer enmiendas para acelerar el trabajo. Por ejemplo, pueden encontrar una herramienta de gestión de proyectos diferente más adecuada para agilizar procesos y aumentar la productividad.

Resumen

La gestión del cambio es crítica para el éxito del proyecto. Las alteraciones del proyecto son inevitables y provienen de fuentes tanto externas como internas. Dependiendo de la etapa del ciclo de vida del proyecto, deberías idear un plan apropiado para adaptar las actividades actuales a los cambios emergentes. La gestión del cambio requiere un proceso efectivo de comunicación y coordinación a través del equipo del proyecto y con las partes interesadas. Por lo tanto, el Gerente de Proyecto tiene un duro desafío: permanecer flexible y abierto al cambio, pero al mismo tiempo mantener el control para evitar efectos negativos en el proyecto.

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