Ejecución del proyecto | #20 Introducción a la gestión de proyectos

La ejecución del proyecto es la implementación de tareas que conduce al logro del objetivo previsto. Por lo tanto, el ámbito de la ejecución del proyecto incluye más que solo realizar tareas diarias. También implica crear procesos, gestionar los recursos de la empresa y trabajar para construir un entorno abierto e inclusivo que fomente la colaboración y el aprendizaje.

Ejecución del proyecto – tabla de contenido:

1. Introducción
2. Ámbito de la ejecución del proyecto
3. Gestión de procesos en la ejecución del proyecto
4. Retrospectiva, aprendizaje y mejora
5. Resumen

Introducción

El ámbito de la ejecución es una de las ocho áreas principales donde se llevan a cabo las actividades del proyecto. No es solo una etapa que sigue a la planificación de tareas. Más bien, el ámbito de la ejecución define todo el trabajo que se realiza durante el proyecto.

Ámbito de la ejecución del proyecto

La ejecución del proyecto es principalmente una larga lista de tareas realizadas por cada miembro del equipo del proyecto. Estas se seleccionan de una lista de tareas preparada por el Gerente de Proyecto, organizadas por prioridad y generalmente publicadas en un tablero Kanban.

Entre las tareas que pertenecen al ámbito de la ejecución del proyecto, encontraremos tanto actividades cíclicas recurrentes relacionadas, por ejemplo, con actualizaciones de software, como eventos únicos, como diseñar un logotipo para una aplicación.

El ámbito de la ejecución del proyecto consiste en actividades relacionadas con:

• Realización de tareas diarias,
• Desarrollo de nuevas tareas,
• Realización de cambios en tareas ya realizadas y planificadas para ejecución,
• Creación de procesos eficientes,
• Comunicación con los interesados,
• Gestión de materiales, equipos, datos y otros recursos de la empresa,
• Preparación de documentos necesarios para la implementación del proyecto,
• Observación de cambios dentro y fuera de la organización que puedan afectar la implementación del proyecto,
• Aprendizaje continuo y corrección de acciones.

Examinaremos más de cerca qué papel juega la gestión de procesos y el aprendizaje en la implementación del proyecto, y dónde se encuentran más cercanamente los ámbitos de monitoreo e implementación del proyecto.

Gestión de procesos en la ejecución del proyecto

Para que la gestión de procesos del proyecto cumpla su propósito y no se convierta en una burocracia innecesaria, debe provenir de la práctica. Por lo tanto, su desarrollo suele ser compartido entre el Gerente de Proyecto y el equipo del proyecto. En este enfoque, cada proceso interno, también llamado proceso técnico o de producción, está simultáneamente determinado por dos ejes:

• La etapa de implementación de la tarea
• El flujo de trabajo respecto a una tarea específica

Etapas de la ejecución de tareas

Las etapas de la ejecución de una tarea están determinadas por lo que se llaman puertas, es decir, criterios que una tarea debe cumplir para avanzar a la siguiente etapa. El estado de una tarea dada puede cambiar de la siguiente manera:

• destinada a ejecución – es decir, colocada por el Gerente de Proyecto en la lista de tareas,
• en implementación – es decir, seleccionada para ejecución por uno de los miembros del equipo del proyecto,
• probada – la tarea ha sido completada y entregada a otra persona que prueba la corrección y calidad de su ejecución; si las pruebas fallan, la tarea regresa a la etapa anterior,
• pendiente de publicación – la tarea ha pasado las pruebas y ha sido aprobada para publicación, producción o transferencia al cliente, dependiendo del tipo de proyecto en curso,
• terminada – todo el trabajo ha sido realizado y el resultado ha sido aprobado como terminado.

El número de estados se ajusta según las necesidades del equipo del proyecto y las especificidades de las tareas en progreso. A su vez, la versión mínima utilizada a menudo es la de tres tomada de tableros Kanban clásicos que definen la tarea como “por completar”, “en progreso” y “listo”.

Flujo de trabajo

El flujo de trabajo se refiere a los pasos necesarios para una tarea y quién la está completando en un momento dado. Por lo tanto, define la responsabilidad de completar la tarea. El flujo de trabajo también indica qué acción debe tomarse para que la tarea avance a la siguiente etapa de ejecución.

Consideremos cómo podría verse el flujo de trabajo de una tarea: “publicar una publicación en LinkedIn sobre la finalización del proyecto”. Se trata de cambiar su estado de “en progreso” a “completado”. Su flujo de trabajo podría verse de la siguiente manera:

• Elegir el tema de la publicación y el contenido de la publicación – la persona responsable es un especialista en marketing en redes sociales, que delega la tarea al redactor y al diseñador gráfico,
• Preparación del texto – la tarea es realizada por un freelancer que se especializa en redacción de textos,
• Desarrollo de gráficos – un diseñador gráfico prepara visuales siguiendo la marca de la empresa,
• Control de calidad – evaluación por un especialista en marketing y posibles correcciones o aprobación para publicación,
• Publicación – la decisión sobre el momento de la publicación es tomada por la persona que gestiona el calendario de publicaciones.

Optimización de procesos

Otra parte importante de la gestión de procesos en la ejecución del proyecto es la optimización de procesos. Implica monitorear y reorganizar el proceso si no está funcionando sin problemas. Se centra principalmente en eliminar cuellos de botella – es decir, momentos en los que una persona es responsable de más tareas de las que puede completar, mientras que otros miembros del equipo esperan inactivos hasta que él o ella termine. Los cuellos de botella también pueden estar relacionados con el rendimiento de las máquinas o el tiempo de ejecución o entrega de componentes por parte de un proveedor externo.

Retrospectiva, aprendizaje y mejora

Valorar el aprendizaje y crear un entorno inclusivo que apoye la comunicación y la ayuda mutua conduce a grandes resultados en la gestión de proyectos. Por lo tanto, durante las reuniones con el equipo, vale la pena prestar especial atención a:

• las mejores tareas completadas y celebrar los éxitos,
• el incumplimiento de tareas sin culpar a los miembros del equipo,
• reflexionar sobre cómo trabajar y cooperar como equipo.

Mejorar juntos y aprender de los éxitos y fracasos es la mejor manera de desarrollar las mejores prácticas en la finalización de tareas. Por otro lado, reflexionar sobre la forma de trabajar, la motivación, las herramientas utilizadas e incluso la división de roles en el equipo conduce a una mejora en la efectividad general del equipo. Por eso es tan importante tener reuniones regulares dedicadas no solo a resúmenes del trabajo realizado, sino también a retrospectivas.

Esto se debe a que parte del conocimiento adquirido puede ser utilizado de inmediato. De esta manera, el equipo acelera la finalización de tareas y profundiza en la cooperación. Los miembros del equipo del proyecto aprenden unos de otros mejores y mejores métodos de finalización de tareas y mejoran la cooperación.

Resumen

El ámbito de la ejecución del proyecto requiere que el Gerente de Proyecto diseñe procesos, supervise los procesos en curso, los observe simultáneamente y los mejore gradualmente. El ámbito de ejecución también incluye todas las tareas realizadas por el equipo del proyecto que conducen progresivamente a la realización del objetivo del proyecto.

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