Estructura de desglose del trabajo – ¿cómo delegar efectivamente el trabajo en un proyecto? | #30 Introducción a la gestión de proyectos

Durante la planificación del proyecto, el Gerente de Proyecto decide cómo asignar objetivos, qué tareas completar, así como cuándo y qué especialistas incluir. Al hacerlo, crea la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT).

Estructura de desglose del trabajo – tabla de contenido:

1. Introducción
2. Estructura de Desglose del Trabajo
3. Responsabilidad en el equipo (Propiedad del Equipo/Colectiva)
4. Resumen

Introducción

Una estructura de desglose del trabajo (EDT) adecuadamente concebida se traduce en un flujo de trabajo fluido en el equipo. Cada persona involucrada sabrá el propósito de realizar ciertas tareas, de quién recibirá asignaciones y a quién debe pasarlas. Facilitará identificar quién está sobrecargado de trabajo, porque, por ejemplo, tres miembros del equipo necesitan ayuda de una persona simultáneamente. Así, la EDT permite optimizar el proceso de trabajo ya en la etapa de planificación. Esto proporciona un aspecto muy importante del trabajo en proyecto: la responsabilidad del equipo por la finalización de las tareas. Pero, ¿cómo planificar la mejor estructura de trabajo para el proyecto?

Estructura de Desglose del Trabajo

La estructura de la división del trabajo se visualiza generalmente empleando un árbol, en el cual se marcan las fases del ciclo de vida del proyecto divididas en objetivos cada vez más detallados. Esto facilita planificar la duración de las tareas y el costo de completarlas, así como distribuir adecuadamente las responsabilidades entre los miembros del equipo.

Al hacerlo, recuerda que la EDT especifica qué implementar, pero no responde a la pregunta de “cómo”. También vale la pena señalar el principio de limitar el nivel de detalle. Depende del tipo y los requisitos formales del proyecto. Se requiere un nivel diferente de planificación para la producción de equipos médicos o reactivos químicos, y otro para la organización de eventos o campañas de marketing.

La estructura de desglose del trabajo se define en el PMBOK de la siguiente manera:

“Una descomposición jerárquica del alcance total de trabajo a realizar por el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos.”

La palabra “total” es muy importante aquí, y la “regla del 100%” está relacionada con ello. Esto se debe a que una EDT bien elaborada tiene en cuenta todos los objetivos del proyecto: exactamente todo lo que se debe lograr. Incluyendo la gestión del proyecto en sí. En otras palabras, al leer las tareas desde el nivel más bajo del árbol, enumeramos todos los componentes del nivel superior. Este es un principio que es muy difícil de seguir en la práctica. Sin embargo, a menudo se cita como una herramienta efectiva para prevenir lo que se llama el deslizamiento del alcance. Especificar todo lo que se debe lograr impide la adición de nuevas tareas que no encajan en los objetivos predefinidos del proyecto.

Responsabilidad en el equipo

Las tareas realizadas por el equipo son parte de un objetivo final creado por un esfuerzo conjunto. Sin embargo, en muchas empresas y proyectos, la visibilidad o incluso la existencia de este objetivo no es obvia. Por lo tanto, una estructura de tareas bien planificada y un flujo de trabajo que sea claro para el equipo del proyecto es la base para construir responsabilidad colectiva.

Construir un sentido de propiedad del equipo (Propiedad del Equipo/Colectiva) permite a los miembros del equipo comprender mejor los objetivos del proyecto y cómo el trabajo realizado contribuye a alcanzar esos objetivos. Esto aumenta la motivación y el compromiso y mejora el rendimiento del equipo. El compromiso con el proyecto más grande y su finalización exitosa también se traduce en lealtad de los empleados hacia la empresa y un buen ambiente. En otras palabras, un sentido de responsabilidad dentro del equipo puede contribuir a mejores resultados comerciales para la empresa en su conjunto.

Resumen

La tarea de delegar en un proyecto es una tarea para un Gerente de Proyecto al planificar para lograr efectivamente los objetivos. Primero, la EDT ayuda a organizar el alcance del proyecto: aislar grupos de tareas similares, notar las dependencias entre ellas, lo que determinará el orden en que se completarán, y también construir la responsabilidad del equipo por las tareas realizadas presentándolas en el contexto de objetivos más pequeños y más grandes perseguidos por la empresa.

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