La elección de los métodos de gestión de proyectos a menudo es impuesta por la organización, lo que no deja al Gerente de Proyecto libertad para planificar y enmarcar la implementación de las tareas incluidas en el proyecto. Sin embargo, a veces sucede que podemos elegir nosotros mismos los métodos de gestión de proyectos, o enriquecer las actividades con elementos tomados de otros métodos.
En el siguiente texto, continuamos nuestra presentación de métodos de gestión de proyectos y analizamos otra forma en que las organizaciones practican la implementación de proyectos.
Scrum es la forma más popular de gestión de equipos de proyectos ágiles. Según el informe 15º Anual del Estado de Agile de 2021, Scrum se utiliza ahora en el 66% de los proyectos. Aunque fue desarrollado para el desarrollo de software, rápidamente ha ganado popularidad entre equipos de otras especialidades. Es utilizado por departamentos de recursos humanos y marketing, financieros y diseñadores.
La principal ventaja de Scrum es la comunicación intensiva y la mejora continua de la cooperación del equipo y la maximización de la motivación y eficiencia del equipo. Funciona mejor para tareas únicas que requieren un enfoque innovador.
Por otro lado, entre las desventajas de Scrum se encuentran la terminología específica y la generalidad de los principios, que son más fáciles de aprender que de aplicar en la práctica. Así, uno debe prepararse para absorber una gran dosis de terminología, entender quiénes son el Scrum Master y el Product Owner, y de qué se trata un Sprint y su Retrospectiva. Sin embargo, los éxitos medibles logrados por los equipos gestionados con Scrum compensan estas pequeñas inconveniencias.
Según el informe del Estado de Agile mencionado anteriormente, el 7% de los equipos son gestionados utilizando Kanban. Es más adecuado que Scrum para tareas continuas y repetitivas que no necesitan ser planificadas en gran detalle. Por otro lado, su característica principal se refiere al enfoque en la puntualidad y calidad de los resultados entregados.
El trabajo del Gerente de Proyecto es crear una cola de tareas, de la cual cada miembro del equipo elige las que realizará primero. La mayor ventaja de Kanban es la clara visualización del estado del proyecto. Es de los tableros Kanban que Kanban obtuvo su nombre. Dividen las tareas en una cola de trabajo por hacer, aquellas en progreso y las ya completadas.
Fuente: tablero Kanban de una herramienta de gestión de proyectos gratuita: www.firmbee.com
Scrumban, utilizado por el 10% de los equipos, es una combinación de Scrum y Kanban en más que solo en nombre. Comúnmente, las empresas que combinan la creación de productos innovadores con la provisión de servicios repetibles a los clientes lo aplican.
Tiene la ventaja de reducir la cantidad de tiempo necesario para la comunicación del equipo. Scrumban utiliza los principios de Scrum para enfatizar el valor de mejorar el proceso de trabajo y ajustar constantemente la dirección del trabajo para satisfacer los requisitos del cliente. Por otro lado, utiliza tableros Kanban, lo que reduce la cantidad de tiempo necesario para discutir los requisitos y resultados del trabajo. Como resultado, las reuniones de seguimiento se llevan a cabo cada 3 o incluso 12 meses.
XP es una de las metodologías ágiles para implementar proyectos de TI con un alto riesgo de fracaso. La característica del manejo de proyectos en el espíritu de XP es la máxima flexibilidad y no planificar más allá de lo necesario. La premisa básica de la programación extrema, por otro lado, es mejorar la calidad del software desarrollado y la calidad de vida de las personas que lo desarrollan.
La ventaja de XP es el contacto constante del equipo con el cliente y el control continuo sobre los resultados creados, que se logra trabajando en parejas. Una persona realiza las tareas asignadas, mientras que la otra observa su trabajo haciendo preguntas adicionales y corrigiendo errores si es necesario. Por otro lado, entre las desventajas de la programación extrema está, primero, que es muy exigente para el cliente, quien debe estar constantemente disponible para el equipo de programación.
La gestión Lean se originó justo después de la Segunda Guerra Mundial, basada en prácticas de gestión de proyectos desarrolladas por Toyota. Sin embargo, solo ganó popularidad en Occidente en los años 90 después de la publicación del libro “La máquina que cambió el mundo”. El objetivo principal de “la gestión de proyectos lean” era reducir el desperdicio, es decir, hacer el mejor uso del tiempo y los recursos de una empresa.
La implementación exitosa de Lean reducirá significativamente el costo de las operaciones, mejorará la eficiencia, así como la calidad de los productos y servicios. Hoy en día, se utiliza principalmente para gestionar la producción, y recientemente se ha aplicado cada vez más para reducir el impacto negativo de la producción en el medio ambiente.
El nombre Prince2 se refiere al método de gestión de proyectos y certificación para la metodología Proyectos en Entornos Controlados. Se centra en la alta estandarización y repetibilidad de los proyectos. Por esta razón, se utiliza más a menudo en empresas que realizan tareas repetitivas. Permite una definición precisa del marco del proyecto y su eficiente estandarización.
El problema básico con Prince2 ha llegado incluso a su propia abreviatura – PINO, o Prince2 en Nombre Solo. Uno de sus defectos fundamentales es su tendencia a volverse cada vez más burocrático – celebrando reuniones improductivas y creando documentos que no sirven para nada excepto para fines administrativos.
Six Sigma se originó en Motorola, y es utilizado principalmente por grandes organizaciones involucradas en la fabricación. El objetivo principal de este método de gestión de proyectos es mejorar los procesos, mejorar la calidad y eliminar la frecuencia de defectos en los productos terminados. Se basa principalmente en el análisis de datos y estadísticas.
Six Sigma ha sido criticado por su bajo énfasis en la comunicación, como resultado de lo cual los cambios de gestión implementados son a menudo ineficaces y no producen los resultados esperados.
El Método del Camino Crítico (CPM) implica crear un modelo de proyecto que incluya los siguientes elementos:
CPM se trata, por lo tanto, de visualizar todo el proyecto y el camino hacia su finalización. Se utiliza a menudo para la planificación de proyectos y juega un papel similar al de un gráfico de Gantt en el método en cascada, o épicas en proyectos gestionados a través de metodologías ágiles.
El método de Gestión de Proyectos de Cadena Crítica (CCPM) es una modificación del método CPM que describimos anteriormente. El concepto clave aquí – cadena crítica – significa identificar la lista más larga de tareas interrelacionadas que deben completarse para finalizar el proyecto. El método CCPM se centra en la gestión de recursos y la priorización de tareas. Por lo tanto, establece tareas mucho más estrechas que metodologías como Scrum, Agile o el método en cascada (Waterfall).
Los métodos de gestión de proyectos son más a menudo desarrollados por practicantes. Por lo tanto, generalmente reflejan las necesidades de una organización específica y responden a desafíos que se conectan a un tipo específico de actividad – servicios o productos, proyectos repetitivos o únicos, gestión de recursos o personas. Por esta razón, es aconsejable familiarizarse con las metodologías de gestión de proyectos existentes y elegir conscientemente una o una combinación de ellas que satisfaga óptimamente las necesidades de la situación.
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Como Gerente de Proyectos, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo presión de tiempo la convierten en la mejor persona para hacer realidad proyectos complicados.
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