4 consejos simples para organizar tu vida laboral

¿Alguna vez te has sentido abrumado por la cantidad de responsabilidades en el trabajo? ¿Alguna vez has estado despierto por la noche debido a un estómago apretado y ansiedad por las tareas del día siguiente? ¿Alguna vez has mirado nerviosamente tu reloj de vez en cuando en el trabajo, deseando que el tiempo dejara de pasar tan rápido? Si es así, deberías buscar una solución para asegurarte de que tales situaciones negativas no vuelvan a ocurrir. Consulta nuestros 4 consejos simples para organizar tu vida laboral. Sigue leyendo.

Consejos para organizar tu vida laboral – índice:

1. Comienza con la planificación
2. Prioriza
3. Estima el tiempo
4. Controla tu progreso
5. Resumen

Comienza con la planificación

Crear listas de tareas y un horario (semanal, horario – dependiendo de tus necesidades) es sin duda una base de organización de la que simplemente no puedes prescindir. Si quieres mantenerte productivo y eficiente en el trabajo, debes planificar tu día. Así es como te moverás sin problemas de tarea en tarea sin perder tiempo.

Puedes planificar tu trabajo y crear tu horario diario en un planificador, calendario o software especial de gestión del tiempo, ¡la elección es tuya! Recuerda aplicar la regla 60:40: solo debes destinar el 60% de tu jornada laboral a actividades de alto valor, para que el 40% restante pueda ser asignado a emergencias, descansos o tareas de última hora.

Si un empleado considera que todas las tareas son importantes y urgentes, vivirá bajo un estrés constante y no podrá cumplir con la mayoría de sus deberes. Por esta razón, es crucial establecer prioridades adecuadamente y llevar a cabo las tareas según su importancia y urgencia.

Prioriza

Sin embargo, establecer tareas a realizar no es suficiente porque no resuelve el problema básico: por dónde deberías empezar. Por esta razón, como segundo paso hacia una mejor organización, mencionaremos la priorización, es decir, determinar cuáles tareas son más importantes y deben hacerse primero, y cuáles pueden esperar.

La matriz de Eisenhower te ayudará sin duda a priorizar. Según Eisenhower, las tareas se pueden dividir en cuatro grupos:

• importantes y urgentes – tareas que deben completarse lo antes posible (por ejemplo, una situación de emergencia, una fecha límite para entregar un proyecto externo),
• importantes, pero no urgentes – tareas que son estratégicamente importantes, pero que pueden realizarse en una fecha posterior (tales tareas son realizadas con gusto por la mayoría de los empleados),
• urgentes, pero no importantes – generalmente se refieren a proporcionar asistencia a otros en la realización de sus tareas (lo cual no es nuestra responsabilidad) y deberes no planificados,
• no importantes y no urgentes – estas son actividades que consumen tiempo y fomentan la procrastinación.

Otra cosa que te permitirá mejorar la organización de tu vida laboral es estimar cuánto tiempo te llevará completar una tarea determinada. ¿Cómo funcionará? Primero que nada, te motivará: querrás completar las primeras tareas en el tiempo asignado (o incluso más rápido) para realizar todo tu plan del día. En segundo lugar, te permitirá evaluar de manera realista cuántos deberes podrás completar en un día determinado. Puede resultar que la tarea más importante ocupe todo tu día y no haya espacio para completar otras tareas.

La técnica Pomodoro, un método de gestión del tiempo desarrollado por Francesco Cirillo a finales de la década de 1980, puede ser útil para estimar el tiempo y ceñirse a un plan. Consiste en trabajar en un modelo de 25:5 – 25 minutos para deberes, 5 minutos para descansar (repetido en ciclos sucesivos) – y te permite mantener el control, recordar tomar descansos y estar enfocado en la tarea en cuestión.

Controla tu progreso

El cuarto paso hacia una mejor organización de tu vida laboral es controlar el ritmo de cumplimiento de tareas y marcar elementos de tu lista de tareas. Esto es esencial para, primero, planificar el día siguiente, y segundo, verificar cuánto tiempo se gasta en una tarea particular y hacer modificaciones en el futuro (por ejemplo, examinar por qué pasamos tanto tiempo en algo que pensábamos que era fácil). Esto te permitirá minimizar distracciones y determinar los momentos en que trabajas mejor.

Resumen

El principio de Pareto dice que el 20% de tus esfuerzos produce el 80% de tus resultados. Esto se relaciona perfectamente con el lugar de trabajo, pero solo si te aseguras de que tu día esté bien organizado. Si deseas aumentar tu productividad, minimizar factores de estrés y sentirte mejor con las tareas que tienes por delante, no ignores la importancia de las técnicas que hemos mencionado. Planificar, priorizar, estimar y controlar: estas actividades no son difíciles de realizar y pueden traerte una serie de resultados positivos en términos de organizar tu vida laboral.

Lee también: El principio de Pareto – 1 gran regla para la productividad y la efectividad.

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