Una de las ramas más populares y en desarrollo dinámico del marketing es el marketing de eventos. Se ocupa de la organización de diversos eventos cuyo propósito es cumplir con los objetivos de la empresa. Hay varios tipos de eventos, y uno de ellos es un evento corporativo. ¿Qué es? ¿Cómo organizarlo bien? Lee el artículo para descubrir más sobre la planificación de eventos corporativos.
Un evento corporativo es un evento organizado por una empresa para sus empleados, clientes o socios comerciales. Dependiendo de a quién esté dirigido el evento, puede tener varios objetivos. Por ejemplo, el propósito de una fiesta de oficina puede ser reducir el estrés relacionado con el trabajo, fortalecer la colaboración, mejorar las relaciones entre empleados y construir un buen equipo. Por otro lado, el objetivo principal de los eventos organizados para socios comerciales es frecuentemente la presentación de un nuevo producto. Organizar un evento corporativo es un proyecto complejo. Para planearlo bien, necesitas recordar algunas cosas.
Todo el desarrollo del evento depende de sus objetivos. Lo primero en lo que pensar al organizarlo es definir para quién es y cuál es su objetivo. Esto podría ser una promoción de marca, hacer nuevos contactos comerciales, mejorar la comunicación y aumentar la motivación de los empleados. Al definir tus objetivos, es útil hacerse las siguientes preguntas: ¿Por qué estoy organizando un evento? ¿Qué deberían sacar los participantes de él y qué deberían recordar? ¿Cómo mediré exactamente su éxito?
Al organizar un evento corporativo, siempre debemos tener en cuenta para quién lo estamos planificando. La satisfacción de los asistentes es clave para tu éxito. Pensar en sus necesidades y expectativas. Tenlas en cuenta al elegir la fecha, el lugar y las atracciones adecuadas.
Elegir el momento y el lugar adecuados también es algo importante cuando se trata de la planificación de eventos corporativos. Vale la pena considerar elementos como el fácil acceso al lugar del evento y un espacio adecuadamente grande para acomodar el número de tus invitados. Si el evento se organiza al aire libre, recuerda el clima y planifica qué hacer cuando cambie repentinamente. La fecha de tu evento debe adaptarse a las personas invitadas. Verifica si no coincide con otras celebraciones que podrían distraer a tus invitados.
El siguiente paso es verificar qué presupuesto tienes. Planifica tus gastos cuidadosamente y crea un presupuesto estimado. Piensa si vale la pena cooperar con patrocinadores. Tal solución reducirá tus costos, aportará un valor añadido significativo a tu evento y lo hará aún más atractivo.
La planificación precisa de eventos corporativos es clave para su éxito. Prepara una lista de verificación detallada que te permita mantener todo bajo control. Ten en cuenta tanto el cronograma del evento como las cosas que deben organizarse con antelación, por ejemplo, visitas al lugar, pagos de facturas y envío de invitaciones. Una buena idea es utilizar un creador de cronogramas para ayudarte a mantenerte organizado.
Los asistentes son el elemento más importante de tu evento. Después de todo, es para ellos que lo organizas. Por eso, deberías dedicar algo de tiempo a promocionarlo. Hay muchas maneras de informar a tus invitados sobre ello. Puedes enviar invitaciones ya sea por correo tradicional o por correo electrónico. Para alentar a los empleados a participar en el evento, adopta un enfoque más creativo. Una práctica común es enviar pequeños regalos, es decir, cajas de regalo, junto con la invitación. Si tu proyecto tiene una fórmula abierta, crea el evento en Facebook. Gracias a esto, el mensaje llegará a un gran grupo de destinatarios. También deberías recordar compartir información sobre el evento en otras redes sociales.
La planificación de eventos corporativos puede volverse compleja. Es una tarea desafiante que requiere mucho trabajo y dedicación. Sin embargo, hay herramientas de software que pueden agilizar este proceso. Una de ellas es Firmbee.
Con Firmbee puedes planificar fácilmente cada detalle de tu evento. Un tablero kanban te ayudará a planificar tareas y distribuirlas entre tus colegas. Gracias a la configuración de estados de tareas e intercambio de comentarios, puedes mantenerte al día y verificar si el trabajo en el evento avanza.
Otra característica útil que encontrarás en Firmbee es una base de datos de contactos. Usándola, tienes acceso a todos los datos relevantes sobre los asistentes al evento. Puedes almacenarlos en un solo lugar, para que nada importante se escape de tu atención.
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Como Gerente de Proyectos, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo presión de tiempo la convierten en la mejor persona para hacer realidad proyectos complicados.
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