¿Qué es un gráfico RACI?

En un momento en que los proyectos son cada vez más complejos y multifacéticos, y los equipos involucrados incluyen a muchas personas con diferentes competencias, asegurar una clara división de responsabilidades se vuelve crucial. Una herramienta como el gráfico RACI puede ser útil en este ámbito. A continuación, discutimos exactamente qué es esta solución y cómo puede apoyar sus operaciones.

Gráfico RACI – ¿qué es esta herramienta?

Un gráfico RACI es una herramienta de gestión de proyectos y organizacional diseñada para asignar a una persona específica tareas o actividades específicas dentro de un proyecto o proceso. Su uso ayuda a gestionar las responsabilidades de manera efectiva – proporciona claridad en la división, minimiza el riesgo de pasar por alto actividades que deben realizarse y mejora la comunicación (cuando una persona depende de otra con sus responsabilidades).

Así, el uso de esta herramienta facilita la planificación y el monitoreo del progreso, al tiempo que permite alcanzar los objetivos establecidos. La solución descrita es actualmente utilizada por empresas que operan en diversas industrias, así como por organizaciones del llamado tercer sector.

¿Cómo se ve el gráfico RACI?

Lo que exactamente se verá en la matriz de responsabilidades puede adaptarse a un equipo, proyecto u organización particular. Sin embargo, más a menudo se presenta en forma de un gráfico, con tareas o elementos del proyecto en una dimensión (por ejemplo, en columnas) y las personas o equipos asignados a ellas en la otra (por ejemplo, en filas).

En proyectos u organizaciones más grandes, la tabla puede ser más elaborada (por ejemplo, incluir niveles de toma de decisiones también). Las designaciones indicadas a continuación (que explican otro nombre para esta herramienta – RACI) se utilizan para indicar los roles asignados a cada persona:

• R – Responsable – una persona que debe realizar una tarea,
• A – Responsable – una persona que debe aceptar la realización de una tarea dada,
• C – Consultado – una persona que tiene conocimientos especializados y puede ayudar a realizar una tarea dada,
• I – Informado – una persona que necesita ser informada sobre el progreso de la tarea, pero no está involucrada activamente en su implementación.

Beneficios de usar el gráfico RACI

El propósito principal de usar la herramienta descrita es definir con precisión quién es responsable de realizar una tarea dada, lo que elimina ambigüedades y discrepancias en la comprensión de las responsabilidades, reduciendo el riesgo de errores (especialmente la duplicación de tareas o su omisión).

Sin embargo, este no es el único beneficio de este enfoque a los proyectos y procesos en curso. El gráfico RACI también permite:

• mejorar la comunicación en el equipo – cuando todos saben qué roles y tareas se les asignan a ellos y a los demás, la comunicación diaria y la cooperación se vuelven más fáciles y fluidas,
• asegurar una gestión efectiva de los recursos – asignar tareas individuales a personas con la mejor competencia para realizarlas permite un uso óptimo de los recursos (y al mismo tiempo asegura que las tareas se dividan equitativamente, si es posible). Al mismo tiempo, apoya el cierre dentro del presupuesto estipulado,
• gestionar el riesgo de manera efectiva – al asignar un rol de aprobador (Responsable) para cada tarea, se puede identificar con precisión a la persona que toma la decisión final y así prevenir problemas potenciales,
• agilizar los procesos empresariales – la herramienta también permite identificar tareas clave, lo que permite repensar los procesos empresariales y evitar retrasos o vacíos innecesarios en las operaciones.

Gráfico RACI – resumen

La herramienta en cuestión ayuda a garantizar la transparencia en la distribución de tareas para que se puedan minimizar los retrasos, eliminar discrepancias en la comprensión del rol de cada uno y permitir que todos los participantes del proyecto trabajen juntos de manera armoniosa. Sin embargo, al usar el gráfico RACI, las tareas deben asignarse de acuerdo con las habilidades y competencias reales de los individuos, para que cada miembro del equipo tenga roles claramente definidos y sepa lo que se espera de ellos durante el proyecto.

También es necesario asegurarse de que la herramienta se actualice regularmente a medida que avanza el trabajo y se realizan cambios en el proyecto. Esto garantizará la adaptación a la situación cambiante, prevenir conflictos y mantener la fluidez de las actividades en curso.

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