4 pasos para diseñar y llevar a cabo un ejercicio de mesa efectivo

Todo sucede a través de hablar, compartir y encontrar soluciones, en lugar de, como en el caso de los ejercicios de campo, hacer o actuar. En tal forma, lo crucial es aprender y ver si las disposiciones teóricas se traducen en emergencias reales. A partir de este artículo, aprenderás qué valor pueden aportar los ejercicios de mesa a una organización, cuándo vale la pena realizarlos y cómo llevarlos a cabo correctamente.

Reglas básicas para llevar a cabo un ejercicio de mesa

Un ejercicio de mesa es una reunión destinada a diseñar procedimientos a seguir y medidas a tomar durante una emergencia. Dependiendo del tipo de organización, puede implicar delinear formas de responder a un ciberataque, un desastre natural como un terremoto o un ataque terrorista repentino. También podría tener un alcance más casual, como averiguar cómo manejar la pérdida de miembros esenciales del equipo o la aparición repentina de un competidor en el mercado.

Independientemente del grado de emergencia, los ejercicios de mesa tienen una cosa en común: un escenario predefinido con medidas específicas a tomar y su progresión. Sin el escenario, llevar a cabo un ejercicio de mesa no tiene sentido. Esto se debe a que el propósito principal de estos ejercicios es verificar si las disposiciones teóricas que operan en la organización se reflejan en la realidad y si es necesario realizar cambios. Así que si tu organización no tiene un plan de acción definido en caso de emergencia, el primer paso debería ser redactar tal escenario.

Los ejercicios se llevan a cabo en un ambiente relajado para permitir que todos los miembros del equipo definan libremente sus roles en la respuesta a situaciones particulares y discutan problemas preocupantes sin miedo ni vergüenza. Aquí, no se trata de competencia y de probar si los empleados pueden actuar bajo presión, sino de aprender y trabajar en equipo.

¿Qué valor aporta la realización de un ejercicio de mesa?

Realizar un ejercicio de mesa no consume tanto tiempo como un ejercicio de campo, pero aún requiere dedicar tiempo y convocar a los miembros individuales del equipo. Necesitarás comprometer algunos recursos, pero lo que obtendrás a cambio son muchos beneficios no solo para la organización, sino también para los miembros del equipo.

El valor que el ejercicio de mesa puede aportar a la organización

• Verificar procedimientos durante una reunión casual es mucho más preferible que las pruebas “en vivo” durante una crisis
• Oportunidad de refinar reglas, cerrar brechas e implementar acciones correctivas
• Oportunidad de mejorar técnicas de respuesta a emergencias
• Fortalecer los lazos entre los miembros individuales del equipo
• Verificar que los empleados conozcan y sigan las disposiciones teóricas de los protocolos

El valor que el ejercicio de mesa puede aportar a los miembros del equipo

• Oportunidad de trabajar en su rol en un formato casual
• Mejores condiciones para recordar los próximos pasos para abordar una situación específica
• Oportunidad de hacer preguntas, ampliar su conocimiento
• Realizar escenarios y pruebas facilita la generación de sugerencias para cambios o mejoras en registros individuales

¿Cómo llevar a cabo un ejercicio de mesa?

1. Identificar el propósito de llevar a cabo un ejercicio de mesa

La planificación de un ejercicio de mesa debe comenzar con la definición del objetivo que deseas lograr después de que se lleve a cabo y cómo planeas aplicar los resultados obtenidos. Para algunos, el tema clave implicará educar a aquellos miembros del equipo que perdieron la oportunidad de analizar las diversas disposiciones en los planes anteriormente. Otros encontrarán en ello una oportunidad para evaluar si los principios teóricos se reflejan en la realidad. Cualquiera que sea tu principal incentivo para llevar a cabo tales ejercicios, seguramente aportarán muchos más beneficios de los que planeas.

2. Designar a las personas involucradas y definir su rol en el ejercicio

Aunque el ejercicio de mesa es estático y se lleva a cabo en forma de una conversación grupal casual, aún hay ciertas reglas a seguir. Debes designar a las personas que participarán en el ejercicio y asignarles roles específicos. Otras personas pueden observar y seguir el escenario, pero para evitar el caos no deben participar activamente durante el ejercicio en sí. Los observadores también pueden expresar sus puntos de vista, lo que puede ser útil durante la evaluación y documentación del ejercicio, por lo que vale la pena establecer un tiempo para hacer preguntas y hacer sugerencias justo después del ejercicio de mesa.

Un elemento vital de todo el esfuerzo es la designación del líder/facilitador adecuado. Puedes decidirte por alguien de tu equipo o contratar a un profesional para esta tarea. De cualquier manera, debe ser alguien que no solo conozca muy bien el escenario y las reglas de la empresa y las tareas de los miembros individuales del equipo, sino que también tenga las cualidades interpersonales específicas para llevar a cabo el ejercicio adecuadamente.

El facilitador debe saber y decidir cuidadosamente cuándo seguir y cuándo liderar al grupo. El activo clave que también debe tener es la capacidad de proporcionar condiciones cómodas para una discusión creativa y presidir el debate para mantenerlo en el punto. Un líder de ejercicio de mesa establecido sentirá al grupo y mantendrá un buen equilibrio entre la relajación y las reglas rígidas.

3. Identificar un escenario específico

El escenario debe responder a la amenaza potencial que sea más real para la organización. Mucho depende del tipo de negocio, pero también de la ubicación de la sede. Tal plan de acción puede abordar la ocurrencia de un huracán u otro elemento, pero también especificar los próximos pasos para lidiar con un ataque masivo de piratería.

Independientemente de cuál sea tu objetivo, el escenario debe definir y describir en detalle una situación bastante realista. Debe incluir preguntas para que los individuos se coloquen en la mentalidad correcta y verifiquen que están tomando las decisiones correctas. Esto se debe a que cada miembro del equipo debe saber a quién contactar en caso de una crisis, qué acciones son esenciales, así como qué recursos restantes priorizar y proteger. Necesitan familiarizarse con el escenario general antes de la reunión programada para que puedan prepararse bien.

El escenario debe incluir un guion específico, sin embargo, vale la pena apostar por cierta flexibilidad aquí. Quizás en el transcurso de la discusión, se cambiarán más puntos y el enfoque de los miembros del equipo arrojará nueva luz sobre toda la situación. En tal caso, es mejor que el líder no interrumpa la discusión, deje que fluya y se aparte ligeramente del guion original para forjar uno mejor y actualizado.

4. Recuerda el análisis final

Los ejercicios hacen que los miembros del equipo comprendan sus roles y prueben si conocen las diversas disposiciones para responder correctamente en caso de una emergencia. Sin embargo, el verdadero valor del ejercicio de mesa proviene del análisis de esta discusión y radica en la oportunidad de realizar mejoras y mejorar las soluciones ya existentes. Por eso, es igualmente importante analizar todo el evento después de que el ejercicio ya haya tenido lugar y hacer un informe basado en ello. Esta información puede mejorar el plan de contingencia y verificar las brechas en él.

¿Es siempre el ejercicio de mesa la solución correcta?

Naturalmente, cada enfoque para la gestión de riesgos y la preparación para emergencias tiene sus pros y sus contras. Los resultados que ofrecen están moldeados por varias variables emergentes, entornos, circunstancias y personas. Lo mismo ocurre con el ejercicio de mesa. Indudablemente, este ejercicio te permite probar las directrices existentes y evaluar el entorno y a las personas. También te permite conocer las sugerencias de otros miembros del equipo.

También es una gran oportunidad de aprendizaje y cuestionamiento que no implica muchos recursos y no es demasiado laboriosa. Además, tales ejercicios también pueden llevarse a cabo de forma remota, por lo que funcionarán bien para organizaciones con diferentes ubicaciones en todo el mundo.

Sin embargo, esto no significa que este método sea una solución ideal, también tiene sus desventajas. En primer lugar, una atmósfera relajada y una charla teórica nunca reflejarán el evento real, durante el cual incluso los empleados bien preparados pueden fallar, ya que se suman el estrés y la necesidad de actuar con prisa. Durante un ejercicio de mesa, puedes verificar que todos conocen su rol, pero no siempre detectarás todos los defectos en el plan. Algunos de ellos solo aparecerán durante situaciones de la vida real, no durante discusiones teóricas.

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