Estimar el tiempo necesario para realizar una actividad específica es uno de los elementos esenciales para una mejor organización de nuestras vidas – tanto en el trabajo como en casa (por ejemplo, para las tareas del hogar). Muchas personas tienen reservas sobre esta técnica, ya que creen que en la mayoría de los casos es simplemente imposible estimar con precisión el tiempo necesario debido a la dependencia de demasiados factores externos. Sin embargo, hay formas en las que podemos llevar a cabo mejor este proceso, lo cual puede ser crucial, por ejemplo, al crear un cronograma de proyecto. Te las presentamos a continuación.
Para estimar correctamente el tiempo de trabajo, no es suficiente con simplemente anotar una lista de tareas y especificar el número de horas necesarias para completarlas. Es importante indicar para cada tarea una lista completa de actividades que se realizarán como parte de su finalización.
Luego, notarás qué actividades podrás hacer por tu cuenta, cuándo tendrás que consultar con otras personas (y ajustarte a sus horarios o esperar su aprobación), y qué actividad requerirá que dediques más tiempo (por ejemplo, tareas creativas). Así, al crear un cronograma de proyecto, necesitas tener en cuenta tanto tus plazos como los de otras personas.
Siempre es bueno aprender de los errores – tanto los propios como los de los demás – así que como siguiente paso, pregúntate si has realizado actividades similares en el pasado y cuánto tiempo te tomó hacerlas, y luego saca conclusiones. Si no has tratado con tal tarea tú mismo, entonces pregunta a los miembros de tu equipo – puede que haya alguien en tu equipo que haya realizado este tipo de actividad antes y podrá darte una pista sobre cuánto tiempo debería tomarte completarla. Recuerda, siempre es mejor preguntar que arrepentirse de no haber tomado el consejo.
Al preparar el cronograma del proyecto, es una buena idea organizar una reunión de todos los miembros del equipo y hacer estimaciones juntos. Una mezcla de diferentes habilidades y experiencias te permitirá, sin duda, lograr mejores resultados.
¿Has estimado el tiempo requerido para completar todos los pasos de una sola tarea? Genial – ahora extiende ese tiempo en, por ejemplo, un 10-20% (dependiendo del tipo de tarea) para permitir espacio para lo inesperado (especialmente si, después del primer paso, ya sabes que dependerás de otras personas).
Las bajas por enfermedad, las vacaciones programadas y no programadas, los retrasos en las entregas, las consultas o las pruebas son solo ejemplos básicos de situaciones que pueden afectar nuestras actividades, prolongando significativamente su ejecución. Sin embargo, son una parte invariable del negocio, así que necesitas estar preparado para ellas, anticipando el tiempo necesario. Si no sucede nada, simplemente completarás la tarea antes de lo esperado – y todos estarán contentos con eso.
El último paso mencionado es importante porque te permite controlar completamente la situación, reduciendo así el riesgo de cuellos de botella y la incapacidad para responder a ellos. Es por esta razón que, una vez que hayas hecho una estimación del tiempo necesario para una tarea dada, debes comparar regularmente el cronograma real con las predicciones que has preparado con antelación.
De esta manera, puedes descubrir las razones por las cuales las estimaciones no corresponden a la realidad y sacar conclusiones que utilizarás para tu próxima tarea. Puedes hacer un seguimiento del progreso de un proyecto, por ejemplo, utilizando aplicaciones especiales diseñadas para medir el tiempo, o utilizando software de gestión de proyectos – como Firmbee.
La estimación adecuada del tiempo requerido para tareas específicas es esencial para maximizar la productividad de cada empleado individual, pero también para asegurar que el proyecto se complete según el cronograma acordado. El uso de los métodos descritos anteriormente, junto con el monitoreo constante de las actividades que se están llevando a cabo (seguimiento del cumplimiento de los objetivos, verificación de cuellos de botella y realización de modificaciones según sea necesario), es el requisito para el éxito del proyecto.
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Como Gerente de Proyectos, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo presión de tiempo la convierten en la mejor persona para hacer realidad proyectos complicados.
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