Los cambios masivos en la organización del trabajo y la gestión empresarial iniciados por la pandemia no se han desacelerado ni un poco en 2022. Sin embargo, el fermento económico y las dinámicas pueden resultar propicias para la implementación fluida de proyectos. Hoy, echemos un vistazo más de cerca a los principales problemas en la gestión de proyectos.
Según el informe Pulse of the Profession, un mayor porcentaje de proyectos se ha completado de manera eficiente: logrando sus objetivos, manteniéndose dentro del presupuesto y del tiempo de finalización planificado. Por otro lado, más proyectos fueron cancelados en 2021 que en años anteriores.
Por lo tanto, examinaremos los exitosos para aprender de los mejores. ¿Cuáles fueron los principales problemas relacionados con la gestión de estos proyectos? ¿Y cómo intentaríamos resolverlos hoy?
Hoy nos centraremos en tres áreas principales de preocupación en la gestión de proyectos. Estas son:
Los problemas con la definición del alcance del proyecto suelen comenzar desde el mismo inicio. E incluso antes de que sus supuestos estén completamente aclarados. Por eso es tan crucial esbozar cuidadosamente el plano del proyecto. No te apresures y tómate el tiempo necesario para aclarar cuidadosamente el objetivo y el plan de acción antes de programar tareas.
Es una buena idea utilizar las herramientas adecuadas para esto al planificar el alcance del proyecto, así como dividirlo en épicas o hilos comprensibles para todos los involucrados.
Para asegurar el éxito de un proyecto, su mismo nacimiento es crucial. Una atmósfera favorable, una presentación convincente de los supuestos más significativos junto con las habilidades de negociación e interpersonales del gerente de proyecto pueden decidir si el proyecto es rechazado o implementado.
La discusión posterior con el cliente y otros tomadores de decisiones son los momentos vinculantes que definen el alcance inicial del proyecto.
Pero, ¿por qué hablamos del “alcance inicial” de un proyecto? Porque su alcance planificado nunca será idéntico al alcance final.
La suposición de la flexibilidad natural del alcance del proyecto es una forma de lidiar con la variabilidad del alcance y simplemente un enfoque realista. Permite que el marco del proyecto se adapte a la entregabilidad real y a las condiciones comerciales cambiantes. Sin embargo, esta variabilidad natural no debe aplicarse a los supuestos clave del proyecto.
Cuando cambian los supuestos clave y se expande el alcance de las tareas a realizar, el éxito del proyecto se pone en duda. Este problema se llama expansión del alcance. El término expansión del alcance significa crecimiento descontrolado del proyecto. Y es la perdición de hasta un tercio de los proyectos empresariales implementados.
Otro obstáculo en la gestión de proyectos es definir el contenido del proyecto. Un gerente de proyecto debe responder honestamente a la pregunta: ¿sé lo suficiente sobre las tareas que quiero realizar?
Si la respuesta a esta pregunta es no, entonces no importa cuán avanzado esté el proyecto, es necesario consultar con especialistas. Inicialmente con aquellos que conforman el equipo del proyecto. Pero a veces se necesita el consejo de expertos externos.
Aún los gerentes de proyecto más experimentados son optimistas incorregibles cuando se trata del tiempo de ejecución del proyecto. Esto lo evidencian las estadísticas de proyectos grandes completados. En 2021, a nivel global, el 55% de los proyectos se completaron a tiempo. Esto es un aumento del 4% en comparación con el año anterior. Sin embargo, los resultados aún no son muy satisfactorios.
La finalización a tiempo de un proyecto suele verse obstaculizada por el tiempo poco realista asignado a tareas particulares. Por eso vale la pena utilizar herramientas que permitan medir estadísticamente la velocidad real de ejecución de tareas y compararla con el tiempo programado.
Por supuesto, el tiempo de ejecución del proyecto está estrechamente relacionado con su alcance y presupuesto. Sin embargo, los factores decisivos suelen resultar ser la eficiencia y flexibilidad del equipo.
El rendimiento del equipo debe cumplir con requisitos claros y comprensibles a través de la delegación simple de tareas y responsabilidades. Igualmente crucial es la transparencia de las interdependencias de las distintas etapas de ejecución del trabajo, así como la programación de tareas. Cuidar estos aspectos de la comunicación para prevenir contratiempos con el tiempo de ejecución del proyecto.
El estrecho y la fuente de fracaso en la gestión de proyectos es la falta de flexibilidad resultante de aferrarse a caminos bien conocidos y trillados. Esto con frecuencia lleva al uso de métodos y herramientas de gestión probados y adecuados para un proyecto particular. Pero, ¿cómo aumentar tu flexibilidad – como gerente de proyecto – y la de todo el equipo?
No es casualidad que la flexibilidad de operación y resolución de problemas inherente a pequeños equipos de diseño de software ágiles haya ganado reconocimiento mundial. Cada vez más, son las herramientas de gestión de proyectos de la industria de TI las que se extienden a otras industrias cuando la situación requiere una mayor flexibilidad de operación.
Los equipos gestionados de manera ágil pueden ejercer una gran flexibilidad. En ellos, los gerentes se involucran directamente en el proyecto, frecuentemente dando y recibiendo retroalimentación sobre sus acciones. Y los miembros del equipo – al menos hasta cierto punto – eligen de manera independiente las tareas a realizar. Todo esto hace que los equipos ágiles se asemejen al modelo de autoorganización.
Hemos categorizado los principales problemas en la gestión de proyectos en tres grupos. El primero incluye definir, entender y mantener el alcance del proyecto durante su ejecución. El segundo es el tiempo de las tareas del proyecto. El tercero es mantener la flexibilidad en la gestión del equipo y adaptarse constantemente a las condiciones cambiantes.
La mejor manera de abordar estos problemas es mantenerse actualizado – con tu cronograma y conocimiento, con tus métodos de gestión, con tu equipo y con software que facilite la gestión incluso de proyectos muy complejos.
FUENTE DE ESTADÍSTICAS: Pulse of the Profession 2021
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Como Gerente de Proyectos, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo presión de tiempo la convierten en la mejor persona para hacer realidad proyectos complicados.
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