¿Qué significa que un proyecto sea exitoso? ¿Es su único criterio la entrega de resultados dentro del tiempo especificado y el cierre de gastos dentro del presupuesto planificado? Pero, ¿qué pasa si el objetivo realizado del proyecto no cumple con las expectativas del cliente? ¿O, por el contrario, no cumple con los criterios considerados importantes por las partes interesadas? En el artículo de hoy, discutimos la definición de éxito en la gestión de proyectos.
Cada proyecto está gobernado por sus propias leyes. Por lo tanto, así como el método de implementación del proyecto, necesitamos seleccionar y ajustar los criterios de éxito, cada vez a las especificidades de un proyecto particular. Por un lado, puede ser crucial crear una definición técnica de finalización, por otro lado, criterios de aceptación formulados desde el punto de vista del destinatario de los resultados del proyecto. Para muchos proyectos, por otro lado, es igualmente importante crear KPIs apropiados, es decir, indicadores clave de rendimiento, que permiten una evaluación multidimensional de la implementación del proyecto.
Ya mientras se trabaja en la visión del proyecto, las partes interesadas se preguntan cuál será la definición de éxito. Para muchos proyectos, el tiempo será clave – después de todo, ¿de qué sirve organizar una lujosa fiesta de Navidad para los inversores si se lleva a cabo en enero? Quizás exceder el presupuesto sea menos importante en este caso que incluso un desliz de tiempo de un día.
En el caso de la implementación de un baile benéfico, puede resultar ser todo lo contrario: podemos posponer la fecha del evento para reducir el costo de alquiler del salón. Si, nuevamente, estamos organizando una fiesta destinada a degustar productos locales, tanto el tiempo como el costo de implementación ceden ante la prioridad de la calidad. Necesitamos equilibrar la organización con la disponibilidad de los mejores alimentos de temporada.
Después de todo, según el PMBOK, el determinante más importante del éxito de un proyecto es su resultado visto desde la perspectiva del cliente o, en el caso de proyectos internos, desde la perspectiva del usuario final. Pero, ¿cómo crear una definición de éxito en la gestión de proyectos para que pueda acompañar al equipo del proyecto mientras trabaja en tareas detalladas, y al mismo tiempo ser clara para las partes interesadas?
La definición de éxito en la gestión de proyectos es generalmente creada por el Gerente de Proyecto en cooperación con las partes interesadas. Ellos son quienes deben acordar establecer los criterios que el resultado final debe cumplir para ser considerado un éxito. Su opinión también es crucial al evaluar el resultado.
Es importante, por lo tanto, que al iniciar un proyecto esté lo más claro posible no solo qué debería ser el resultado, sino también cómo se verificará si cumple con los criterios de éxito. Para aclarar este punto, utilizaremos la terminología utilizada en proyectos Scrum. Estos son la “definición de finalización” y “criterios de aceptación”. La diferencia entre los dos se puede ver perfectamente cuando consideramos el ejemplo de un proyecto destinado a crear el sitio web de una empresa.
La definición de finalización proporcionará una descripción técnica del sitio: estará debidamente asegurado, constará de una página de inicio y cuatro subpáginas, y habrá un panel de inicio de sesión para clientes en el encabezado. En otras palabras, con la definición de finalización, el equipo del proyecto sabe qué estará implementando.
Por otro lado, al definir claramente los criterios de aceptación, el equipo del proyecto sabe por qué realizará todas estas actividades y cómo el trabajo realizado se traducirá en valor comercial. Los criterios de aceptación se utilizarán, por lo tanto, para verificar si el resultado del proyecto es satisfactorio desde el punto de vista del usuario. Usando el ejemplo anterior, el sitio web se mostrará fácilmente en varios dispositivos y permitirá al usuario acceder al panel del cliente después de ingresar un nombre de usuario y una contraseña.
Regresando por un momento al ejemplo de organizar eventos, la definición de finalización del proyecto podría incluir, por ejemplo:
Los criterios de aceptación, por otro lado, pueden relacionarse con la experiencia esperada de los participantes de la fiesta, por ejemplo:
Los Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs) son determinantes clave del éxito en la gestión de proyectos para evaluar si se están cumpliendo sus objetivos básicos. Los indicadores rezagados pueden utilizarse para evaluar el éxito de la implementación del proyecto. Predecir el valor final de los KPIs hace posible definir los criterios mínimos que se deben cumplir para hablar de éxito del proyecto. Sin embargo, solo son adecuados para evaluar resultados medibles como:
Hay cientos de indicadores utilizados en la práctica de gestión para este propósito, por lo que su selección al inicio del proyecto es una de las tareas importantes del Gerente de Proyecto. Después de todo, el objetivo no es medir todo, sino solo lo que realmente proporciona información relevante sobre el estado del proyecto y el éxito en la gestión de proyectos. No debería haber más de 20 de ellos, mientras que en el caso de proyectos más pequeños su número no debería exceder 5.
El éxito en la gestión de proyectos depende no solo del esfuerzo invertido, la situación del mercado y un liderazgo efectivo. También es crucial definir con precisión lo que consideramos éxito. E incluso factores adicionales que no se pueden predecir. Después de todo, desde el punto de vista del cliente, una solución improvisada de último minuto puede ser muy satisfactoria. Sin embargo, mejor dejemos la improvisación entre las estrategias de bravura para salvar proyectos en el último minuto que están en peligro de fracaso, en lugar de aplicar definiciones pensadas de éxito y finalización del proyecto, y criterios de aceptación bien formulados a diario.
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Como Gerente de Proyectos, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo presión de tiempo la convierten en la mejor persona para hacer realidad proyectos complicados.
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