5 pasos vitales para disciplinar a un empleado

¿Cuáles son los pasos principales para disciplinar a un empleado? Los gerentes tienen que disciplinar a sus empleados de vez en cuando y no hay forma de evitarlo: los problemas de rendimiento y los problemas de comportamiento ocurren todos los días en el lugar de trabajo. Los departamentos de Recursos Humanos de la empresa deben tener procedimientos de disciplina establecidos y utilizarlos para todos los casos de comportamiento inaceptable. Lee el artículo para saber más sobre el proceso de disciplinar.

Pasos para disciplinar a un empleado – tabla de contenido:

1. Razones para disciplinar a un empleado
2. Antes de disciplinar a un empleado
3. Pasos para disciplinar a un empleado
4. Resumen

Razones para disciplinar a un empleado

En el lugar de trabajo hay varias razones para disciplinar a los empleados y la mayoría de ellas están relacionadas con problemas de comportamiento o indicadores de rendimiento. Es importante que todos los empleados entiendan lo que se espera de ellos específicamente: tienen que saber con certeza qué tipo de comportamiento no será aceptado. No importa cuán bien estén redactadas tus políticas, siempre habrá razones para disciplinar a tus empleados. Las razones más notorias para hacerlo incluyen:

• fraude, robo, malversación
• posesión o uso de drogas
• uso de alcohol
• ausentismo
• bajo rendimiento
• mala gestión de la propiedad
• uso indebido de internet
• acoso, acoso sexual, discriminación

Existen métodos para disciplinar a un empleado, pero en el caso de las ofensas más graves y violaciones enormes, la terminación del contrato puede ser la única opción en cuestión.

Antes de disciplinar a un empleado

Algunas de las acciones inaceptables ocurren entre empleados, lo que significa que su gerente puede nunca tener la oportunidad de observar un comportamiento inapropiado por sí mismo. En tales situaciones, generalmente uno de los empleados presenta una queja contra otro, ya sea de forma verbal o escrita.

Hay pasos que cada gerente debe seguir al recibir una queja de uno de los empleados. La empresa debe tener procedimientos para presentar una queja, donde se debe describir el formulario de queja en sí, así como los métodos para abordarlas. Cada queja que recibe el gerente debe ser tratada de la misma manera, de lo contrario, la empresa puede enfrentar acciones legales por discriminación. Los pasos que cada gerente debe seguir al tratar una queja son:

Revisión de la queja presentada – de acuerdo con los procedimientos que la empresa debe tener, el gerente que ha recibido una queja debe revisarla minuciosamente. Generalmente se requiere una reunión entre el especialista de Recursos Humanos y el empleado para discutir el problema con más detalle. Esto ayuda cuando hay más de una persona involucrada, ya que pueden tener que testificar en el futuro.

Investigación – cada queja debe ser investigada en detalle. No todas las alegaciones tienen que ser ciertas. El gerente debe hablar con otros miembros de la empresa y encontrar testigos del comportamiento inaceptable. El gerente debe recopilar toda la documentación relevante, como: formularios de queja, correos electrónicos, notas, informes, testimonios así como: notas relacionadas con advertencias verbales, advertencias escritas, notas de las reuniones con los empleados y avisos de terminación de empleo. Todos los documentos relevantes deben ser mantenidos organizados en un archivo.

Hablar con el empleado sobre las alegaciones – el empleado cuyo comportamiento está siendo investigado tiene derecho a presentar su punto de vista y responder a la queja. En esta etapa, es posible la mediación entre los dos empleados (si la situación lo permite). Si hay una solución para el problema, el asunto debe resolverse en esta etapa.

Decisión – después de escuchar a ambas partes, es momento de tomar una decisión. Puede ser necesario iniciar procedimientos disciplinarios o imponer sanciones. Recuerda que todas tus acciones deben ser reveladas solo a las personas involucradas, el procedimiento disciplinario es un asunto confidencial que no todos en la oficina deben conocer. Mantén el archivo actualizado y añade los documentos relacionados con tu decisión al archivo.

Etapa de apelación – el empleado tiene derecho a apelar tu decisión. La forma escrita de la apelación del empleado debe ser revisada por el departamento de Recursos Humanos. En algunos casos, la sanción puede ser revocada o cambiada ligeramente. La decisión depende de muchos factores, pero en todos los casos debe ser entregada por escrito.

Pasos para disciplinar a un empleado

Advertencia verbal – el primer paso para disciplinar a un empleado es la advertencia verbal. Puede ser delicada y tacto, pero puede ser más directa y dura, dependiendo de la situación y la relación entre el empleado y el gerente. Las advertencias verbales deben ser utilizadas cada vez que el empleado exhiba un comportamiento negativo.

Advertencia escrita – cuando las advertencias verbales no funcionan, generalmente se requiere una forma escrita. Dichos documentos deben ser redactados cuidadosamente, ya que puede haber algunas implicaciones legales en caso de futuros procedimientos o demandas. Todos los documentos deben ser firmados por el gerente, un testigo y un empleado. Una copia del documento debe ser entregada al empleado, mientras que el conjunto completo de documentos debe ser mantenido en la oficina para referencia futura. En la advertencia escrita debe quedar claro qué debe hacer el empleado para corregir su comportamiento y cuál será el resultado si el empleado no cambia nada.

Advertencia final – después de emitir varias advertencias verbales (generalmente hay más de una) y la advertencia escrita, es momento de la advertencia final. La advertencia final debe ser entregada por escrito, y generalmente es muy similar en forma a las otras advertencias escritas. Todos los casos de mal comportamiento deben ser descritos nuevamente en detalle, junto con los métodos de mejora. En la advertencia final debe quedar claro que la terminación del empleo es posible si no hay cambios en el comportamiento del empleado.

Prueba – la mayoría de los empleadores generalmente terminan el empleo después de la advertencia final, puede que no haya forma de cambiar la actitud del empleado y el comportamiento inaceptable persiste. Pero aún hay gerentes que pueden desear ofrecer a sus empleados otra última oportunidad para cambiar. El proceso se llama prueba y puede incluir medidas disciplinarias como: reducción del salario, exigencia de capacitación o supervisión cercana. Todos los elementos pueden aplicarse simultáneamente.

Terminación – el último paso para disciplinar a un empleado es la terminación del empleo. Toda la documentación recopilada durante el proceso de disciplina (advertencias escritas, documentos relacionados con la prueba) debe ser discutida nuevamente con el empleado para que entiendan claramente la razón de la terminación.

Resumen

Los gerentes tienen que disciplinar a sus empleados de vez en cuando y no hay forma de evitarlo: los problemas de rendimiento y los problemas de comportamiento ocurren todos los días en el lugar de trabajo. Los departamentos de Recursos Humanos de la empresa deben tener procedimientos de disciplina establecidos y utilizarlos para todos los casos de comportamiento inaceptable.

Hay varios pasos para disciplinar a un empleado, que incluyen: advertencias verbales y escritas, advertencia final, prueba y terminación del contrato. Tales pasos son parte de un proceso de disciplina y deben aplicarse de manera ordenada. Cada advertencia debe estar bien documentada para referencia futura en caso de procedimientos legales. Un procedimiento disciplinario bien organizado y bien llevado es la mejor protección que el empleador tiene contra batallas legales relacionadas con demandas por despido injustificado.

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