¿Qué es un organigrama?

Aún así, hay un elemento más de extrema importancia que puede que hayas omitido: la estructura eficiente que una empresa u organización establece. Esta estructura consiste en dependencias y responsabilidades que se visualizan efectivamente mediante el llamado organigrama. A continuación, explicamos qué es exactamente esta herramienta, así como señalamos qué beneficios aporta su uso a empresas e instituciones que operan en diversas industrias.

Organigrama – ¿o qué?

Un organigrama no es solo un dibujo simple y directo, sino una herramienta de gestión compleja para representar – pero lo más importante, entender – la estructura de una empresa, institución u otra entidad dada. Es una visualización gráfica de la jerarquía (desde el nivel más alto hasta el más bajo), la división de responsabilidades, así como los vínculos entre diversas entidades (diferentes equipos o individuos).

Es un medio útil para los empleados (especialmente aquellos que recién comienzan), ya que les ayuda a ver la estructura de una empresa o institución al definir claramente los roles de cada unidad y su ámbito de responsabilidades y competencias. También puede ser práctico para externos (como posibles inversores o socios) que desean saber cómo opera una empresa o institución. La esencia de un organigrama, por lo tanto, radica en garantizar la transparencia y la gestión efectiva de los recursos disponibles.

¿Qué contiene el organigrama?

Existen diferentes tipos de herramientas descritas (desde jerárquicas, hasta funcionales, hasta matriciales, es decir, enfocadas en proyectos en curso). Exactamente qué elementos se incluyen depende del caso específico (especialmente del tamaño de la entidad y la industria en la que opera). Sin embargo, con mayor frecuencia, incluye información sobre elementos como:

• ejecutivos – en la parte más alta de la visualización se colocan las posiciones ejecutivas más importantes responsables de tomar decisiones clave sobre toda la empresa o institución. Aquí suelen aparecer personas como el presidente, el vicepresidente, gerentes generales (de áreas como recursos humanos, marketing, desarrollo, ventas, etc.), y a veces altos directivos,
• divisiones o departamentos individuales – cada departamento (por ejemplo, marketing, recursos humanos, TI, ventas, legal y cumplimiento, etc.) está representado por un bloque separado, y en él hay posiciones y roles individuales (dentro de los departamentos también puede haber equipos responsables de un área específica, por ejemplo, en el departamento de marketing el equipo de comunicaciones, rendimiento y divulgación),
• Desglose de posiciones – dentro de cada departamento o división, también se enumeran las posiciones específicas que existen en la empresa o institución (desde directores hasta especialistas senior y junior, hasta pasantes y aprendices), a menudo con sus responsabilidades asignadas,
• líneas de comunicación y subordinación – como parte de la representación gráfica de la estructura, también se indica quién es responsable de informar sobre sus actividades y a quién debe presentarse dicho informe,
• clave/leyenda – una visualización gráfica a menudo también incluye una clave o leyenda que explica el significado de varios símbolos y líneas utilizados en el diagrama. Esto facilita a todos los usuarios ver la estructura y entender el significado de todos los diferentes elementos.

¿Por qué debería una empresa tener un organigrama?

¿Qué beneficio tiene preparar un organigrama? En primer lugar, de esta manera los empleados pueden entender más fácilmente su lugar en la estructura – saben cuáles son sus tareas, a quién exactamente son responsables (tanto dentro de los niveles básicos como superiores) y a quién pueden acudir en caso de un problema.

Además, si necesitan el apoyo de una persona de otro departamento, pueden verificar por sí mismos en el organigrama quién es responsable de un área particular y estar seguros (en la mayoría de los casos) de que han referido el asunto a la persona correcta. De esta manera, las líneas de comunicación y responsabilidad claramente definidas ayudan a evitar confusiones y paradas en el trabajo. Al mismo tiempo, la visualización gráfica descrita también permite identificar áreas donde hay vacíos o demasiada carga de trabajo, lo que permite una distribución más eficiente de las actividades.

Organigrama – resumen

Dado los beneficios enumerados anteriormente, podemos afirmar con seguridad que gestionar una empresa, institución u otra entidad sin un organigrama sería una tarea desalentadora y extremadamente difícil. La comunicación sería más prolongada, las decisiones serían menos bien pensadas (debido a la falta de conocimiento completo de la estructura interna y las relaciones), y los recursos se desplegarían de manera no optimizada.

Un organigrama facilita la gestión, al mismo tiempo que permite entender la empresa o institución en su conjunto e identificar áreas donde se pueden implementar mejoras y cambios para un mayor crecimiento y éxito. Así, cada empresa e institución – incluso una pequeña – debería preocuparse por crear un organigrama preciso y (crucialmente) actualizado.

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