Gestión de equipos digitales | Digitalizando tu negocio #6

Recientemente, la construcción de equipos digitales se está volviendo cada vez más importante, lo que contribuye a un aumento significativo en la eficiencia del trabajo y a una comunicación más fácil entre los empleados. Gracias a la digitalización, la gestión de equipos se vuelve menos complicada, más rápida y más precisa. Permite a las empresas monitorear mejor el progreso de los empleados, lo cual es clave para tomar decisiones informadas. Sigue leyendo.

Gestión de equipos digitales – tabla de contenido:

1. Introducción
2. ¿Por qué construir equipos digitales?
3. ¿Cómo elegir herramientas para gestionar equipos digitales?
4. Herramientas prácticas de gestión de equipos
5. Construcción de equipos digitales
6. Medición del rendimiento de los equipos digitales
7. Resumen

Introducción

En la era de la evolución digital, la gestión de equipos está sufriendo una gran transformación. Los métodos de gestión tradicionales, basados únicamente en reuniones y conversaciones cara a cara, están siendo reemplazados por soluciones tecnológicas más avanzadas y flexibles. En este artículo, discutiremos aspectos clave de la gestión de equipos digitales y herramientas prácticas que pueden apoyar esta transformación.

¿Por qué construir equipos digitales?

La digitalización trae muchos beneficios a la organización. Primero, mejora la eficiencia del trabajo al agilizar la comunicación, la planificación y los procesos de control. Además, las herramientas digitales ayudan a monitorear mejor el rendimiento laboral y proporcionan datos valiosos para el análisis. Finalmente, permiten a las empresas volverse más competitivas en el mercado.

Muchos propietarios de negocios asocian las herramientas para gestionar equipos digitales solo con trabajo remoto y basado en computadoras. Sin embargo, hay una serie de plataformas que ayudan a mejorar la eficiencia del trabajo en equipo, tanto en la oficina, en casa, como en el campo.

¿Cómo elegir herramientas para gestionar equipos digitales?

Al gestionar equipos digitales, es importante centrarse en las necesidades reales de la empresa y las funciones de software correspondientes. Lo mejor es comenzar realizando un análisis de necesidades, es decir, respondiendo a las siguientes preguntas:

• ¿Necesitaremos la función de seguimiento del tiempo?
• ¿Usaremos archivos compartidos?
• ¿Debería el software funcionar en dispositivos móviles o computadoras?
• ¿Necesitaremos un panel de gestión para el propietario del negocio o el gerente, o será suficiente un espacio de trabajo compartido?

Las respuestas nos permitirán elegir el programa o conjunto de aplicaciones cooperativas adecuado. Es importante considerar la digitalización de la gestión de equipos en las siguientes áreas:

• Comunicación – las herramientas de comunicación modernas, como el chat grupal y las aplicaciones de videoconferencia, permiten una comunicación rápida y efectiva del equipo. Según un informe de TechRepublic (2021), el 95% de las empresas ya las están utilizando,
• Compartir archivos – las soluciones en la nube para compartir archivos y colaborar de forma remota son utilizadas por el 76% de las empresas hoy en día. Incluso si todos trabajan en el mismo edificio, es mucho más rápido y fácil enviar un mensaje o colaborar en un tablero compartido de Miro (https://miro.com/) o Mural (www.mural.co), en lugar de estar de pie frente a una pizarra en una sala de conferencias,
• Seguridad – el uso de una VPN permite a las personas que trabajan desde casa compartir archivos de forma segura e intercambiar información sensible, por lo que el 54% de las empresas están aprovechando esta solución,
• Planificación – los calendarios digitales y los programadores de tareas facilitan la organización del trabajo y el seguimiento del progreso y los plazos, por ejemplo, en tableros Kanban o en las vistas de hitos y hojas de ruta,
• Delegación de tareas – con el software de gestión de proyectos es más fácil asignar tareas a miembros individuales y monitorear su progreso.
• Control – gracias a las herramientas digitales, los gerentes pueden monitorear el rendimiento del equipo en tiempo real y tomar decisiones basadas en datos confiables.

Herramientas prácticas de gestión de equipos

Hay una serie de herramientas de gestión de proyectos en el mercado. Echemos un vistazo más de cerca a las más populares, especialmente porque ofrecen planes gratuitos:

• Trello – es una plataforma de gestión de proyectos que permite crear tableros de tareas, asignarlas a miembros individuales del equipo y monitorear el progreso, disponible en computadoras y dispositivos móviles,
• Asana – es un sistema de gestión de tareas y proyectos más avanzado que ofrece una gama de funciones para simplificar la planificación, el seguimiento y la colaboración del equipo, disponible en computadoras y dispositivos móviles,
• Slack – es una popular aplicación de mensajería instantánea para intercambiar información dentro de un equipo que se integra con otras herramientas como Trello y Asana, disponible en computadoras y dispositivos móviles,
• Firmbee – es una poderosa herramienta de gestión de proyectos disponible en PC que permite utilizar el seguimiento del tiempo, ver proyectos en tableros Kanban y colaborar con su equipo y freelancers.

Sin embargo, a veces puede ser difícil encontrar un software de gestión de equipos que se ajuste a las necesidades de una empresa. Es en ese momento cuando vale la pena considerar una de las opciones menos populares:

• Reunirse con un consultor – muchas personas hoy en día ayudan a elegir e implementar software para empresas. Un consultor experimentado e independiente ayudará a seleccionar soluciones según el principio de “mejor de su clase”, es decir, las más adecuadas para resolver un problema específico en lugar de satisfacer preferencias personales. Las soluciones seleccionadas de esta manera pueden vincularse entre sí utilizando una API (interfaz de programación de aplicaciones), para crear un todo único adaptado a las necesidades de una empresa,
• Colaborar con una empresa de software – es una solución costosa que brinda la oportunidad de crear software único que cumpla completamente con los requisitos de una empresa específica sin tener que contratar a un equipo o freelancers, así como identificar y definir las necesidades de la empresa por su cuenta.

Construcción de equipos digitales

Las herramientas de gestión de proyectos disponibles en el mercado están muy bien diseñadas. Por lo tanto, la construcción de equipos digitales no debería requerir mucho esfuerzo por parte de los empleados. Una vez que hayamos terminado con el análisis de necesidades y la elección de herramientas, es hora de pasar a la implementación.

Es una buena idea comenzar con la capacitación de los miembros del equipo para familiarizarlos con las herramientas elegidas y enseñarles cómo usarlas. Por lo general, instalar una aplicación en un dispositivo móvil o iniciar sesión en un navegador es suficiente. El siguiente paso es discutir cómo proceder y responder preguntas como:

• ¿Quién delegará tareas y cuándo?
• ¿Dónde se mostrarán las notificaciones de nuevas asignaciones?

En esta etapa, sin embargo, vale la pena utilizar las herramientas de manera espontánea. De esta manera, será más fácil identificar posibles problemas sin perder tiempo discutiendo lo obvio.

Medición del rendimiento de los equipos digitales

Monitorear el progreso y recopilar comentarios del equipo es tan importante como implementar herramientas de comunicación digital. Esto se puede hacer comparando los resultados de antes de la digitalización con los actuales, prestando atención a indicadores de rendimiento como:

• Tiempo de finalización de tareas – que puede mejorar enormemente, por ejemplo, al cambiar las llamadas telefónicas a empleados móviles que trabajan en el sitio de un cliente por mensajes que contengan la dirección y la ubicación GPS, así como una descripción de la tarea a realizar,
• Frecuencia de interacción en un equipo – puede resultar que el intercambio de información se intensifique mientras toma menos tiempo e involucra solo a aquellos que tienen un impacto real en la resolución de un problema específico,
• Nivel de satisfacción del cliente – si un equipo, por ejemplo, maneja el servicio al cliente, la disponibilidad de información sobre los procesos relacionados con el cumplimiento del pedido de una persona en una herramienta digital puede tener un impacto muy positivo en las relaciones con los clientes.

Resumen

Al invertir en las herramientas adecuadas e implementarlas, las empresas pueden volverse más eficientes, competitivas y mejorar la colaboración del equipo. Los elementos clave de la gestión de equipos digitales son la comunicación, la planificación, la delegación de tareas y el control. Vale la pena dedicar algo de tiempo a analizar necesidades, seleccionar las herramientas adecuadas, capacitar al equipo y medir la efectividad de las soluciones implementadas.

El futuro de las herramientas de gestión de proyectos es apoyar no solo la eficiencia de los empleados, sino también su bienestar y satisfacción. El desarrollo de tecnologías como la inteligencia artificial y la automatización, así como la introducción de soluciones de gamificación, pueden ayudar a mejorar la calidad de la vida laboral.

Las herramientas digitales ayudarán a los líderes a monitorear la satisfacción y el compromiso de los empleados, así como a identificar áreas que necesitan mejora. Con soluciones modernas, como horarios de trabajo flexibles, oficinas remotas y plataformas para apoyar el desarrollo profesional, la gestión estará más orientada a las necesidades y expectativas de cada empleado. La personalización de las herramientas modernas puede hacer que el bienestar de los empleados juegue un papel clave en el futuro de la gestión de equipos, contribuyendo a una mayor eficiencia, satisfacción laboral y retención de talento.

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