Tipos de reuniones de proyecto | #33 Introducción a la gestión de proyectos

Inicio y cierre, confrontación y negociación, diario y control… Se diferencian en participantes, duración y agenda. Sin embargo, todas las reuniones de proyecto tienen una cosa en común: durante ellas, las personas asociadas al proyecto presentan problemas o resultados y discuten la implementación de tareas en conjunto.

Tipos de reuniones de proyecto – tabla de contenido:

1. Introducción
2. Planificación
3. Búsqueda de soluciones
4. Toma de decisiones
5. Control de resultados
6. Resumen de Actividades
7. Resumen

Introducción

¡PMBOK distingue hasta 16 tipos de reuniones que son cruciales para una gestión de proyectos eficiente! Cada una de ellas tiene un propósito específico y una lista de participantes cuya presencia es necesaria para que la reunión tenga lugar. No enumeraremos todos los tipos, en su lugar, nos centraremos en estos tipos básicos y responderemos a la pregunta: “¿Por qué se celebran reuniones?”

Las reuniones a menudo se asocian con una pérdida de tiempo, pero por diseño, son una parte clave de un proyecto y una herramienta de comunicación esencial. Aún así, para que esto sea así, los participantes necesitan conocer el propósito y, idealmente, la agenda de la reunión. También necesitarás una persona responsable de su buen desarrollo. Hoy, echemos un vistazo a los tipos de reuniones divididos según el propósito que sirven.

Planificación

La planificación de tareas para el proyecto es el propósito de las reuniones de inicio y las reuniones recurrentes en las que el equipo discute los objetivos y metas del proyecto.

Una reunión de inicio tiene lugar al comienzo de un proyecto, su fase o una iteración particular. Todos los miembros del equipo y las partes interesadas clave asisten y sus componentes clave son:

• Conocerse y conocer a los miembros del equipo,
• Establecer expectativas
• Planificación – establecer el primer plan de acción.

De una reunión de inicio bien conducida, todos los participantes deberían llevarse motivación para comenzar el proyecto y una comprensión clara:

• Objetivo del proyecto,
• Expectativas puestas sobre ellos,
• Recursos disponibles y cómo utilizarlos,
• La división de roles y responsabilidades en el proyecto,
• El plazo y el alcance del proyecto,
• Las tareas con las que deberían comenzar.

Durante las siguientes reuniones de inicio y reuniones de planificación, se lleva a cabo un ajuste gradual del plan del proyecto a las circunstancias de su implementación. El equipo planifica tareas más detalladas para definir objetivos y formas de alcanzarlos. Así, también se involucra en la búsqueda de soluciones.

Búsqueda de soluciones

Encontrar formas de lidiar con las dificultades que surgen durante la implementación del proyecto es el objetivo de las populares sesiones de lluvia de ideas y reuniones de problemas en profundidad.

El propósito de la lluvia de ideas es generar numerosas ideas y soluciones potenciales a un problema o desafío. Generalmente involucran solo a los miembros del equipo del proyecto y, a veces, a partes interesadas invitadas. Aunque a menudo se critican por favorecer a las personas que les gusta hablar rápido, mucho y en voz alta, son una gran herramienta para generar numerosas ideas que luego pueden discutirse en una atmósfera más tranquila.

Las reuniones de resolución de problemas son una continuación natural de las sesiones de lluvia de ideas. Aquí, se discuten las soluciones con más detalle para que se puedan tomar decisiones más precisas y equilibradas.

Toma de decisiones

Las reuniones de toma de decisiones se llevan a cabo para discutir las opciones disponibles y llegar a un acuerdo sobre una acción específica. Si se refieren a la implementación de objetivos, solo participa el equipo del proyecto. Si, por otro lado, las decisiones conciernen a cuestiones con grandes implicaciones, también asisten las partes interesadas clave.

Las decisiones clave se toman en la reunión “cumbre”, el comité directivo. PMBOK lo define como “una reunión donde las partes interesadas senior proporcionan dirección y apoyo al equipo del proyecto, y toman decisiones fuera de la autoridad del equipo del proyecto.”

Control de resultados

Las reuniones para compartir y analizar información sobre los resultados del trabajo del proyecto se celebran periódicamente. Se les llama “Reuniones de actualización de estado” o simplemente “Reuniones de estado”. Permiten identificar rápidamente cambios desfavorables en el funcionamiento del equipo y responder a los riesgos emergentes.

Resumen de Actividades

Los resúmenes cíclicos de actividades ocurren durante reuniones llamadas retrospectivas. Se celebran al final de cada etapa importante del proyecto, por ejemplo, cuando se alcanza un hito. Su propósito es reflexionar con el equipo sobre las tareas realizadas y la forma en que los miembros del equipo trabajan juntos.

Además de la retrospectiva, PMBOK menciona un tipo interesante de reunión destinada a aprender lecciones de actividades pasadas llamada “lecciones aprendidas”. Se utiliza para resumir y compartir lecciones aprendidas de todo el proyecto o de su fase seleccionada. Su resultado debería ser una mejora en el rendimiento del equipo del proyecto lograda a través de una mayor conciencia de los errores cometidos, así como mediante la aplicación consistente de buenas prácticas. Puedes organizar reuniones de “lecciones aprendidas” para discutir situaciones en el equipo que podrían haberse resuelto mejor. Sin embargo, a menudo se dedica a los éxitos que el equipo quiere repetir y a las soluciones que han dado muy buenos resultados.

Resumen

Los principales objetivos de las reuniones de proyecto son:

• facilitar la comunicación,
• resolver problemas,
• tomar decisiones, y
• hacer seguimiento del progreso del trabajo del proyecto.

La clave de su efectividad es la transparencia. Cada reunión de proyecto debe tener un propósito claro, una agenda y una lista de participantes, y si es posible, un facilitador cuya presencia pueda ayudar a garantizar que se desarrolle de manera fluida y eficiente.

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