¿Cómo establecer un equipo de proyecto? | #29 Introducción a la gestión de proyectos

Según el PMBOK, un equipo de proyecto es “un conjunto de individuos que realizan el trabajo del proyecto para alcanzar sus objetivos.” Sin embargo, creemos que tal definición omite al menos un aspecto importante para lograr el objetivo del proyecto: la colaboración. Y esto es en lo que queremos centrarnos hoy al responder la pregunta de cómo establecer un equipo de proyecto.

¿Cómo establecer un equipo de proyecto? – tabla de contenido:

1. Introducción
2. Competencias y responsabilidades de los miembros del equipo
3. Personalidades en el equipo
4. Roles en el equipo
5. Resumen

Introducción

Cuando un Gerente de Proyecto se dispone a establecer un equipo de proyecto, ya ha completado la fase de iniciación del proyecto, y parte de la fase de planificación. La tarea es más fácil si el proyecto involucra a personas dentro de la organización. Pero a menudo, los proyectos requieren contratar nuevos especialistas, consultores externos o freelancers.

Si el proyecto se lleva a cabo en una gran organización, es suficiente que el Gerente de Proyecto determine con precisión el alcance de competencia y responsabilidades de los especialistas necesarios. El personal de recursos humanos se encargará de la contratación de candidatos adecuados.

Sin embargo, si se trata de una empresa más pequeña o una startup, el Gerente de Proyecto tendrá que encargarse de la selección de candidatos adecuados. Esta tarea también se denomina “adquisición de equipo de proyecto” y se centra en dos áreas:

• competencia y experiencia profesional, y
• rasgos de personalidad individuales de los futuros colegas.

Son ellos quienes harán que un grupo de especialistas pronto se convierta en un equipo. Es decir, que trabajará junto de manera efectiva a lo largo del proyecto.

Competencias y responsabilidades de los miembros del equipo

Definir las responsabilidades de cada miembro del equipo es muy crucial al inicio de la cooperación. Esto se debe a que a menudo sucede que las competencias de los colegas se superponen. Por lo tanto, el Gerente de Proyecto debe determinar quién es responsable de la implementación de una tarea particular. Por otro lado, las personas que trabajan juntas en un área particular del proyecto deben sentir que comparten la responsabilidad por su éxito (propiedad compartida).

Las dificultades adicionales que enfrenta el Gerente de Proyecto se indican con las preguntas:

• ¿Cómo identificar qué especialistas se ajustarán para realizar las tareas?
• ¿Qué herramientas necesitarán? Y lo que sigue –
• ¿Cómo determinar el presupuesto necesario para completar el equipo?

Aquí solo podemos prestar atención a las preguntas. La respuesta variará en cada proyecto.

Personalidades en el equipo

En un equipo de proyecto, cada miembro debe tener las habilidades y la experiencia adecuadas. Pero igualmente esenciales son los rasgos de personalidad que harán que el equipo sea fuerte y cohesivo. En cuanto a los rasgos comunes, el equipo de proyecto debe estar compuesto por personas que sean:

• flexibles y adaptables a las condiciones cambiantes
• abiertas a nuevos desafíos
• cooperativas
• dispuestas a asumir la responsabilidad de las tareas que se les asignen, y
• sepan cómo lidiar con el estrés.

Aún así, igualmente esencial es la diversidad de personalidades y estilos de trabajo. Esto permitirá aprovechar mucho mejor sus fortalezas. Todos los equipos se beneficiarán de tener individuos que sean:

1. Orientados a objetivos – enfocados en lograr los mejores resultados posibles y centrados en la acción
2. Creativos – prolíficos en ideas, demuestran un alto nivel de innovación y capacidad para encontrar nuevas soluciones
3. Centrados en las personas – para quienes otros humanos, las relaciones y la comprensión mutua son lo más importante

Roles en el equipo

Los roles informales del equipo aparecen espontáneamente. Sin embargo, vale la pena notar su existencia y dinámica durante la implementación del proyecto. Los roles principales en un equipo de proyecto incluyen:

• Líder – presta especial atención a la eficiencia del equipo,
• Mediador – resuelve conflictos y ayuda al equipo a operar de manera más eficiente
• Payaso – el que hace reír a los demás y mejora el estado de ánimo del equipo,
• Recordador – siempre recuerda plazos y tareas importantes,
• Coordinador – ayuda al equipo a operar de manera más eficiente combinando los elementos de trabajo de los miembros individuales,
• Mentor – a menudo un miembro senior del equipo que está dispuesto a compartir experiencia y conocimiento con los demás.

Los roles informales ayudan al equipo a funcionar de manera efectiva y generan mejores resultados. Sin embargo, no se deben tratar como un sustituto de las responsabilidades formales.

Resumen

La elección del equipo de proyecto puede determinar el éxito o fracaso de todo el proyecto. Por eso es tan importante que el equipo esté compuesto por personas con diferentes habilidades y personalidades, diferentes experiencias y estilos de trabajo. Si el Gerente de Proyecto selecciona correctamente a los colegas, ellos naturalmente asumirán los roles informales para formar un equipo cohesivo, aumentando las posibilidades de éxito y una cooperación futura fructífera.

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