¿Qué es un proyecto? | #1 Introducción a la gestión de proyectos

¿Qué es un proyecto? Proyectos, proyectos, proyectos: se han convertido permanentemente en parte del vocabulario de los gerentes de negocios. Son actividades complejas a corto plazo con un marco preplanificado, enfocadas en un resultado específico. Es difícil imaginar el logro oportuno de los objetivos comerciales y la planificación presupuestaria basada en tareas sin ellos. Sin embargo, el mercado se está alejando del modelo en el que creamos y entregamos un producto una sola vez. Apuesta por una relación a largo plazo con los usuarios, contacto continuo, mejora ágil, ajuste y afinación sin fin. Entonces, ¿la planificación y ejecución de proyectos ya no tiene sentido? ¿Es “proyecto” una palabra de moda que define una forma obsoleta de hacer negocios? Sigue leyendo para descubrir más.

¿Qué es un proyecto? – tabla de contenido:

1. ¿Qué es un proyecto?
2. Naturaleza temporal del proyecto
3. Empresas gimnásticas
4. El inicio y el final del proyecto
5. Resultados únicos
6. Resumen

¿Qué es un proyecto?

La organización más grande del mundo para personas involucradas en la gestión de proyectos es el Project Management Institute (PMI). Fundada en 1969, cuenta con casi 3 millones de personas trabajando como Gerentes de Proyectos o estudiando varios aspectos de la gestión. Sin embargo, la antigüedad de la organización no significa que el conocimiento que promueve no esté actualizado y adaptado a los requisitos del mercado actual. Los proyectos empresariales están prosperando, y PMI estima que se espera que el número de gerentes de proyectos aumente hasta un 33% para 2027, creando 22 millones de nuevos empleos en todo el mundo.

PMI publica periódicamente nuevas y mejoradas versiones del libro titulado Project Management Body of Knowledge (PMBOK). La última, la séptima versión, fue lanzada en agosto de 2021, y a diferencia de las anteriores, fue realmente reescrita. Después de todo, la gestión de proyectos ha estado cambiando casi tan rápidamente como el entorno de trabajo digital.

Sin embargo, la definición de un proyecto, un concepto central para PMI, apenas ha cambiado. Un proyecto se define de la siguiente manera: “Un esfuerzo temporal para producir un producto, servicio o resultado único. La naturaleza temporal de los proyectos indica el inicio y el final de un proyecto o fase del trabajo del proyecto. Los proyectos pueden ejecutarse solos o ser parte de un programa o portafolio.”

La palabra “proyecto” define entonces una acción muy específica y deliberada, gracias a la cual un producto u organización sufre una metamorfosis esperada, cuyos resultados pueden ser medidos. En el siguiente texto, elaboraremos y explicaremos los elementos de la definición de PMBOK. Responderemos a las preguntas:

• ¿Qué significa que el proyecto es un esfuerzo temporal?
• ¿Cuál es el significado del inicio y el final de un proyecto?
• ¿Cómo entender la singularidad del resultado de un proyecto?

Sin embargo, dedicaremos textos separados para discutir las etapas de las que consta un proyecto y qué tipos de proyectos existen.

Naturaleza temporal del proyecto

Los proyectos tienen un marco de tiempo definido y una naturaleza única. Por eso, la temporalidad es una de las características más importantes de un proyecto, que ayuda a distinguirlo de un producto. La naturaleza única y el resultado singular permiten distinguir los proyectos de los procesos llevados a cabo en una empresa. Un proyecto puede ser así:

• construir un conjunto de viviendas unifamiliares
• abrir una sucursal de una empresa en otra ciudad
• organizar un evento corporativo
• rediseñar un sitio web
• preparar una solicitud de financiación para la empresa de fondos europeos

Empresas gimnásticas

En el enfoque tradicional, un plan de ejecución de proyecto detallado se consideraba una parte integral del proyecto. Así, el equipo del proyecto se ponía a trabajar equipado con un cronograma detallado de tareas que abarcaba toda la duración del proyecto, desde el inicio hasta el final. Sin embargo, a medida que los métodos de gestión de proyectos han madurado, este enfoque ha cambiado gradualmente.

En el informe de PMI titulado “Pulse of the Profession 2021: Beyond Agility”, las empresas que adoptan un nuevo enfoque utilizando libremente métodos y principios de gestión de proyectos en línea con los requisitos del mercado han sido llamadas gimnásticas. Utilizan “el enfoque correcto de la manera correcta en el momento adecuado para entregar lo que se necesita”.

Aunque en papel tal gestión parece un poco menos impresionante que los métodos tradicionales, funciona muy bien en la práctica. Especialmente en la gestión de proyectos de alto riesgo y equipos híbridos y remotos.

El inicio y el final del proyecto

A medida que nos alejamos del enfoque en cascada (método Waterfall) y la creciente popularidad de los métodos ágiles (Agile) y sus variantes (como Scrum y Scrumban), se ha vuelto popular considerar como norma abordar gradualmente las tareas, su presupuesto detallado y los medios de ejecución.

Sin embargo, invariablemente, un proyecto es diferente de otros esfuerzos ya que tiene un inicio y un final precisamente definidos. Cuando comenzamos un proyecto, tenemos un objetivo claramente definido y una visión de lo que queremos lograr. También tenemos un presupuesto definido, un cronograma de tareas y criterios de finalización.

Resultados únicos

Cada proyecto, además de su naturaleza temporal, propósito específico, inicio y final, tiene un resultado único. Para los ejemplos mencionados anteriormente, los resultados serán únicos: construir un conjunto de viviendas unifamiliares en una dirección específica, o realizar un evento corporativo en el Hotel Sunrise el 29 de febrero de 2023.

La naturaleza única del proyecto significa que reutilizar el conocimiento y las habilidades adquiridas al ejecutar un proyecto requiere adaptarlas a nuevas condiciones. Por ejemplo, si una vez logramos obtener financiación para el desarrollo de la empresa de la UE, no significa que nuestra próxima solicitud también será exitosa. Cada próxima solicitud será única ya que muchos factores cambian:

• parámetros de rendimiento
• realidades del mercado
• tareas implementadas
• plazo
• criterios que definen el inicio y el final del proyecto

Aunque la implementación de un proyecto está asociada con una gran empresa, vale la pena recordar que un proyecto puede incluso ser refrescar los muebles en el jardín de una empresa. Esto se debe a que si un emprendimiento es un proyecto no está determinado ni por el número de personas involucradas ni por el tiempo de implementación planificado o real.

Resumen

La gestión de proyectos es una de las habilidades más deseadas en el mercado laboral. Por eso, entender qué son los proyectos y tener un enfoque flexible para su implementación es tan importante para los negocios.

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