¿Cómo crear un acta de proyecto? | #39 Introducción a la gestión de proyectos

Los estatutos del proyecto son el pan y la mantequilla de la gestión de proyectos. Proporcionan una visión clara y concisa de los objetivos y metas del proyecto. El estatuto es un documento crucial para todas las partes interesadas, incluidos el Gerente de Proyecto, los miembros del equipo del proyecto y la dirección de la organización. Forma la base formal de todo el proyecto, ya que otorga al Gerente de Proyecto la autoridad para iniciar y continuar el proyecto, así como define los objetivos, el alcance y los resultados esperados.

Estatuto del proyecto – tabla de contenido:

1. Introducción
2. ¿Qué debe incluir el Gerente de Proyecto en el estatuto del proyecto?
3. Justificación para emprender el proyecto
4. Objetivo del proyecto
5. Alcance del proyecto
6. Entregables
7. Marco temporal del proyecto
8. Presupuesto del proyecto y asignación de recursos
9. Riesgos del proyecto
10. ¿Cómo se diferencia el estatuto del proyecto del caso de negocio?
11. Resumen

Introducción

Según el PMBOK, el estatuto del proyecto es uno de los documentos más esenciales que describen la estrategia del proyecto. Se define como:

“Un documento emitido por el iniciador o patrocinador del proyecto que autoriza formalmente la existencia de un proyecto y proporciona al gerente del proyecto la autoridad para aplicar recursos organizacionales a las actividades del proyecto.”

El estatuto del proyecto generalmente se formula al principio y permanece sin cambios. Aunque durante la implementación de las tareas, se permiten ajustes menores. Sin embargo, ¿qué debe contener el documento y cómo prepararlo?

¿Qué debe incluir un Gerente de Proyecto en un estatuto del proyecto?

El volumen del estatuto del proyecto depende del tamaño y tipo de proyecto que se esté implementando. Sin embargo, debe incluir los siguientes elementos:

• la justificación para emprender el proyecto,
• los objetivos del proyecto,
• el alcance del proyecto,
• los resultados,
• el cronograma del proyecto,
• el presupuesto del proyecto,
• los riesgos de diseño.

El estatuto del proyecto también debe incluir información de contacto para el Gerente de Proyecto y las partes interesadas clave.

Justificación para emprender el proyecto

Al preparar una breve justificación para iniciar un proyecto, es aconsejable utilizar el caso de negocio preparado con antelación. Debe estar escrito en un lenguaje simple para que pueda ser entendido por una persona que se enfrenta al proyecto por primera vez. Por lo general, uno o dos párrafos explicativos son suficientes:

• ¿Cuál es el contexto empresarial del proyecto?
• ¿Qué problema resuelve el proyecto o qué oportunidad permite explotar? y
• ¿Cuáles son los resultados esperados del proyecto?

Objetivo del proyecto

No vale la pena incluir todos los objetivos en el estatuto del proyecto. Es mejor centrarse en el objetivo principal y aquellos que están en la jerarquía directamente debajo de él. Después de todo, la descripción del objetivo del proyecto en el caso de negocio debe proporcionar una respuesta a la pregunta “¿Qué vamos a hacer?” que debe permanecer válida a lo largo del proyecto. Los objetivos y metas principales establecen la dirección hacia la cual se dirigen las actividades que componen el proyecto. Deben ser claros y medibles y estar en línea con los objetivos generales de la organización.

Alcance del proyecto

El alcance del proyecto incluido en el estatuto define los límites del proyecto, incluyendo lo que está y no está cubierto por el proyecto. Debe incluir una descripción clara de los resultados del proyecto y cualquier limitación o suposición que lo afecte. Por lo tanto, vale la pena considerar la respuesta a la pregunta “¿Qué tareas se implementarán?” y “¿Qué tareas no se implementarán?”. Esto es especialmente importante en proyectos que involucran múltiples partes interesadas, cuyas expectativas no expresadas sobre los resultados del proyecto pueden revelarse de esta manera.

Entregables

El estatuto del proyecto debe incluir una lista de todos los entregables del proyecto, incluyendo una breve descripción de cada uno y los objetivos específicos a los que están orientados. También debe tener un cronograma para cada elemento, preferiblemente con una referencia a un hito, así como la persona o equipo responsable de entregarlos.

Marco temporal del proyecto

El estatuto del proyecto también debe incluir un cronograma general del proyecto, que vale la pena visualizar con una línea de tiempo. En ella, el Gerente de Proyecto debe marcar las fechas de inicio y finalización del proyecto, los hitos o las fechas planificadas para la entrega de resultados.

Presupuesto del proyecto y asignación de recursos

El estatuto del proyecto también debe incluir el presupuesto general del proyecto, presentado más a menudo en forma de tabla. Esto facilitará indicar:

• Las principales categorías de costos – una estimación de mano de obra, materiales y equipos,
• El rango proyectado de cambios – para tener en cuenta las fluctuaciones de precios o gastos imprevistos,
• Reservas y restricciones presupuestarias.

Esta sección del documento también debe detallar la asignación de recursos, incluyendo personal, equipos e instalaciones.

Riesgos del proyecto

La sección de riesgos del estatuto del proyecto debe delinear los riesgos potenciales y cómo responder a ellos. Esto incluye identificar riesgos potenciales, tales como:

• retrasos,
• excesos de costos o
• cambios en el alcance.

Listarlos ayuda a las partes interesadas a asegurarse de que el Gerente de Proyecto, el equipo del proyecto y la organización estén preparados para problemas potenciales y tengan un plan sobre qué hacer para mitigarlos o evitarlos.

Caso de negocio vs estatuto del proyecto

La diferencia entre un estatuto del proyecto y un caso de negocio radica principalmente en el propósito para el cual se preparan. Un estatuto del proyecto es un documento que inicia un proyecto, mientras que un caso de negocio argumenta por qué se debe iniciar un proyecto. El estatuto define lo que se hará en el proyecto, mientras que el caso de negocio responde a la pregunta “¿Con qué propósito?”. Ambos documentos son muy importantes para la correcta gestión de un proyecto y ayudan a que sea exitoso.

Resumen

El estatuto del proyecto es un documento esencial que sirve como la base para la implementación del proyecto y autoriza su inicio. Esboza los objetivos, metas, alcance, presupuesto, asignación de recursos y cronograma del proyecto. También identifica riesgos y suposiciones potenciales, aumentando la posibilidad de que el proyecto avance según lo planeado.

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