¿Por qué usar software de gestión de proyectos? | #10 Comenzando con la gestión de proyectos

¿Requiere la implementación de cada proyecto el uso de software? Presumiblemente no. Sin embargo, ¿vale la pena realizar cálculos complicados en tu memoria con una calculadora a mano, cuando el tiempo y la precisión del resultado son importantes? ¿Vale la pena llegar a una reunión con una carpeta llena de notas cuando los participantes quieren leer una presentación interesante y concisa?

Software de gestión de proyectos – tabla de contenido:

1. Introducción
2. Ahorro de tiempo
3. Monitorear el estado del proyecto
4. Hacer la información disponible
5. Asegurar la continuidad del proyecto
6. Resumen

¿Por qué usar software de gestión de proyectos? Introducción

Es poco probable que alguien necesite ser convencido para usar software de gestión de proyectos. Especialmente si estamos hablando de proyectos grandes y complejos que simplemente no se pueden llevar a cabo en papel. Sin embargo, vale la pena aclarar cuáles son los beneficios de usar software de gestión de proyectos. Primero, considera si en nuestra práctica de gestión de proyectos tenemos todas estas áreas bajo control. En segundo lugar, podemos elegir el software que mejor se adapte a las especificidades de nuestros proyectos y trabajo en equipo.

Nos gustaría destacar cuatro áreas cuya mejora es crucial para los usuarios de software de gestión de proyectos. Estas son:

• ahorro de tiempo
• monitoreo del estado del proyecto
• consagración de la disponibilidad de información
• aseguramiento de la continuidad del proyecto

Las analizaremos una por una a continuación, seguidas de una discusión sobre las características del software que vale la pena señalar, así como una revisión de algunas de las soluciones más populares disponibles en el mercado.

Ahorro de tiempo

Los beneficios de ahorro de tiempo del software radican principalmente en la mejora de la organización del proyecto. Esto se debe a que significa una planificación simple y un esbozo flexible del marco del proyecto. Preparar un acta del proyecto o un diagrama de Gantt es mucho más simple y práctico cuando se hace de inmediato en el programa que luego utilizaremos para gestionar el proyecto.

De hecho, en lugar de emplear herramientas externas, los planes pueden complementarse a medida que avanza el proyecto con tareas detalladas publicadas en tableros Kanban o en el backlog del proyecto. Esto proporcionará una medición completamente realista del tiempo dedicado a tareas específicas por miembros concretos del equipo del proyecto.

Sin embargo, cuando se trata de la gestión del tiempo del proyecto, la elección del software en sí y si ya es familiar para el equipo es de considerable importancia. Después de todo, los programas de gestión de proyectos varían significativamente en complejidad, y la curva de aprendizaje puede volverse difícil de navegar. Mientras que Firmbee es un entorno transparente que contiene todas las herramientas necesarias para gestionar un proyecto, Jira es una herramienta colosal y muy compleja que permite la automatización de tareas e integraciones con programas externos.

Monitorear el estado del proyecto

El segundo área de enfoque para el software de gestión de proyectos es el monitoreo en tiempo real del estado del proyecto. Cada programa incluye herramientas analíticas para visualizar estadísticas. Muestran, entre otras cosas:

• el estado actual de la implementación de tareas – cuántas tareas se han completado y a qué hora, quién ha completado qué tareas,
• comparar resultados reales con suposiciones – por ejemplo, utilizando un gráfico que compara el tiempo promedio de una tarea con su curso real,
• el estado de la implementación del presupuesto, así como
• herramientas predictivas para evaluar si las cosas van en la dirección correcta.

Hacer la información disponible

Otro problema que el software ayuda a resolver es la disponibilidad en tiempo real de la información del proyecto para el equipo y las partes interesadas. Las principales ventajas del software de gestión de proyectos son la capacidad de iniciar sesión en cualquier momento, así como la diferenciación de permisos – por ejemplo, para editar tareas o para ver las estadísticas de rendimiento de los miembros individuales del equipo. Por ejemplo, se puede proporcionar a un cliente la capacidad de ver las tareas completadas en una semana determinada, pero no la autoridad para editar la lista de tareas que deben completarse en los días siguientes.

En una palabra, el tercer área importante es facilitar el mantenimiento del orden adecuado en el proyecto, así como la transparencia de la comunicación. No menos importante, el uso de un documento de proyecto colaborativo editado sobre la marcha ayuda a construir un sentido de pertenencia al equipo y responsabilidad por completar las tareas asignadas que contribuyen al objetivo del proyecto.

Asegurar la continuidad del proyecto

Una ventaja importante pero a menudo pasada por alto de usar software de gestión de proyectos es que mantiene la continuidad en caso de cambios de personal. Estos pueden afectar tanto al Gerente de Proyecto como a otros miembros del equipo. Gracias a la disponibilidad de datos históricos del proyecto y herramientas analíticas, una nueva persona puede hacerse una idea de la situación relativamente fácil y ser rápidamente introducida a nuevas tareas. Sin revisar la documentación completa del proyecto, también puede averiguar, entre otras cosas, qué se ha hecho ya, qué tareas están causando dificultades al equipo y si el proyecto se está implementando de acuerdo con el cronograma y el presupuesto.

Resumen

El software de gestión de proyectos reduce el tiempo necesario para completar proyectos. Desde la planificación hasta la delegación de tareas, hasta la verificación de su finalización por parte de los miembros del equipo, lo que no tiene que ser registrado cada vez por el Gerente de Proyecto. Todos estos pasos se llevan a cabo de manera más eficiente. Así que vale la pena invertir tiempo en aprender el programa adecuado.

También facilita el monitoreo de la situación actual y asegura que todas las partes interesadas tengan acceso a la información relacionada con el proyecto que les concierne en cualquier momento. Debemos añadir a esto la gran conveniencia de tener todos los datos reunidos en un solo lugar, donde es fácil hacerse una idea de ellos. Estas características también facilitan asegurar la continuidad del proyecto, incluso en caso de cambios radicales de personal.

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