Objetivo del proyecto. ¿Qué es y cómo definirlo bien? | #15 Introducción a la gestión de proyectos

El objetivo del proyecto, o lo que queremos lograr al ejecutar el proyecto, debe ser claro para todos los involucrados. Para el equipo, el Gerente de Proyecto, los clientes, los beneficiarios, así como la dirección de la organización. Es la base para coordinar actividades, establecer objetivos individuales y asignar tareas. Es por la distancia de su logro que se mide el estado del proyecto. Entonces, ¿cómo definir bien el objetivo del proyecto?

Objetivo del proyecto – tabla de contenido:

1. Introducción
2. ¿Cuál es el objetivo del proyecto?
3. Los errores más comunes al formular el objetivo del proyecto
4. ¿Cómo definir el objetivo del proyecto?
5. Resumen

Introducción

El objetivo del proyecto incluye muchos objetivos y hitos más pequeños. Lo sobrepasa a todos al responder la pregunta “¿Qué hacemos?”. Entonces, ¿qué debería incluir una formulación adecuada de un objetivo de proyecto para apoyar mejor un inicio fluido de la implementación?

¿Cuál es el objetivo del proyecto?

En la séptima edición del PMBOK, el objetivo del proyecto se define como:

“Algo hacia lo cual se dirigen las acciones, una posición estratégica, un objetivo a alcanzar, un resultado a desarrollar, un producto producido o un servicio proporcionado.”

Por lo tanto, el objetivo del proyecto no tiene que ser material. Si bien el resultado de muchos proyectos incluye la producción de un artículo, contenido o software, también puede incluir un servicio o un cambio en el cliente o en la propia organización. Un objetivo de proyecto es, por ejemplo:

• Implementación del proceso en el cliente A para finales de diciembre de este año
• Alcanzar cero emisiones de gases de efecto invernadero para 2025
• Lanzamiento del producto B en el mercado europeo para finales de enero de 2023
• Organización de un evento C para 1,000 personas el próximo mayo
• Optimizar gastos y reducir costos en un 30% en el departamento D de la empresa E
• Reducir el número de quejas en un 10% en el próximo trimestre.

El objetivo perseguido está, por lo tanto, estrechamente relacionado con la visión del proyecto, que indica la razón para perseguir el objetivo al responder las preguntas “¿por qué?” y “¿para qué?”.

Los errores más comunes al formular el objetivo del proyecto

Uno de los errores más comunes que surgen al formular un objetivo de proyecto es asumir que todos los involucrados “saben qué hacer”. Y como resultado, no hay necesidad de formular un objetivo de proyecto o crear documentos relacionados. Desafortunadamente, incluso si esto es cierto en la primera semana de implementación del proyecto, el objetivo rápidamente se vuelve difuso y el alcance del proyecto se expande y cambia. Por lo tanto, la implementación espontánea del proyecto rara vez produce los resultados esperados.

Por esta razón, el logro de un objetivo de proyecto empresarial generalmente se determina no solo por los documentos del proyecto, sino también por los KPI, Indicadores Clave de Desempeño. Estos generalmente se relacionan con la realización del presupuesto del proyecto, la calidad de la ejecución y el tiempo dedicado a completar el proyecto. Es con estos que se relacionan los errores que más a menudo ocurren al formular el objetivo del proyecto. Esto se debe a que concierne al hecho de que el resultado previsto no es medible en ninguno de los aspectos clave. No se especifica en él, por ejemplo:

• ¿Cuánto tiempo se espera que dure el proyecto?
• ¿Qué características debe tener el producto para que el proyecto se considere completo?
• ¿Cuál es el límite infranqueable del presupuesto asignado para su implementación?

Para prevenir que ocurran tales problemas, vale la pena utilizar técnicas probadas para definir correctamente el propósito del proyecto.

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¿Cómo definir el objetivo del proyecto?

Una de las técnicas más comúnmente aplicadas para formular un objetivo de proyecto es SMART, que significa:

• S-Específico (Specific) – el objetivo debe ser lo más específico posible, pero debe abarcar todas las esferas de actividad incluidas en el proyecto
• M-Medible (Measurable) – el presupuesto, el tiempo de implementación, el número de personas involucradas y la capacidad de establecer medidas objetivas para determinar si el proyecto se ha completado son claves para un objetivo de proyecto bien definido
• A-Alcanzable (Achievable) – debido a circunstancias impredecibles, siempre puede suceder que el objetivo no se pueda alcanzar, pero en el momento de establecerlo, debe ser percibido como alcanzable por todas las partes interesadas y el equipo del proyecto
• R-Realista (Relevant) – un objetivo de proyecto es realista si es alcanzable con los recursos disponibles para la organización, en lugar de requerir, por ejemplo, un centenar de especialistas que son difíciles de encontrar y contratar
• T-Limitado en el tiempo (Time-bound) – el proyecto debe tener una duración claramente definida y la consecución del resultado previsto.

Para ver si tu objetivo de proyecto cumple con los requisitos SMART, intenta responder las siguientes preguntas:

• ¿Qué sucederá cuando se alcance el objetivo?
• ¿Este objetivo te inspira y motiva?
• Según tu conocimiento y experiencia, ¿es este objetivo alcanzable?
• ¿Se puede rastrear el progreso hacia este objetivo y cómo?
• ¿Cuándo aparecerá el resultado esperado?

Resumen

Un objetivo de proyecto es una respuesta articulada y específica a la pregunta “¿Qué estamos haciendo?”. Aunque los resultados variarán enormemente dependiendo del tipo de proyecto que se implemente, cada objetivo debe cumplir con los criterios SMART descritos anteriormente. Con un marco de implementación, es posible planificar y también determinar si el proyecto se está ejecutando como se planeó.

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