Las habilidades más útiles de un gerente de proyectos | #26 Comenzando con la gestión de proyectos

El trabajo de un Gerente de Proyecto (PM) requiere planificación y organización, pero sobre todo, flexibilidad y vigilancia. Es la capacidad de ver señales tempranas de un cambio inminente y de hacer un seguimiento de muchas circunstancias cambiantes simultáneamente lo que puede hacer que los esfuerzos del PM sean exitosos.

Habilidades más útiles del gerente de proyecto – tabla de contenido:

1. Introducción
2. Habilidades universales en el trabajo del Gerente de Proyecto
3. Habilidades especializadas del Gerente de Proyecto
4. Mitos sobre el rol del Gerente de Proyecto
5. Resumen

Introducción

El conjunto óptimo de habilidades del Gerente de Proyecto consiste en habilidades universales, también llamadas habilidades transferibles, y habilidades especializadas. Su proporción varía dependiendo del tema y tamaño del proyecto que se está implementando. Sin embargo, una cosa permanece constante. Los Gerentes de Proyecto utilizan una amplia gama de habilidades todos los días. Esto se debe a que su trabajo es muy diverso y les permite enfrentar diferentes desafíos cada día. Un día es organizar y llevar a cabo una reunión con las partes interesadas, mientras que el otro es elaborar un presupuesto detallado para el próximo hito. Entonces, ¿qué habilidades son las más favorables?

Habilidades universales en el trabajo del Gerente de Proyecto

Para observar las habilidades universales que son útiles al gestionar proyectos, imagina organizar una mudanza. Para hacerlo de manera efectiva, necesitamos demostrar nuestra capacidad de:

• planificación – para empacar todo en el orden correcto y coincidir la fecha de salida de un apartamento con la mudanza a un nuevo lugar,
• organización – para hacer arreglos con los mudanceros, el equipo de transporte, y etiquetar adecuadamente todas las cajas y cajas de cosas,
• gestión de costos – para ver ya en la etapa de pensar en la mudanza si podremos permitirnos nuestra propiedad soñada, cuánto costará mudarse y amueblar el nuevo lugar,
• cooperación con otros – las habilidades interpersonales en el caso de mudarse serán especialmente útiles en la etapa de convencer a amigos y familiares para ayudar, y la facilidad de comunicación sin duda hará que el proceso de mover pertenencias sea más fácil y agradable.

La lista anterior es la base más fundamental, que el Gerente de Proyecto desarrolla al realizar sus deberes diarios y agregar habilidades detalladas a ella. Por ejemplo, para la planificación – familiaridad con el software utilizado para desglosar tareas y hitos en un proyecto que está comenzando. Y para colaborar con otros – delegar tareas y moderar continuamente el flujo de trabajo del equipo.

Habilidades especializadas del Gerente de Proyecto

En el trabajo del PM, además de la planificación, organización, gestión y colaboración universales, varias habilidades especializadas serán útiles. Estas incluyen:

• toma de decisiones,
• informes,
• flexibilidad, y
• reconocimiento y respuesta al cambio.

La capacidad de tomar decisiones y asumir la responsabilidad por ellas está estrechamente relacionada con los momentos más importantes del ciclo de vida del proyecto, así como con la posición de liderazgo que el Gerente de Proyecto ocupa dentro del equipo.

Los informes, por otro lado, son una combinación de comunicar de manera eficiente, organizar tareas y colaborar con otros. Un PM experimentado sabe cómo preparar información destinada a las partes interesadas, qué incluir en ella, así como cómo y con qué frecuencia comunicarse con ellas.

La flexibilidad ayuda a crear un estilo de comunicación que se adapte a las partes interesadas de un proyecto. También permitirá al Gerente de Proyecto adaptar las formas de hacer las cosas al equipo con el que está trabajando. Por ejemplo, ajustar la frecuencia de las reuniones y la profundidad de la discusión de las tareas completadas al nivel de experiencia del equipo. Sin embargo, la habilidad que puede determinar el éxito o fracaso del PM es la flexibilidad en la ejecución de tareas, incluidas las repetitivas. Esto significa tener en cuenta las circunstancias actuales y ser capaz de ir más allá de lo esquemático para lograr los resultados esperados.

Esta habilidad está estrechamente relacionada con la última – la difícil de entrenar sensibilidad a los cambios en el entorno. Responder al cambio se aplica a casi todas las áreas de un proyecto. Un ejemplo es ajustar el presupuesto a los precios cambiantes; esto significa detectar tendencias y aprovecharlas, así como notar las expectativas de los clientes y las capacidades financieras.

Mitos sobre el rol del Gerente de Proyecto

Existen varios mitos asociados con el rol del PM. Solo hay que mirar su no tan agradable imagen estereotipada. Para muchos, es la imagen de un joven engreído que comenzó su carrera muy temprano. Él entiende perfectamente cada detalle del proyecto, o al menos está convencido de ello, y señala sin piedad los tropiezos de sus colegas.

Veamos más de cerca este retrato caricaturizado y prestemos atención a tres mitos subyacentes.

Mito 1. El Gerente de Proyecto tiene mucha experiencia en la organización donde gestiona el proyecto.

Mito 2. El Gerente de Proyecto está perfectamente familiarizado con todos los temas involucrados en el proyecto.

Mito 3. El Gerente de Proyecto controla y mejora las tareas realizadas por todos los miembros del equipo.

El Mito 1 está relacionado con la creencia de que solo una persona con mucha antigüedad puede gestionar proyectos de manera efectiva. Sin embargo, en muchos casos, incluso un empleado novato que ha desarrollado habilidades transferibles funcionales en la gestión de proyectos puede desempeñarse bien en el rol de Gerente de Proyecto auxiliar. Esto también se aplica a personas que han adquirido experiencia en otras organizaciones, siempre que conozcan las herramientas adecuadas y los métodos necesarios para encajar como PM.

El Mito 2 combina la noción de que el PM debe conocer todos los detalles de un proyecto de memoria, y tiene un conocimiento experto bien establecido del área del proyecto. Sin embargo, los detalles del proyecto se almacenan en software, en una forma bien ordenada. El trabajo del Gerente de Proyecto es crear y mantener este orden y utilizar la información. El conocimiento experto, por otro lado, lo poseen los miembros del equipo. El PM necesitará un amplio conocimiento para establecer el marco general de cómo debe proceder el proyecto y hacer las preguntas correctas.

El Mito 3 es parte del estereotipo en el que el PM mejora cada detalle de las tareas dadas al equipo. La microgestión es uno de los errores de trabajar con un equipo. Sin embargo, ¡no es parte de las responsabilidades del PM!

Resumen

Las habilidades universales, o agilidad, son útiles en el trabajo de un Gerente de Proyecto:

• planificación
• organización
• gestión de costos, así como
• trabajo con personas.

Sin embargo, las habilidades del gerente de proyecto no son menos importantes, a saber, la toma de decisiones eficiente, las habilidades de informes, así como la flexibilidad y la respuesta efectiva al cambio.

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