¿Cómo elegir el mejor software de gestión de proyectos? | #11 Introducción a la gestión de proyectos

El mejor software de gestión de proyectos es aquel que no puedes ver. Ese hace su trabajo sin llamar mucho la atención. Es fácil de usar y contiene todas las funciones necesarias. Pero, ¿qué incluyen estas funciones “necesarias”? ¡Sigue leyendo para averiguarlo!

El mejor software de gestión de proyectos – tabla de contenido:

1. Introducción
2. Plantillas de proyectos
3. Vistas
4. Integraciones
5. Áreas de operación
6. Resumen
7. Descubre nuestro software para la gestión de proyectos

¿Cómo elegir el mejor software de gestión de proyectos? Introducción

Antes de pasar a discutir software de gestión de proyectos específicos, consideremos qué funciones debería realizar. Hemos dividido nuestro tema de hoy en tres partes. Primero, veremos las vistas ofrecidas en varios programas. En segundo lugar, consideraremos las integraciones necesarias. Y en tercer lugar, veremos qué áreas de las operaciones de una organización debería cubrir dicho software.

Plantillas de proyectos

La mayoría de los programas te permiten gestionar varios proyectos de forma independiente. Esto es importante si estás tratando con programas o un portafolio de proyectos, y si los PMs en tu organización están manejando más de un proyecto simultáneamente, o si estás ejecutando proyectos con un flujo repetitivo, entonces vale la pena crear una plantilla de proyecto que se pueda usar repetidamente.

Sin embargo, si estás utilizando el programa por primera vez, o si es un proyecto personalizado, puedes usar las plantillas integradas. Estas facilitan y aceleran mucho el inicio de un nuevo proyecto. Esto se debe a que te ayudan a comenzar de inmediato en un entorno listo, preconfigurado y diseñado para la gestión de proyectos en, por ejemplo, la metodología Scrum o Prince2.

Vistas

Independientemente de la plantilla o método elegido, el software de gestión de proyectos incluye con mayor frecuencia vistas estándar. Estas muestran claramente el aspecto seleccionado de la implementación del proyecto. Para nosotros, las vistas más importantes son:

• Cronograma – que puede escalarse para cubrir toda la duración del proyecto o un período seleccionado,
• Lista de tareas – para previsualizar tareas actualmente en progreso, recién completadas o que se realizarán en breve,
• Calendario – una agenda para programar reuniones y actividades grupales,
• Herramientas analíticas – es decir, gráficos y visualizaciones de datos de áreas específicas de la ejecución del proyecto y la carga de trabajo de los miembros individuales del equipo para generar informes,
• Equipo – una lista de personas involucradas en el proyecto con información de contacto.

Integraciones

Al elegir un programa de gestión de proyectos, se presta menos atención a las integraciones, es decir, a qué programas y aplicaciones trabaja nuestra herramienta. Esto se debe a que algunos programas de gestión, como Firmbee, son monolitos. Esta es una plataforma que proporciona apoyo integral para todas las tareas relacionadas con el proyecto – desde listas de tareas y notas hasta la gestión de facturas e incluso el proceso de reclutamiento del equipo.

Sin embargo, a veces, un programa que facilita la gestión de proyectos funciona como un conjunto de llamados microservicios, es decir, un conjunto de módulos cooperantes que se pueden activar y desactivar. En este caso, las integraciones resultan ser muy útiles. Estas pueden incluir conexiones a, por ejemplo:

• calendarios externos (por ejemplo, Google o Apple Calendar), lo que permite, por ejemplo, enviar invitaciones a reuniones,
• comunicadores – como Microsoft Teams, Zoom o Slack, facilitando la comunicación sin tener que copiar o mover contenido,
• lectores de varios formatos, para que puedas previsualizar fácilmente el contenido de documentos o archivos de imagen,
• correo electrónico – para agregar tareas directamente por correo,
• herramientas de ventas para comercio electrónico, como Salesforce, Zoho Desk y Zendesk,
• la nube para almacenar y compartir archivos de proyecto más grandes
• herramientas de seguridad y autorización son esenciales especialmente cuando se trabaja desde fuera de la oficina y se tienen conexiones a Internet menos seguras,
• herramientas de informes especializadas, como Power BI, Looker o Google Sheets, por ejemplo.

Al elegir un programa en particular, también vale la pena preguntarse si solo funcionará en una computadora o si también tiene una aplicación móvil.

Áreas de operación

Las áreas primarias de ejecución de proyectos que soporta el software son la gestión de tareas a lo largo del tiempo, así como la visualización del presupuesto. Sin embargo, dependiendo del tipo de proyecto que se esté implementando, módulos como:

• contactos – especialmente si la implementación del proyecto incluye cooperación con freelancers o múltiples representantes de clientes,
• campañas – cuando las actividades de marketing o ventas son parte del proyecto,
• documentos – cuando es necesario compartir diferentes materiales,
• recursos humanos – una opción que es particularmente útil cuando se está formando un equipo de proyecto o se necesita reponer personal durante la implementación del proyecto,
• finanzas – además del estado general del presupuesto del proyecto, es útil tener a mano una herramienta que permita recopilar gastos para diversos fines, o comparar ofertas de productos y servicios necesarios para el proyecto.

Resumen

Las funciones esenciales que el software de gestión de proyectos debería realizar son facilitar la organización y planificación del trabajo. Usar plantillas – ya sean integradas o creadas por uno mismo – facilita mucho el inicio. Y las vistas claras que representan aspectos específicos de la ejecución de un proyecto hacen que las tareas diarias sean más agradables y simples. Las integraciones, mientras tanto, significan que podemos usar nuestro software favorito combinándolo con el que usamos para gestionar el proyecto. A menos, por supuesto, que sea lo suficientemente sofisticado como para combinar módulos que permitan comunicaciones, gestión financiera y recursos humanos.

Descubre nuestro software para la gestión de proyectos:

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