Independientemente de cómo veamos el trabajo híbrido, a menudo nos enfrentamos a un desafío: cómo gestionar un equipo cuando algunas personas están en la oficina y otras trabajan de forma remota, y sus proporciones están cambiando constantemente.

Trabajo híbrido – tabla de contenido:

  1. Introducción
  2. Comunicación en un equipo híbrido
  3. Intercambio efectivo de información
  4. Soporte técnico del trabajo del equipo
  5. Mantenimiento de lazos
  6. Resumen

Introducción

Gestionar un equipo de proyecto que trabaja en modo híbrido es más difícil en comparación con trabajar exclusivamente de forma remota o en el lugar. Después de todo, ¿cómo supervisar cuando algunos miembros del equipo trabajan en la oficina y otros de forma remota?

El Gerente de Proyecto enfrenta varios desafíos clave. Estos incluyen:

  • definir las reglas de comunicación en el equipo
  • asegurar un intercambio fluido de información
  • soporte tecnológico para las personas fuera de la oficina
  • mantener lazos.

Comunicación en un equipo híbrido

Para trabajar de manera efectiva en un modelo híbrido, es necesario definir las reglas de comunicación. Cuando no es suficiente acercarse a preguntar a la persona que trabaja en el escritorio vecino su opinión sobre tu trabajo, vale la pena hacer arreglos para usar diferentes herramientas para propósitos específicos. Por ejemplo, puedes enviar una pregunta corta a través del chat, usar el correo electrónico para asuntos más elaborados y tener una videoconferencia para discutir temas complejos que requieren la participación de varias personas.

Con un nuevo equipo, también es una buena idea asegurarse de que todos sepan:

  • Cuáles son las responsabilidades de cada persona,
  • Cómo contactar a otros miembros del equipo, y
  • Cuáles son las expectativas sobre la frecuencia de comunicación?

Para esto, puedes emplear estados en un chat de la empresa o crear un tablero de contactos en una herramienta de gestión de proyectos. También vale la pena discutir brevemente el tema de la comunicación durante una de las reuniones del proyecto.

Intercambio efectivo de información

Una vez que se han definido las reglas de comunicación, es hora de pensar en su contenido. Es una buena idea asegurarse de que la información se comparta y que todos en el equipo tengan acceso a los recursos para realizar su trabajo.

Con software dedicado, como Firmbee, puedes resolver fácilmente los siguientes problemas:

  • asignación de tareas,
  • intercambio de información sobre el estado actual del proyecto,
  • establecimiento de fechas para reuniones del proyecto, o
  • compartir resultados de monitoreo del proyecto.

El Gerente de Proyecto debe asegurarse de que la información esté disponible para todos, independientemente de dónde trabajen. Esto es especialmente cierto para aquellos que trabajan en archivos compartidos, que, al trabajar en el lugar, pueden haber sido almacenados en servidores que impiden su uso remoto. Es posible que debas pensar en soluciones en la nube, o de lo contrario programar las tareas que realizas.

trabajo híbrido

Soporte técnico del trabajo del equipo

Un aspecto clave del funcionamiento exitoso en el modelo híbrido es establecer las condiciones técnicas para un funcionamiento ininterrumpido. Lo básico son:

  • internet de alta velocidad
  • computadora o laptop y
  • software necesario para hacer su trabajo.

El Gerente de Proyecto debe asegurarse de que todos los empleados que trabajan de forma remota tengan las herramientas, el equipo y el acceso a la red de la empresa adecuados.

Mantenimiento de lazos

Mantener relaciones dentro del equipo a menudo se descuida, pero es tan importante como el soporte técnico y la comunicación directamente relacionada con la ejecución del proyecto. Sin embargo, en el modelo híbrido, los empleados presentes en la oficina no tienen tiempo para construir contactos interpersonales.

Cuando la mayor parte del trabajo es remoto, al visitar la sede de la empresa, cada participante del proyecto programa reuniones de forma individual. A veces resulta que a lo largo del día se encuentran con todos los colegas y expertos externos involucrados en las tareas. Como resultado, no hay suficiente tiempo para conocer al equipo, que trabaja junto en la sede de la empresa solo en teoría.

Por eso, los riesgos asociados con el trabajo híbrido son:

  • la ruptura de equipos,
  • reducción del sentido de pertenencia del equipo al proyecto y
  • falta de compromiso emocional con la empresa.

No solo aquellos que trabajan de forma remota pueden sentirse aislados del resto del equipo. Por eso es tan crítico cuidar de una buena atmósfera mientras se trabaja juntos. Un remedio para los males del “híbrido” puede implicar reuniones regulares de grupo del proyecto complementadas por conversaciones individuales con los empleados.

Resumen

Dirigir un equipo de proyecto que trabaja en modo híbrido requiere que el Gerente de Proyecto defina las reglas de comunicación y asegure un intercambio fluido de información. También es esencial mantener los lazos del equipo, proporcionando tiempo y espacio para reuniones tanto en el entorno digital como en la oficina.

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Caroline Becker

Como Gerente de Proyectos, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo presión de tiempo la convierten en la mejor persona para hacer realidad proyectos complicados.

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The most important questions

  1. ¿Qué herramientas y tecnologías específicas pueden ayudarte a gestionar tu equipo durante una operación híbrida?

    El software de gestión de proyectos, como Firmbee, resulta útil para gestionar al equipo durante el trabajo híbrido. Permite rastrear el progreso del trabajo y comunicarse con los miembros del equipo en un solo lugar. Otra herramienta útil es el software de videoconferencia, como Zoom, Skype, MS Teams o Google Meet, que permite el contacto directo con los miembros del equipo, incluso si están trabajando de forma remota. Además, los archivos basados en la nube y los portales de intercambio de archivos, como Google Drive o Dropbox, pueden ser útiles para compartir y acceder a los recursos del equipo. Además, también existen soluciones para mejorar la seguridad del contenido compartido.

Getting started with project management:

  1. ¿Qué es la gestión de proyectos?
  2. ¿Qué es un proyecto?
  3. Priorización de proyectos
  4. Áreas de actividad del proyecto
  5. Definición de éxito en la gestión de proyectos
  6. ¿Por qué utilizar software de gestión de proyectos?
  7. Resumen del software de gestión de proyectos
  8. Ciclo de vida del proyecto
  9. Objetivo del proyecto. ¿Qué es y cómo definirlo bien?
  10. ¿Cuál es la visión del proyecto?
  11. Fase de iniciación del proyecto - ¿en qué prestar atención?
  12. El dominio de la planificación en la gestión de proyectos
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