Desafíos que enfrentan los gerentes de proyectos al trabajar con un equipo | #32 Comenzando con la gestión de proyectos

Cuando trabajar con un equipo no va como debería, el Gerente de Proyecto necesita diagnosticar el problema lo antes posible. ¿Qué causa emociones negativas en el equipo? ¿Qué efecto tiene la actitud del Gerente de Proyecto en la situación? ¿Y qué emociones siente él o ella? ¿Es el problema causado por personajes en conflicto, visiones del mundo divergentes o la incapacidad de los miembros del equipo para trabajar juntos?

Desafíos que enfrentan los Gerentes de Proyecto al trabajar con un equipo – tabla de contenido:

1. Introducción
2. Emociones negativas en el equipo
3. Emociones de un Gerente de Proyecto
4. Problemas interpersonales
5. Resumen

Introducción

La colaboración de un Gerente de Proyecto con un equipo es un desafío no solo por las tareas y objetivos establecidos por la empresa y las partes interesadas. Hoy, echemos un vistazo a las difíciles emociones que acompañan la dinámica del equipo, los problemas que causan, así como a las formas de lidiar con las tensiones que surgen.

Muy a menudo, la fuente más profunda de problemas se refiere a los problemas de comunicación en el equipo, mientras que la solución es la capacidad de verlos y tener una conversación fructífera. ¿A qué emociones debería prestar especial atención un Gerente de Proyecto?

Emociones negativas en el equipo

Nunca debes sobreestimar la buena atmósfera dentro de un equipo. Sin embargo, ¿cómo detectar las primeras señales de cambio para responder a las emociones desfavorables y el desánimo que pueden llevar a una falta de compromiso y a la falta de voluntad para continuar participando en el proyecto?

Dispersión

La distracción del equipo puede no ser evidente para el Gerente de Proyecto a primera vista. Por el contrario, en un equipo que no se enfoca lo suficiente en sus tareas, puede haber una atmósfera llena de amabilidad y humor mutuos. Desafortunadamente, los indicadores observados durante el monitoreo del proyecto mostrarán sin piedad que la interacción excesiva, sacar a relucir temas personales y discutir las tareas de un empleado por todo el equipo no se traduce en buenos resultados de trabajo del proyecto.

A veces, la distracción aparece temporalmente. Si ocurre durante la temporada de vacaciones o alrededor de las festividades, es poco probable que se encuentre alguna causa de preocupación real. De lo contrario, si la situación persiste, deberías buscar causas entre:

• el número y la dificultad de las tareas realizadas por el equipo – quizás hay muy pocas y fáciles tareas, por lo que los miembros del equipo no se enfocan en completarlas y pasan la mayor parte de su tiempo en reuniones, conversaciones e intercambios de memes no muy productivos; el problema se puede resolver aumentando el número de tareas, reduciendo la duración de las reuniones programadas o introduciendo días sin reuniones,
• la presencia de un bromista – ¿quizás un nuevo empleado o dos con la personalidad de un bromista se unieron al equipo? Entonces, una conversación y llamar la atención sobre el problema, o involucrarlos parcialmente en tareas relacionadas con otro proyecto, debería ser suficiente,
• la presencia de un alto rendimiento o persona reentrenada – cuando no son reconocidos por el Gerente de Proyecto, reciben la misma cantidad de tareas que el resto del equipo. Sin suficientes desafíos, tales personas simplemente comienzan a aburrirse, y luego, en consecuencia, distraen y desmotivan al resto del equipo del proyecto.

Estrés

Si los miembros del equipo están constantemente trabajando bajo presión, rápidamente surgen problemas para controlar sus propias emociones. Según el Informe de Gestión del Trabajo de Wrike 2015, las causas más comunes de estrés al trabajar con un equipo son:

52% – falta de información necesaria,

51% – problemas con la priorización de tareas

49% – requisitos poco realistas,

47% – plazos de tareas que cambian constantemente,

44% – gestión poco clara y responsabilidad poco clara por las tareas.

Por lo tanto, el informe indica que las causas clave del estrés no están en el tipo de tareas realizadas, sino en la circulación de la información del proyecto. Y aunque se espera que, gracias a la difusión de software de gestión de proyectos como Firmbee, la comunicación en los equipos haya mejorado, aún no vale la pena subestimar este factor.

Falta de compromiso

La participación del equipo en las tareas realizadas en conjunto también está directamente relacionada con una buena comunicación dentro del equipo. Cuando cada persona sabe:

• el alcance de sus actividades,
• a quién acudir en caso de problemas, y
• el propósito de sus acciones,

es poco probable que estén en peligro de una disminución de la motivación y el compromiso con el trabajo del proyecto.

Y estos, a su vez, no son fomentados por la falta de apoyo mutuo, así como por los problemas asociados con el trabajo remoto e híbrido.

Emociones de un Gerente de Proyecto

Si, como Gerente de Proyecto, estás luchando por encontrar la causa de los problemas al trabajar con un equipo, quizás deberías cambiar tu área de búsqueda y comenzar lo más cerca posible: observando de cerca tus hábitos, comportamientos y motivaciones.

Aumentar la responsabilidad y la incapacidad de controlar muchos parámetros de la ejecución del proyecto son las razones más comunes de problemas emocionales en el trabajo de un Gerente de Proyecto.

Trabajar con un equipo puede indicar agotamiento laboral. Hasta un 75% de los empleados lo experimentan, y los Gerentes de Proyecto están en mayor riesgo debido a las altas exigencias y presiones de sus trabajos. El agotamiento puede traducirse en:

• fatiga constante,
• irritabilidad,
• agresión,
• impaciencia,
• profundización de la alienación y sentimientos de despersonalización.

Para empeorar las cosas, la actitud negativa del Gerente de Proyecto se traduce directamente en la atmósfera del equipo, aumentando los niveles de estrés junto con el empeoramiento de los conflictos entre los miembros del equipo del proyecto.

Problemas interpersonales

¿Qué emociones en las relaciones interpersonales amenazan más el buen funcionamiento de un equipo de proyecto? La ira puede llevar a conflictos personales y a la falta de cooperación en el equipo. La ansiedad causa falta de compromiso y evasión de responsabilidades. La frustración puede destruir la motivación y la disposición para trabajar.

Sus fuentes en el trabajo del equipo del proyecto son más a menudo:

1. Conflictos personales entre los miembros del equipo – pueden originarse de diferencias en estilos de trabajo, desacuerdos personales así como de la falta de respeto por los límites.
2. Falta de involucramiento de una persona en el trabajo del equipo – puede resultar de una motivación insuficiente, malentendidos sobre los objetivos o exclusión de la participación en la toma de decisiones.
3. El conflicto entre el Gerente de Proyecto y el equipo – puede derivar de expectativas excesivas, requisitos poco claros, o la presencia de una persona en el equipo que aspira a un rol de liderazgo.

Para resolver estos problemas, el Gerente de Proyecto debería promover una cultura de apertura y respeto, y recordar involucrar a todos los miembros del equipo. Tanto aquellos que no se expresan cuando no se les pregunta como aquellos que siempre intentan hablar por sí mismos y por el equipo.

Resumen

La gestión de emociones juega un papel muy importante en el trabajo en equipo. La distracción, el estrés y la falta de compromiso, así como la ira, la ansiedad y la frustración, pueden llevar a problemas interpersonales y a la falta de compromiso. Para resolver estos problemas, un Gerente de Proyecto debería observar no solo al equipo sino también a sí mismo, prestando especial atención a los síntomas de agotamiento. La clave para nutrir las emociones es una buena comunicación, promoviendo la apertura y el respeto, y asegurándose de que todos los miembros del equipo estén comprometidos y motivados para trabajar en el proyecto.

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