¿Cómo definir el alcance de un proyecto y evitar la expansión del alcance? | #36 Comenzando con la gestión de proyectos

Antes de que comience el ciclo de vida del proyecto, el Gerente de Proyecto piensa en el alcance del proyecto. Analiza los requisitos y expectativas del cliente, los confronta con los recursos disponibles y los enfrenta a las limitaciones de tiempo. Como resultado, puede definir bien el alcance del proyecto. Sin embargo, incluso un desempeño ejemplar de esta tarea no garantiza que el alcance del proyecto crezca excesivamente durante la implementación. Entonces, ¿cómo definir bien el alcance del proyecto y evitar la expansión del alcance?

¿Cómo definir el alcance de un proyecto y evitar la expansión del alcance? – tabla de contenido:

1. Introducción
2. Definiendo el alcance del proyecto
3. Entendiendo los requisitos
4. Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
5. Prioridades para tareas arriesgadas
6. El Último Momento Responsable (UMR)
7. ¿Cómo evitar la expansión del alcance?
8. Resumen

Introducción

Según el PMBOK, el alcance del proyecto es “el trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o resultado con las características y funciones especificadas.” Para que el resultado del proyecto cumpla con las expectativas de los interesados y el proyecto en sí sea exitoso, debes definir el alcance con la mayor precisión posible.

Definiendo el alcance del proyecto

El Gerente de Proyecto debe verificar desde el principio que el proyecto planificado ha definido claramente las siguientes áreas:

• requisitos empresariales y técnicos de los interesados,
• estructura de división del trabajo,
• prioridades para las tareas con mayor riesgo, es decir, aquellas que son más innovadoras o que se realizan por primera vez,
• acordado con los interesados sobre un enfoque de “último momento responsable” (UMR, Último Momento Responsable).

Veamos qué preguntas debe responder un Gerente de Proyecto al definir cada una de ellas.

Entendiendo los requisitos

El Gerente de Proyecto debe responder las siguientes preguntas asumiendo el rol de un interesado por un momento:

1. ¿Cuáles son los beneficios financieros y no financieros de este proyecto? – Los beneficios financieros pueden referirse a las ventas del producto o servicio creado en el proyecto. Sin embargo, el beneficio también puede ser la mejora de la imagen de la empresa, la efectividad de la incorporación, o la implementación de nuevo software para facilitar la gestión del proyecto, como Firmbee.
2. ¿Quién se verá afectado por la implementación del proyecto? – La implementación del proyecto implica cambios dentro y fuera de la organización. Por lo tanto, vale la pena hacer preguntas más específicas:

a. ¿La implementación de las tareas del proyecto requerirá reorganización dentro de la empresa, cambio de responsabilidades de los empleados, contratación de nuevas personas o trabajo con freelancers?

b. ¿Los resultados del proyecto serán visibles en el espacio público y tendrán un impacto en la comunidad local?

c. ¿Quién se beneficiará de su implementación?

3. ¿Qué necesidades deben satisfacer los resultados del proyecto?
4. ¿Qué especificaciones técnicas deben tener los resultados del proyecto?

Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)

Crear una estructura para la división del trabajo en un proyecto implica responder preguntas organizadas jerárquicamente:

1. ¿Cuál es el propósito principal de implementar el proyecto?
2. ¿Cuáles son los objetivos específicos?
3. ¿En qué tarea se dividen los objetivos específicos?
4. ¿Cuándo deben cumplirse las metas y objetivos?
5. ¿Qué especialistas se encargarán de cada uno de ellos?

Solo el objetivo principal debe permanecer completamente inalterado. Por otro lado, las respuestas a las preguntas 2 a 5 se detallan y aclaran a lo largo del proyecto.

Prioridades para tareas arriesgadas

Las preguntas más importantes sobre tareas arriesgadas están relacionadas con su identificación precisa y la determinación de cómo las áreas de riesgo pueden afectar el alcance del proyecto.

1. ¿Qué tareas tienen el mayor riesgo de fracaso?
2. ¿De qué factores depende el éxito de cada una de estas tareas? Podría ser la disponibilidad de materiales, especialistas, o, en el caso de proyectos de I+D, los resultados difíciles de predecir de investigaciones y experimentos, como la curva de mejora de la precisión de un modelo de inteligencia artificial durante el aprendizaje automático.
3. ¿Qué impacto tendrá el fracaso de esta tarea en el resto del proyecto?
4. ¿Cómo afectará la prolongación de la ejecución de esta tarea a la capacidad de alcanzar el objetivo del proyecto?
5. ¿En cuánto podemos aumentar el alcance del proyecto para llevar a cabo esta tarea?

El Último Momento Responsable (UMR)

Priorizar tareas está estrechamente relacionado con el principio del Último Momento Responsable (UMR), también conocido como el principio del momento menos oportuno.

Es una estrategia de minimización de riesgos que consiste en posponer tareas hasta que sea más arriesgado seguir posponiéndolas que completarlas de inmediato. Evita desperdiciar esfuerzo cuando una tarea resulta ser innecesaria o se realizan cambios en los objetivos o requisitos del proyecto.

Este principio, derivado de la metodología Lean, también se aplica a decisiones que son concluyentes para el proyecto y difíciles de cambiar, como:

• Compra de equipos especializados que serán necesarios para las etapas posteriores de la implementación del proyecto,
• Diseño de la estructura de los objetivos que deben cumplirse mediante las tareas a realizar.

Las preguntas que un Gerente que opera según el principio del UMR debe hacerse pueden formularse de la siguiente manera:

• ¿Es necesario comenzar a trabajar en la tarea ya?
• ¿Qué sucede si pospongo la tarea?
• ¿Cuáles serán las consecuencias de tomar una decisión demasiado tarde?
• ¿Cuáles podrían ser las consecuencias de tomar una decisión demasiado pronto? Por ejemplo, descubrir más tarde que es innecesaria o que los requisitos han cambiado, la solución no se utiliza o el valor comercial se ha vuelto obsoleto.

¿Cómo evitar la expansión del alcance?

Aún los proyectos mejor planificados tienden a crecer (expansión del alcance) durante su implementación, por ejemplo, un producto que originalmente debía tener dos características ahora de repente tendrá seis. Para evitar esto, el Gerente de Proyecto debe establecer un alcance seguro con los interesados. La base para minimizar la expansión del alcance del proyecto es, además de definir el alcance de las tareas y las expectativas comerciales, la comunicación continua con el equipo y los interesados. Sin embargo, las defensas más importantes contra la expansión del alcance son:

• Un cronograma bien preparado,
• Uso eficiente de software de programación de tareas y comunicación con el equipo,
• Informar a todas las partes interesadas sobre cambios clave en el proyecto.

También vale la pena recordar que evitar la expansión del alcance es un proceso continuo. Por lo tanto, el alcance del proyecto necesita monitoreo y control regulares, y el Gerente de Proyecto debe estar alerta para reaccionar rápidamente y tomar decisiones cuando surjan situaciones que podrían llevar a la expansión del alcance.

Resumen

El alcance del proyecto es un elemento clave de un proyecto bien planificado, ya que define claramente lo que debe implementarse y lo que no está incluido en el proyecto.

La tarea del Gerente de Proyecto, por lo tanto, es definir el alcance del proyecto antes de que comience el trabajo mediante:

• Análisis de los requisitos y expectativas del cliente,
• Juxtaponiéndolos con los recursos disponibles, y
• Enfrentando las limitaciones de tiempo.

Sin embargo, incluso un alcance de proyecto bien definido puede cambiar durante la implementación. Para evitar la expansión del alcance del proyecto, conocida como expansión del alcance, adhiérete a una estructura de desglose del trabajo, prioriza cuidadosamente las tareas arriesgadas y utiliza un enfoque de “Último Momento Responsable”.

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