Áreas de actividad del proyecto | #8 Introducción a la gestión de proyectos

Un proyecto siempre debe terminar con la entrega de un producto valioso o la realización de un objetivo empresarial. Sin embargo, ¿podemos definir las áreas de actividad del proyecto? ¿Quién se ve afectado por el proyecto y a través de qué etapas progresa o cicla si consideramos toda la duración del proyecto?

Actividad del proyecto – tabla de contenido:

1. Áreas de actividad del proyecto – introducción
2. Fases del proyecto
3. Personas en el proyecto
4. Gestión formal del proyecto
5. Áreas de actividad del proyecto – resumen

Áreas de actividad del proyecto – introducción

El PMBOK 2021 destaca hasta ocho áreas cuya interacción es crucial para la totalidad de cualquier proyecto. Estas son:

• partes interesadas
• equipo
• método
• planificación
• ejecución
• entrega
• medición y análisis, y
• riesgos de implementación del proyecto.

Los campos anteriores se entrelazan y están interrelacionados. Durante el ciclo de vida del proyecto, la importancia que se le da a cada uno también cambia. Sin embargo, ninguno está excluido o cerrado de manera definitiva antes del final del proyecto. Esta afirmación parece obvia al pensar en la importancia de la participación del equipo del proyecto en cada fase del mismo. Sin embargo, vale la pena tenerlo en cuenta al pensar en las fases de un proyecto. Después de todo, la planificación no se completa antes de pasar a la etapa de ejecución. Se lleva a cabo cíclicamente a medida que se detalla más trabajo y se acuerdan los detalles de su ejecución con las partes interesadas.

Ahora, veamos las áreas del proyecto desde una perspectiva más amplia. ¿Cuáles son los problemas y cuestiones a resolver en cada una de ellas?

Fases del proyecto

La dimensión temporal de un proyecto está principalmente vinculada a su planificación, ejecución y entrega. Sin embargo, cómo se interrelacionan estas fases, cuántas veces y en qué ciclos se siguen unas a otras está estrechamente relacionado con el método de implementación del proyecto, que determina su ciclo de vida.

En el PMBOK, una fase del proyecto se define como un conjunto de actividades lógicamente relacionadas que conducen a uno o más entregables. Un ciclo de vida del proyecto es simplemente una serie de fases que van desde la visión hasta la finalización del proyecto.

Por ejemplo, en el método en cascada (Waterfall), las fases del proyecto se siguen secuencialmente y solo una vez. Si, por otro lado, el proyecto se implementa en una de las metodologías ágiles, se siguen unas a otras múltiples veces, tomando cada vez el resultado entregado en la iteración anterior como punto de partida.

Por ejemplo, supongamos que el objetivo del proyecto es desarrollar una aplicación móvil personalizada para monitorear la actividad física de los ancianos. En el primer enfoque de planificación, establecemos el marco general del proyecto y elegimos una metodología ágil. Primero, necesitamos definir el alcance del proyecto. En otras palabras, averiguar:

• Qué tiempo y presupuesto tenemos disponibles,
• Qué tipo de equipo necesitamos, y
• Cuáles son las expectativas de las partes interesadas, es decir, por un lado, el cliente, y por el otro – los ancianos que utilizarán la aplicación?

Sin embargo, en el primer enfoque de planificación, solo detallamos las tareas que se pretende completar en la secuencia inmediata. Es decir, generalmente aquellas relacionadas con la planificación misma, pero que terminan con un resultado específico – por ejemplo, la creación de un equipo. Solo en la segunda y posteriores rondas, ya con la participación del equipo del proyecto, profundizaremos en las tareas relacionadas con la división del trabajo y la implementación de tareas pertenecientes al proyecto.

Personas en el proyecto

Las personas cruciales para el proyecto son las partes interesadas y el equipo del proyecto. Las partes interesadas pueden denotar organizaciones, grupos e individuos, entre otros:

• cliente o clientes
• socios comerciales
• beneficiarios del proyecto – por ejemplo, los ancianos del proyecto que describimos anteriormente.

Así, la palabra “partes interesadas” describe a todos aquellos que están o pueden verse afectados por la implementación del proyecto.

Un equipo de proyecto, por otro lado, está compuesto por especialistas que realizan tareas asignadas conjuntamente que conducen a la realización del objetivo del proyecto. En el ejemplo de la aplicación móvil, habría al menos cuatro roles que llenar en el equipo:

• programador – responsable del lado técnico de la solución móvil,
• investigador – cuya tarea sería contactar a los ancianos y evaluar cómo se puede monitorear óptimamente su actividad utilizando un dispositivo móvil,
• diseñador UX/UI – la persona responsable del contenido y funcionamiento de la aplicación desde el punto de vista del usuario, así como de su diseño visual.

La persona responsable del equipo y del proyecto es el Gerente de Proyecto, también llamado Líder de Proyecto. Depende de él manejar tanto la dimensión interpersonal como la formal de la gestión del proyecto.

Gestión formal del proyecto

El lado formal de la gestión del proyecto, por el cual son responsables los Gerentes de Proyecto, incluye:

• selección e implementación del método de gestión,
• planificación y mantenimiento de la documentación, estadísticas y mediciones necesarias, como el monitoreo del progreso del proyecto,
• gestión de riesgos.

Estas son áreas clave desde un punto de vista empresarial. De hecho, la elección de un método de gestión adaptado a las tareas en cuestión es un factor importante que puede determinar el éxito o fracaso de todo el proyecto. La planificación continuamente actualizada, el monitoreo del proyecto y el análisis de riesgos son esenciales no solo por los beneficios de la gestión de proyectos basada en el conocimiento, que permite aprender conscientemente de los propios errores. También son cruciales debido a los requisitos – a menudo formalmente exigidos – de las partes interesadas para el acceso continuo a documentos que muestren el estado actual del proyecto.

Áreas de actividad del proyecto – resumen

Cada proyecto consta de ocho áreas de acción, que incluyen cuestiones relacionadas con: el marco temporal para la implementación del proyecto, las personas que se ven afectadas de diferentes maneras y el marco de gobernanza formal. Todas ellas son relevantes a lo largo del proyecto e influyen entre sí apoyando o obstaculizando el objetivo.

Si te gusta nuestro contenido, únete a nuestra comunidad de abejas trabajadoras en Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.